Gemeinderat als Stiftungsrat (Darstellung der wesentlichen Prüfungsfeststellungen einschließlich der Stellungnahmen der Verwaltung)

                                    
                                        Anlage
S T A D T K ÄM M E R E I
Abt. Allgemeine Finanzverwaltung
und Haushalt

Lahr, den 19.05.2016

Prüfung der Bauausgaben der Stiftung Hospital- und Armenfonds Lahr und
des Eigenbetriebes Spital - Wohnen und Pflege - durch die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg in den Jahren 2010 bis 2014
 Wesentliche Prüfungsfeststellungen und Stellungnahme der Verwaltung
Zu den wesentlichen Prüfungsfeststellungen (in kursiver Schrift aufgeführt) der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg (GPA) wird von der Abteilung Gebäudemanagement in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt wie folgt Stellung
genommen:

Einzelfeststellungen A 2
- Vertragswidrige Abrechnungsunterlagen Bei einer Vielzahl der geprüften Fachlose entsprachen die Abrechnungsunterlagen
nicht den vertraglichen Vereinbarungen:
• Bei der Schlussrechnung der Rohbau- und Zimmerarbeiten lag als Mengenermittlung nur eine Zusammenstellung der Summen aus den jeweiligen Abschlagsrechnungen bei. Zur Überprüfung der jeweils schlussgerechneten Mengen musste eine
Addition der Mengenermittlungen in den einzelnen Abschlagsrechnungen erfolgen,
denen die dazugehörigen Aufmaßunterlagen (Skizzen, Pläne und Berechnungen
sowie Wiegescheine und Taglohnberichte) beigefügt waren. Bei den Rohbauarbeiten
wurden teilweise durch Neuaufnahmen der Massen nach Besprechungsterminen
ganze Aufmaßketten aus dem vorangegangenen Teilaufmaß wieder verworfen und
neu aufgemessen. Bei den Zimmerarbeiten wurden mitunter Aufmaßunterlagen bei
dem beauftragten Architekten aufbewahrt und erst während der überörtlichen Prüfung nachgereicht.
• Die Schlussrechnung der Fensterarbeiten bestand aus einer chronologischen Auflistung aller in den Abschlagsrechnungen abgerechneten Positionen. Eine positionsweise Zusammenfassung erfolgte nicht. Bei den Fachlosen Fensterarbeiten, Heizungs- und Lüftungsinstallationen fehlten die Ortsangaben in den Aufmaßen. Deshalb konnten die erfassten Mengen den Leistungen nicht eindeutig zugeordnet werden (z.B. Aufmaß bei den Heizungsarbeiten durch Strichlisten). Für einige Positionen
kann daher die Richtigkeit der Bauausgaben nicht abschließend beurteilt werden.
Die Prüfung wurde durch die vorgefundenen Aufmaße unnötig verzögert und erschwert.
Nach § 14 Abs. 1 VOB/B1 sind die Abrechnungen der Leistungen prüfbar aufzustellen. Die hier praktizierte Vorgehensweise widersprach auch den Abrechnungsregelungen i.S.v. Nr. 16 - KEV 117 (B) ZVB - des Bauvertrags, nach der aus den Abrechnungsunterlagen alle Maße, die zur Prüfung der Rechnung erforderlich sind, unmittelbar ersichtlich sein müssen sowie in allen Rechnungen der Umfang und Wert aller
bisherigen Leistungen anzugeben sind. Dies gilt insbesondere für die Schlussrechnung.
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Bei dieser Art der Abrechnung besteht u.a. die Gefahr, dass ein Fehler in einer Abschlagsrechnung bei der Schlussrechnung nicht mehr erkannt wird oder die Bauteile
in verschiedenen Abschlagsrechnungen doppelt aufgemessen werden.
Die Verwaltung und der beauftragte Architekt haben künftig dafür Sorge zu tragen,
dass die Abrechnungsunterlagen bzw. Kassenbelege (dazu gehören insbesondere
die nachvollziehbaren Mengenberechnungen, Aufmaßblätter mit Ortsangaben sowie
Zeichnungen und Skizzen in den Schlussrechnungen) den vertraglichen Regelungen
entsprechen, damit eine sachgerechte Rechnungsprüfung sichergestellt wird. Diese
sind i.S.v. § 33 GemKVO a.F. bei der Verwaltung vollständig aufzubewahren.

Stellungnahme zu Prüfungsfeststellung A2:
In den Mengenermittlungen der Schlussrechnungen Rohbau- und Zimmerarbeiten
wurde von den Auftragnehmern auf einzelne Teilaufmaße aus den Abschlagsrechnungen verwiesen. Dadurch wurde die Prüfung des Aufmaßes unnötig erschwert.
Bei den Aufmaßen der Gewerke Fensterarbeiten und Heizungs-/Lüftungsarbeiten
konnten Leistungen nicht eindeutig zugeordnet werden, da Ortsangaben fehlten.
Gemäß der vereinbarten Regeln der Nr. 14 – KEV 117 (B) ZVB müssen aus den
Abrechnungsunterlagen alle Maße unmittelbar ersichtlich sein. Dies gilt auch für
Aufmaß und Schlussrechnung.
Künftig wird darauf geachtet, dass diese Regelungen eingehalten werden und die
Aufmaßunterlagen vollständig und mit eindeutiger Zuordnung der Örtlichkeiten vorliegen. Schlussrechnungen, die kein entsprechendes Aufmaß ausweisen, werden
zurückgewiesen. Die für die Verwaltung tätigen Architekten werden ebenfalls darauf
hingewiesen, die Prüfbarkeit von Aufmaßunterlagen sicherzustellen.

Einzelfeststellungen A 3
- Vereinbarung angehängter Stundenlohnarbeiten Die Bauleistungen wurden i.d.R. entsprechend § 4 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A1 als Einheitspreisverträge ausgeschrieben. In allen Leistungsverzeichnissen (LV) wurde ergänzend zu den Leistungspositionen noch der Titel „Stundenlohnarbeiten“ aufgenommen, in dem Verrechnungssätze (z.B. für Arbeitskräfte, Baumaterialien, Geräte
oder Fahrzeuge) anzubieten waren. Bei einigen Fachlosen wurden auf dieser
Grundlage dann in beiden Bauabschnitten Stundenlohnarbeiten von teilweise erheblichem Umfang zu den angebotenen Verrechnungssätzen vergütet.
Beispiele (Bruttobeträge):
Rohbauarbeiten rd. 110.518 EUR (rd. 2.407 Std.)
Trockenbauarbeiten rd. 73.339 EUR (rd. 1.403 Std.)
Zimmerarbeiten rd. 51.698 EUR (rd. 1.121 Std.)
Heizungs- u. Lüftungsinstallationen 2. BA rd. 31.518 EUR (rd. 775 Std.)
In den genannten Fällen erfolgten keine schriftlichen Vereinbarungen der Stundenlohnarbeiten.

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Hierzu ist festzustellen:
Die Verrechnungssätze für Stundenlohnarbeiten werden vorab für den Fall vereinbart, dass später während der Bauausführung Zusatzleistungen i.S.v. § 1 Abs. 4
VOB/B erforderlich und diese – vorbehaltlich einer noch zu treffenden Stundenlohnvereinbarung – im Stundenlohn anstatt gemäß § 2 Abs. 6 VOB/B nach Einheitspreisen vergütet werden.
Insofern haben LV-Positionen im Titel „Stundenlohnarbeiten“ nur den Charakter von
Bedarfspositionen oder von Preislisten, denen im Gegensatz zu den Leistungspositionen noch keine konkreten Bauleistungen zugrunde liegen. Zum Zeitpunkt der Auftragserteilung sind Stundenlohnarbeiten damit noch nicht vereinbart, was aber ausdrücklich zu erfolgen hat (§ 2 Abs. 10 VOB/B).
Über die vertraglichen Regelungen des § 2 Abs. 10 VOB/B hinaus sind von den öffentlichen Auftraggebern vorrangig die gesetzlichen Bestimmungen des § 31 StiftG
i.V.m.§ 54 GemO zu beachten. Danach sind Anordnungen i.S.v. § 1 Abs. 4 VOB/B
und Stundenlohnvereinbarungen i.S.v. § 2 Abs. 10 VOB/B nur wirksam, wenn sie
von einer vertretungsberechtigten Person des Auftraggebers unterzeichnet und
schriftlich geschlossen wurden (BGH, Urt. v. 27.11.2003, BauR 2004, 495).
Die Beauftragung von Nachtragsleistungen einschließlich Stundenlohnarbeiten gilt
nicht als Geschäft der laufenden Verwaltung (§ 31 StiftG i.V.m. § 54 Abs. 4 GemO).
Erst durch die Beauftragung der Stundenlohnarbeiten wird eine wirksame Kostenkontrolle möglich, da auf Grund der Prüfung der Zuständigkeit für die Beauftragung
die zu erwartende Höhe der Kosten abzuschätzen ist und die Kostenermittlungen
fortgeschrieben werden können.
Für den Abschluss von Stundenlohnvereinbarungen kann der in Teil 2 des Kommunalen Vergabehandbuchs – KVHB-Bau – aufgenommene Vordruck - KEV 249 StL
Vereinbarung - verwendet werden.

Stellungnahme zu Prüfungsfeststellung A3:
Bei den Gewerken Rohbauarbeiten, Trockenbauarbeiten, Zimmerarbeiten und Heizungs-/Lüftungsarbeiten wurden ein hoher Umfang von Stundenlohnarbeiten ohne
schriftliche Vereinbarungen ausgeführt und vergütet.
Gem. § 2 Abs. 10 VOB/B sind Stundenlohnarbeiten nur zu vergüten, wenn sie als
solche vor ihrem Beginn ausdrücklich vereinbart worden sind.
Künftig werden Stundenlohnarbeiten in dieser Höhe wie Nachtragsleistungen behandelt und entsprechende schriftliche Vereinbarungen geschlossen. Die Auftragnehmer werden angehalten, entsprechende Mehrungen von Stundenlohnarbeiten
rechtzeitig anzuzeigen. Die für die Verwaltung tätigen Architekten werden auf diese
Vorgehensweise ebenfalls gezielt hingewiesen.

Einzelfeststellungen A 4
- Bautagesberichte der Auftragnehmer –
Bei allen geprüften Fachlosen befanden sich in den Bauakten nicht die vertraglich
geforderten Bautagesberichte der Auftragnehmer. Entsprechend den vertraglichen
Regelungen (- KEV 116.1 (B) BVB -) waren die Auftragnehmer aber verpflichtet,
Bautagesberichte nach dem Vordruck - KEV 320 Bautgber - arbeitstäglich zu führen
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und dem Auftraggeber oder dem für die Bauüberwachung beauftragten Architekten
spätestens wöchentlich zu übergeben.
Bautagesberichte enthalten Angaben, u.a. über die Art und den Umfang der ausgeführten Arbeiten, den Personal- und Geräteeinsatz, Unterbrechungen oder Behinderungen bei der Bauausführung sowie wichtige Vorkommnisse auf der Baustelle. Sie
können für die Prüfung der Abrechnung ein gutes Hilfsmittel und bei Bauprozessen
beweiskräftige Unterlagen darstellen. Auf die GPA-Mitteilung Bau 2/2010 Az.
600.536 wird noch verwiesen.
Künftig sind die Regelungen in den Vergabeunterlagen zu beachten bzw. Bautagesberichte – wenn schon vereinbart – auch zu verlangen. Es sollte auch der beauftragte Architekt von dieser Prüfungsfeststellung unterrichtet werden, damit dieser vorliegende Berichte weiterleitet.
Zudem ersparten sich die Auftragnehmer Aufwendungen, da sie diese Leistungen
nicht erbringen mussten, diese finanziellen Vorteile aber nicht an die Stiftung weitergegeben wurden.

Stellungnahme zu Prüfungsfeststellung A 4:
In einer internen Nachbesprechung des Technischen Gebäudemanagements mit
allen Sachbearbeitenden zum Prüfbericht der GPA vom 19. November 2015 wurde
die Thematik Bautagesberichte der Auftragnehmer nochmals ausführlich besprochen.
Es wurde ausdrücklich darauf hingewiesen, dass wenn Bautagesberichte in den
Vorbemerkungen der Vertragsunterlagen gefordert werden, diese künftig zeitnah
und vollständig beim Auftragnehmer anzufordern sind. Ebenso wurden (und werden
künftig) die beauftragten Architekten und Fachingenieure aufgefordert, dafür Sorge
zu tragen dass sie die geforderten Bautagesberichte erhalten und an das Gebäudemanagement weiterleiten. Es ist bei jedem Gewerk zu prüfen, ob Bautagesberichte erforderlich sind.

Einzelfeststellungen A 5
- Pos. 21.02.9 (1. TSR) –
- Boden für Entsorgungsleitungen DIN EN 1610 ausheben –
Von der Auftragnehmerin wurde für das Ausheben von 240,470 m³ Boden ein
Gesamtpreis von netto 7.384,83 EUR berechnet (Einheitspreis 30,71 EUR/m³).
Bei der Abrechnung wurde für die Leitungen der Dimension DN 100 und DN 160
eine Grabenbreite von min. 1,00 m abgerechnet. Laut Tabelle 2 der DIN EN 1610
entspricht die lichte Grabenbreite für die Rohrdurchmesser DN 100 und DN 160 einer Mindestgrabenbreite von 0,80 m (für unverbaute und teilweise verbaute Gräben)
bis 1.75 Tiefe bzw. eine Mindestgrabenbreite von 0,90 m Breite für verbaute Gräben
über 1,75 m bis 4,00 m Tiefe.
Während der überörtlichen Prüfung wurden vom beauftragten Architekten die betreffenden Rohrgrabenaufmaße unter Berücksichtigung der Grabenbreiten nach DIN
EN 1610 korrigiert. Die Berechnung1 ergibt eine Mindermenge von 55,810 m³.
Überzahlung:
55,810 m³ x 30,71 EUR/m³ x 1,19 = 2.039,57 EUR

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Einzelfeststellungen A 6
- Pos. 21.02.26 (1. TSR) – Verfüllen von Gräben –
Von der Auftragnehmerin wurde für das Verfüllen von 196,481 m³ Abwassergräben
ein Gesamtpreis von 3.573,99 EUR berechnet (Einheitspreis 18,19 EUR/m³).
Da sich die Aushubmenge infolge der Aufmaßkorrektur der Pos. 21.02.9 geändert
hat (s. Rdnr. 5), vermindert sich auch die Verfüllung der Rohrgräben.
Diese Minderung ist aber zu Gunsten der Auftragnehmerin um 7,304 m³ aus der
Pos. 2.13 – Handaushub – zu erhöhen, da dieser bei der ursprünglichen Berechnung nicht berücksichtigt wurde.
Überzahlung:
(55,810 m³ - 7,304 m³) x 18,19 EUR/m³ x 1,19 = 1.049,97 EUR

Einzelfeststellungen A 7
- Pos. 21.12.14 (2. TSR) – Ausmauerung mit Mauerwerk Für das Ausmauern von Öffnungen wurden von der Auftragnehmerin 10,461 m³ zum
Gesamtpreis von 3.528,91 EUR berechnet (Einheitspreis 337,34 EUR/m³).
Im Aufmaß zur 7. Abschlagszahlung (Seite 5) wurde bei der Berechnung des
Raummaßes versäumt, die berechneten Wandflächen von insgesamt 8,751 m² mit
der Wandstärke (24 cm) zu multiplizieren.
Überzahlung:
(8,751 m³ – (8,751 m² x 0,24 m)) x 337,34 EUR/m³ x 1,19 = 2.669,85 EUR
Zimmerarbeiten, 1. Teilschlussrechnung der Fa. Holzbau Dipl. Ing. Carl Langenbach
GmbH, Lahr, vom 28.02.2013, ohne Beleg Nr.

Stellungnahme zu Prüfungsfeststellungen A 5 - A 7:
Den Prüfungsfeststellungen zufolge entstanden bei den Rohbauarbeiten vermeidbare Mehrausgaben für die Stadt Lahr in Höhe von insgesamt 5.759,39 € aufgrund
von Abrechnungsfehlern im Aufmaß die durch den beauftragen Architekten bei der
Prüfung der Rechnung nicht festgestellt wurden.
Im Vertragsverhältnis zwischen der Stadt Lahr und der ausführenden Firma Moser
GmbH & Co.KG ist nach Ansicht des Auftragnehmers zwischenzeitlich Verjährung
eingetreten, da sämtliche Forderungen unter die 1. Teilschlussrechnung vom
25.10.2011 fallen. Da die 2. Teilrechnung der Gesamtleistung vom 26.03.2013 noch
nicht verjährt ist, werden derzeit die rechtlichen Voraussetzungen einer möglichen
Verjährung geprüft. Sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein, ist der beauftragte
Architekt schadensersatzpflichtig gem. § 634 Nr. 4 BGB wegen fehlerhafter Rechnungsprüfung. Die Schadenssumme kann mit noch bestehenden Forderungen verrechnet werden. Die Schlussrechnung des Architekten über seine Leistungen liegt
zum heutigen Zeitpunkt noch nicht vor.

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Einzelfeststellungen A 8
- Pos. 044 – Balkenschichtholz NSI Von der Auftragnehmerin wurden 47,796 m³ Balkenschichtholz zum Gesamtpreis
von 17.875,70 EUR berechnet (Einheitspreis 374,00 EUR/m³).
In Blatt 9 des Aufmaßes zur Schlussrechnung wurden in der letzten Zeile 2 Randbalken mit den Dimensionen 0,06 m x 0,22 m x 3,15 m und dem Ergebnis „13,902
m³“ berechnet.
Rechnerisch ergibt die Multiplikation der Zahlen 2 x 0,06 m x 0,22 m x 3,15 m jedoch
0,083 m³.
Überzahlung:
(13,902 m³ - 0,083 m³) x 374,00 EUR/m³ x 1,19 = 6.150,28 EUR

Einzelfeststellungen A 9
- Pos. 074 – Rieselschutzbahn Für den Einbau einer Rieselschutzbahn in den Holzbalkendecken wurden von der
Auftragnehmerin 1.240,18 m² zum Gesamtpreis von 5.704,82 EUR berechnet (Einheitspreis 4,60 EUR/m²).
In Blatt 28 des Aufmaßes wurden in den ersten 2 Zeilen die Flächensummen aus
den Vorpositionen 072 und 073 („Einbau von Blindböden in den Holzbalkendecken“)
übernommen. Danach erfolgte das Aufmaß von Einzelflächen, die jedoch teilweise
bereits in den Flächensummen der Vorpositionen enthalten waren. Somit wurden
245,30 m² doppelt aufgemessen.
Überzahlung:
245,30 m² x 4,60 EUR/m² x 1,19 = 1.342,77EUR

Stellungnahme zu Prüfungsfeststellungen A 8 - A 9:
Der überzahlte Betrag in Höhe von 7.789,40 € wurde am 18.02.2016 vom Auftragnehmer zurückgefordert. Die Einnahme des vollständigen Betrages erfolgte Ende
April 2016.

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Silke Kabisch
Abteilungsleitung
Gebäudemanagement

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