Beschlussvorlage (Entwurf Dienstleistungsvertrag ERFLS)

                                    
                                        Anlage 1 / Entwurf Dienstleistungsvertrag ERFLS
Die Stadt Lahr, Rathausplatz 4, 77933 Lahr,
vertreten durch den Oberbürgermeister
- Auftraggeberin-

und die

Industrie- und Gewerbezentrum Raum Lahr GmbH,
Europastraße 1, 77933 Lahr, vertreten durch den
Geschäftsführer Herrn Markus Ibert
- Auftragnehmerin-

schließen folgenden
Dienstleistungsvertrag

Präambel:
Die Stadt Lahr verfolgt seit einiger Zeit das Ziel die Rahmenbedingungen für ein Güterverkehrsterminal (GVT) auf ihrer Gemarkung zu schaffen. Der potenzielle Standort befindet sich nahe der Autobahn beim Gebiet des Zweckverbandes „Industrie- und Gewerbepark Raum Lahr“, das von der IGZ GmbH bewirtschaftet und entwickelt wird. Insofern war die IGZ GmbH auch im Rahmen des Unternehmensgegenstandes der Gesellschaft an den bisherigen Aktivitäten beteiligt. Darüber hinaus ist die zu vergebende
Dienstleistung Teil der per Gesellschaftsvertrag übertragenen Aufgaben zur Entwicklung des Gesamtareals.
In Zusammenhang mit der Entwicklung eines Güterverkehrsterminals (GVT) beteiligt
sich die Stadt Lahr an dem Projekt „European Rail Freight Line System (ERFLS)”, das
von der EU im Rahmen des Connecting Europe Facilities (CEF) Programms gefördert
wird. Erster Schritt dieses Projektes ist die Untersuchung zum Aufbau eines europäischen Linienzugsystems für Güter auf dem Schienennetz entlang des Rhein-Alpen Korridors.
Die IGZ GmbH soll als Dienstleister für die Stadt Lahr das Projekt ERFLS und GVT voranbringen. Um die hierfür notwendigen Vereinbarungen zu treffen, dient dieser Vertrag.

§1
Aufgaben der Auftragnehmerin
(1) Die Auftraggeberin hat sich im Rahmen des Projekts „ERFLS“ verpflichtet, folgende
Aufgaben zu übernehmen und Ziele zu erreichen (siehe S. 11 des Grant Agreement
zu ERFLS unterzeichnet durch Agentur INEA am 23.11.15)
-

Bearbeitung von Activity 2/ Terminals
Hauptziel wird dabei sein, basierend auf Activity 1 des ERFLS-Projektes, erforderliche Maßnahmen, Pläne, Kostenschätzungen und Investitionspläne festzule-

gen, um neue Smart Hubs zu schaffen oder bestehende Terminals in Smart
Hubs umzuwandeln.

Activity 2 beinhaltet folgende Aufgaben:
1. Definition von Maßnahmen für die Umwandlung eines bestehenden Terminals in ein effizientes Smart-Hub: infrastrukturell/ betrieblich
Infrastrukturmaßnahmen, die es einem Terminal ermöglichen, ein Smart-Hub
gemäß dem Smart Hub Handbuch (z.B. zusätzliche Weichen / Schienen /
Kräne usw. ) zu sein
Zusätzliche betriebliche Maßnahmen, die es einem Terminal ermöglichen,
als Smart-Hub zu funktionieren (z.B. erforderliche Prozessänderungen bei
der Abwicklung von Frachtzügen um Abwicklungszeiten zu optimieren, z.B.
Be- und Entladeprozesse und Verkehrsstrukturen zwischen den Terminals)
2. Infrastrukturplanungen für Terminals einschließlich vorläufiger Kostenschätzungen
Konkretisierung von Infrastrukturmaßnahmen für einzelne Terminals entlang
des ERFLS-Korridors
Vorläufige Kostenschätzungen für die ermittelten Maßnahmen
3. Vorbereitung von Investitionsplänen für die Smart-Hubs
Das Endergebnis dieser Arbeiten wird ein Investitions-/ Umwandlungsrahmenplan pro ausgewähltem Smart Hub sein. Darin sollen sowohl die konkreten Maßnahmen als auch deren Kosten sowie Pläne und Kalkulationen enthalten sein.
(2) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet alle Handlungen vorzunehmen, die sich aus der
Auftragsstellung der Auftraggeberin aus (1) ergeben. Werden im Verlauf des Projekts Aufgaben fortgeschrieben, passt sich die Aufgabenstellung entsprechend an.
§ 4, Absätze 2 und 5 bleiben hiervon unberührt.
(3) Darüber hinaus übernimmt die Auftragnehmerin folgende Aufgaben:
-

-

Initiierung und Durchführung von Maßnahmen in der Region, die sich aus dem
Projekt ergeben
Informationen an und Einwerben von Unterstützung durch
Region ( ZV IGP, Umlandgemeinden, Ortenaukreis, Metropolregion u.a)
Landesregierung, Bundesregierung, EU-Ebene, wirtschaftsnahe Institutionen, Firmen
Vertretung der Auftraggeberin bei allen geeigneten Stellen (Behörden, Verbänden, Kammern, Einrichtungen) im Rahmen von ERFLS
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (in Abstimmung mit OB)
Vorschläge an die Auftraggeberin zur Vorbereitung und Realisierung von begleitenden Maßnahmen (Regionalplan, Bauleitplanung, usw.)
Vollständige Abwicklung aller förderrelevanten Vorgänge (Aufträge, Zeitaufschriebe, Auftrags-und Rechnungsabwicklung Förderanträge)
Einhaltung der gemeindewirtschaftlichen Regelungen und der Förderbedingungen
Dokumentation aller relevanten Vorgänge und Bereithaltung von Unterlagen für
mögliche Überprüfungen

-

Erstellung von geforderten Berichten

Das Recht der Auftraggeberin (insbesondere des Oberbürgermeisters), die Stadt Lahr
im Projekt ERFLS nach außen zu vertreten, bleibt unbenommen.
(4) Die Auftragnehmerin schuldet keinen Erfolg, sondern lediglich ein ordnungsgemäßes Tätigwerden.

§2
Vergütung
Die Auftragnehmerin erhält für die Erbringung der Leistungen, die das Projekt ERFLS
erforderlich machen eine pauschale Vergütung in Höhe von € 30.000 p.a..
Die Höhe der Vergütung berücksichtigt, dass die Bewirtschaftung, Entwicklung und
Vermarktung des Geländes ohnehin Aufgabe der Auftragnehmerin ist und das Projekt
ERFLS bzw. sämtliche Vor-und Planungsarbeiten zur Errichtung eines Güterverkehrsterminals Teil dieser Entwicklung sind.
Die pauschale Vergütung schließt sämtliche Aufwendungen und Nebenkosten wie etwaige Raum- und Verwaltungskosten, Reise- und Bewirtungskosten, wie sie bei der
Auftragnehmerin bei der Entwicklung des Areals üblicherweise anfallen, mit ein. Wird
dieser Vertrag gemäß § 6 vorzeitig gekündigt, ist der Anteil der pauschale Vergütung zu
bezahlen, welcher dem Anteil der tatsächlichen Vertragslaufzeit zu der nach § 6 vorgesehenen Gesamtlaufzeit entspricht. Nicht in der pauschalen Vergütung mit eingeschlossen sind die Kosten für die Beauftragung Dritter zur Erfüllung der in § 1 beschriebenen
Projetkaufgaben. Diese Kosten werden der Auftragnehmerin nach Maßgabe der Regelung unter § 4 zusätzlich vergütet.

§3
Informations- und Mitwirkungspflichten
(1) Die Auftragnehmerin wird der Auftraggeberin mindestens vierteljährlich über den
Projektstand berichten.
(2) Sie hat die Auftraggeberin über alle grundsätzlichen und/oder bedeutenden Entwicklungen und Entscheidungen im Vorhinein oder, falls dies nicht möglich ist, unverzüglich zu unterrichten.
(3) Seitens der Auftraggeberin ist der Oberbürgermeister Ansprechpartner für die Auftragnehmerin zur Erfüllung dieses Vertrags.
(4) Die Auftraggeberin hat ihrerseits die Auftragnehmerin über alle für die Erfüllung der
übertragenen Aufgaben notwendigen Informationen in Kenntnis zu setzen.
(5) Darüber hinaus wird die Auftraggeberin die für die Erfüllung des Auftrags erforderlichen Informationen, soweit sie bei ihr vorhanden sind, kostenlos zur Verfügung stellen und die Auftragnehmerin bei der Erfüllung des Auftrags unterstützen, soweit bei
ihr eine besondere Fachkompetenz vorliegt, die bei der Auftragnehmerin nicht vorhanden ist.

§4
Budget / Bewirtschaftungsbefugnis / Zustimmungsvorbehalte
(1) Die Höhe des Budgets der Auftraggeberin für die Leistungen im Rahmen des Projekts „ERFLS“ ergibt sich aus den Haushaltsmitteln, welche im Unterabschnitt 7913
des städtischen Haushalts zur Verfügung gestellt werden. Es wird von einer förderfähigen Gesamtsumme von 250 TEUR (Fördersumme 125 TEUR) ausgegangen.
Das Budget (laut GA) wird wie folgt auf den Projektzeitraum aufgeteilt:
2016
2017
2018

30.000 Euro (Fördersumme 15.000 Euro)
85.000 Euro (Fördersumme 42.500 Euro)
135.000 Euro (Fördersumme 67.500 Euro)

(2) Bewirtschaftung/Feststellung, Anordnung und Zahlung (Ist-Buchung/Freigabe)
werden umfangreich auf die Auftragnehmerin übertragen. Es handelt sich hierbei
um eine Teil-Übertragung von Kassengeschäften nach § 94 GemO mit der Verpflichtung der Anzeige bei der Rechtsaufsichtbehörde und der weiteren Konsequenz die Regelungen §§ 35, 36 GemHVO zu beachten.
Die Abrechnung mit der Stadtkasse (Kostenerstattung) unter Vorlage der einzelnen
Belege bzw. einer Bestätigung, dass die Zahlungen ordnungsgemäß geleistet worden sind, hat monatlich zu erfolgen. Einzelbelege sind vierteljährlich vorzulegen.
Die Prüfung kann im Rahmen der Abrechnung (also nach Zahlung) bei Vorlage der
Belege erfolgen.
(3) Folgende Kosten sind Bestandteil des Budgets und können abgerechnet werden:
- Vergütung laut § 2
- Personalkosten laut Zeitaufschrieb aller bei der Auftraggeberin mit dem Projekt
befassten Mitarbeiter
- Kosten der für die Beauftragung Dritter zur Erfüllung der in § 1 beschriebenen
Projektaufgaben
- Reise-, Veranstaltungs- und Bewirtungskosten seitens der Auftraggeberin
Nicht förderfähige Kosten können nur abgerechnet, soweit diese vor Eingehen der
Verpflichtung von der Auftraggeberin genehmigt wurden.
(4) Um eine Budgetüberwachung- bzw. Einhaltung durch die IGZ in Bezug auf die städtischen anzumeldenden Personalkosten zu ermöglichen, müssen die angefallenen
Stunden einschließlich dem zugrunde zu legenden Stundensatz alle 2 Monate an
die Auftragnehmerin gemeldet werden. Die Auszahlung des Budgets erfolgt abschlagsweise auf Anforderung der Auftragnehmerin.

(5) Entsteht unterjährig die Notwendigkeit der Budgetanpassung, zeigt dies die Auftragnehmerin der Auftraggeberin unverzüglich an. Für eine Neufestsetzung des

Budgets im Sinne dieses Vertrages genügt eine schriftliche Bestätigung durch die
Auftraggeberin.
(6) Der Förderbescheid einschließlich der Förderbedingungen und die dazugehörigen
Nebenbestimmungen liegen der Auftragnehmerin vor und sind bekannt. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich zur Einhaltung dieser Förderbestimmungen sowie der
gemeindewirtschaftlichen und vergaberechtlichen Regelungen. Sie hat weiter die
gemeindewirtschaftlichen Regelungen (GemO, GemHVO, GemKVO usw.) in Bezug
auf die übertragenen Bewirtschaftungsbefugnis sowie die weiteren kassenrechtlichen Befugnisse einzuhalten. Dabei sind insbesondere der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Grundsatz der Trennung von Anordnung
und Vollzug zu beachten.
Sie haftet gegenüber der Auftraggeberin auch in Bezug auf die Kassensicherheit
und Einhaltung der Förderbedingungen.
Die Auftraggeberin, das Rechnungsprüfungsamt der Auftraggeberin, die Gemeindeprüfungsanstalt, die Kommission, die Agentur (INEA-Innovation and Networks
Executive Agency) das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäische Rechnungshof sowie das Finanzministerium Baden-Württemberg, EUFinanzkontrolle erhalten das Recht, sämtliche Unterlagen welche für die Projektabwicklung relevant sind, einzusehen und zu kontrollieren. Die Unterlagen sind auf
Verlangen den genannten Stellen vorzulegen. Dies bedeutet, dass die für die Prüfung zuständigen Stellen jederzeit ihre Prüfungszuständigkeit ausüben und im gleichen Umfang wahrnehmen können, wie bei einer Erledigung der Projektabwicklung
durch städtische Stellen.

§5
Haftung
Die Parteien haften jeweils entsprechend der gesetzlichen Vorschriften.

§6
Laufzeit, Kündigung
(1) Die Laufzeit dieses Vertrags beginnt am 01.06.2016 und ist auf die Laufzeit des Projektes befristet. Auftraggeber und Auftragnehmer gehen entsprechend Grant Agreement davon aus, dass das Projekt am 30.11.2018 endet. Zwecks Schlussarbeiten (Final Report) wird das Ende des Vertrages auf 3 Monate nach Projektende
festgelegt. Dieser Vertrag kann von beiden Seiten bis spätestens dem 5. Werktag
eines Quartales zum Ablauf des darauffolgenden Quartals gekündigt werden.
(2) Im Übrigen kann dieser Vertrag nur aus wichtigem Grund gekündigt werden. Ein
wichtiger Grund seitens der Auftraggeberin liegt insbesondere vor, wenn das Projekt
„ERFLS“ nicht mehr gefördert wird.

§7
Veränderungen und Nebenabreden
Vertragsänderungen und Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
Dies gilt auch in Bezug auf die Änderung der Schriftformklausel selbst.

§8
Salvatorische Klausel
Sollte eine der vorstehend getroffenen Vereinbarungen unwirksam sein oder werden,
gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen, sich als undurchführbar erweisen oder
sollte sich herausstellen, dass der Vertrag eine Lücke enthält, so soll nach dem Willen
der Parteien der Vertrag im Übrigen gleichwohl fortgelten. Die Vertragsschließenden
verpflichten sich, die unwirksame, undurchführbare oder fehlende Bestimmung durch
eine solche zu ersetzen, die dem ursprünglichen Willen der Vertragsparteien in wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht am nahesten kommt.

.
Lahr, den

Lahr, den

.......................................................
Dr. Wolfgang G. Müller
Oberbürgermeister der Stadt Lahr

.......................................................
Markus Ibert, Geschäftsführer der
Industrie- und Gewerbezentrum Raum
Lahr GmbH