Beschlussvorlage (Zeitplan Gebäudemanagement 2019)
1. April 2019
Beschlussvorlage
Amt: 603
Kabisch
Datum: 08.03.2019 Az.: 60/603GMKa
Drucksache Nr.: 82/2019
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Abstimmung
Technischer Ausschuss
26.03.2019
vorberatend
nichtöffentlich
Gemeinderat
01.04.2019
beschließend
öffentlich
Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen
Eingangsvermerke
Oberbürgermeister
Erster Bürgermeister
Bürgermeister
Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101
Kämmerei
Rechts- und
Ordnungsamt
Betreff:
Zeitplan Gebäudemanagement 2019
Beschlussvorschlag:
Der Gemeinderat nimmt den Zeitplan für die im Haushaltsjahr 2019 vorgesehenen
Maßnahmen der Abteilung Gebäudemanagement zustimmend zur Kenntnis.
Anlage(n):
Zeitplan GM 2019
BERATUNGSERGEBNIS
Sitzungstag:
Bearbeitungsvermerk
Einstimmig lt. Beschlussvorschlag abweichender Beschluss (s. Anlage)
mit Stimmenmehrheit
Ja-Stimmen
Nein-Stimmen
Enthalt.
Datum
Handzeichen
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Sachdarstellung:
Die Abteilung Gebäudemanagement ist für die ordnungsgemäße Erfüllung der im öffentlichen Interesse durchzuführenden kommunalen Bauaufgaben der Stadt Lahr zuständig. Dabei hat das Gebäudemanagement alle Aufgaben des öffentlichen Bauens
einschließlich der Leitung, Koordinierung, Überwachung und Steuerung wahrzunehmen. Unterstützend werden Leistungen teilweise an freiberufliche Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute vergeben. Die Abteilung Gebäudemanagement bleibt –
unabhängig von der Verantwortung der freiberuflich Tätigen für die ihnen übertragenen Leistungen – für die ordnungsgemäße Erledigung der Bauaufgabe verantwortlich.
Die Abteilung Gebäudemanagement ist zuständig für objektbezogene Aufgaben wie
Bauherrenaufgaben, Planungen, Kostenermittlungen und die Bauausführung. Weiterhin ist das Gebäudemanagement zuständig für objektübergreifende Maßnahmen,
welche die Sicherstellung eines einheitlichen und damit nachvollziehbaren sowie
transparenten Handelns gewährleisten (Definition von Standards, Mitarbeit bei der
Fortschreibung von Regelwerken, Erarbeiten von Konzepten, Vertretung in den zuständigen Gremien). Darüber hinaus erledigt das Gebäudemanagement sonstige
bau- und liegenschaftsbezogene Aufgaben, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen
oder im Eigeninteresse der Kommune ergeben, ohne dass es sich dabei um konkrete
Baumaßnahmen handelt. Hierunter fallen Begehungen, Prüfungen, Überwachungen,
die Begleitung von Zuwendungsmaßnahmen, die Bereitstellung und Aufbereitung
von Fachinformationen, An- und Vermietungen und das Energiemanagement.
Zu berücksichtigen ist, dass es Aufgaben im kommunalen Gebäudemanagement
gibt, die nicht extern delegierbar sind. Dabei handelt es sich um den Kern der Bauherrenleistungen oder die Projektleitung. Hierzu gehören z. B. die Definition der Bedarfe, die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsaufgaben, die Erteilung von Aufträgen, der Abschluss von Verträgen, rechtsgeschäftliche Abnahmen und die Leistung
von Zahlungen.
Für das diesjährige Haushaltsvolumen im Bereich Gebäudemanagement, insbesondere für das Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement wurde sowohl die Personal- als auch die Zeitplanung vorgenommen. Durch die Aufgabenfülle und deren
Komplexität und aufgrund der besonderen Personalproblematik konnten verschiedene Maßnahmen in 2018 nicht durchgeführt oder nicht zum Abschluss gebracht werden. Daher wurden Maßnahmen aus dem Vorjahr – für die Haushaltsreste beantragt
wurden – ebenfalls in der Maßnahmenplanung 2019 berücksichtigt.
Im Rahmen der Gebäudeunterhaltung unvorhersehbar anfallende Arbeiten können
zu Verschiebungen der aufgeführten Maßnahmen führen. Genauso können Verzögerungen im Falle von derzeit nicht vorgesehenen Planungsaufgaben oder umfangreiche Berechnungen im Rahmen der Aufstellung des Haushaltsplanes für 2020 entstehen.
Die einzelnen Baumaßnahmen (einschließlich Gebäudeunterhaltung) sind mit dem
jeweils geplanten Ausführungstermin in der anhängenden Tabelle aufgeführt. Die
Zeiten für zuvor zu erbringende Planungen, die Erstellung der Leistungsverzeichnisse sowie die Ausschreibung und Vergabe der einzelnen Gewerke und deren Abrechnungszeiträume sind hierbei berücksichtigt.
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Verwaltungshaushalt 2019
Für fünf Schulgebäude (Luisenschule Neuwerkhof 6, Grundschule Kippenheimweiler,
Schutterlindenbergschule, Max-Planck-Gymnasium, Scheffel-Gymnasium) mit einem
Finanzvolumen von insgesamt 16.045.800,- € wurden auf Grundlage der endgültigen
Verwaltungsvorschriften vom 01.02.2018 für einen Schulsanierungsfond des Landes
(SSF) und zum Kommunalinvestitionsförderungsgesetz Kapital 2 (KInvFG II) Fördermittel bewilligt. Daraus folgend sind im Verwaltungshaushalt in 2019 insgesamt
5.237.500,- € vorgesehen. Im Dezember 2018 wurden zwei zurückgestellte Förderungsanträge (Schule Reichenbach, Eichrodtschule) aufrechterhalten, ein Änderungsantrag für die Grundschule Sulz und ein weiterer Schulsanierungsförderungsantrag für die Luisenschule Industriehof 12 wurden gestellt. Letztere Projekte können
erst nach Vorliegen der Förderbescheide entsprechend begonnen werden. Bei Maßnahmen deren Planerhonorare insgesamt über dem EU-Schwellenwert liegen, sind
zuvor Verhandlungsverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) durchzuführen,
was zeitlich zu berücksichtigen ist.
Neben den Neubau-, Erweiterungs- und Umbaumaßnahmen gilt es den Gebäudebestand der städtischen Liegenschaften zu betreuen. Die Unterhaltungsaufwendungen
werden durch das Alter, bzw. durch die Sanierungsbedürftigkeit der Gebäude immer
aufwändiger. Hinzu kommen immer wieder erhöhte Auflagen, beispielsweise in puncto vorbeugender Brandschutz, Elektroinstallation, Hygiene (z. B. Trinkwasserverordnung), Unfallverhütung und Einbruchschutz. Die Betreuung der Gebäude und der darin enthaltenen technischen Anlagen bindet zunehmend Personalkapazität. Dazu gehört auch das Wartungsmanagement der technischen Anlagen in den Gebäuden,
welches durch den Einsatz vermehrter Technik und der Erfordernis von Wartungsintervallen und –verträgen zugenommen hat. So bestehen beispielsweise alleine im
Schulgebäude Max-Planck-Gymnasium derzeit 26 Wartungsverträge, welche mit einer jährlichen Summe in Höhe von 33.000,- € zu Buche schlagen.
In die Gebäudeleittechnik werden sukzessive immer mehr Liegenschaften eingebunden, welche es zu programmieren und zu überwachen gilt.
Neben den konkret vorgesehenen Sanierungsmaßnahmen stellen oft die laufenden
und unvorhersehbaren Instandhaltungsarbeiten für die Sachbearbeitenden im Technischen Gebäudemanagement einen nicht kalkulierbaren Zeitaufwand dar. In Schulen und Kindertagesstätten können insbesondere lärm- und schmutzintensive Sanierungsmaßnahmen in der Regel nur in den Ferienzeiten umgesetzt werden. Bereits in
den Osterferien müssen derartige ferienabhängige Maßnahmen ausgeführt werden,
weshalb bereits Anfang des Jahres die Planungen hierfür vorangetrieben werden
mussten. Um in den Pfingstferien weitere Arbeiten durchführen, bzw. mit entsprechenden Bauabschnitten beginnen zu können, sind derzeit für verschiedene Einzelgewerke Leistungsverzeichnisse in Vorbereitung. Größere Maßnahmen sind auf die
Sommerferien und deren Fertigstellung im Einzelfall auf die Herbstferien terminiert.
Eine Vielzahl von Baumaßnahmen muss jedoch außerhalb der Ferienzeiten, also
während dem Betrieb stattfinden. Auch in Schulgebäuden und Kindertagesstätten ist
dies teilweise aufgrund der notwendigen Bauzeit und der ineinandergreifenden Abläufe erforderlich, weshalb für die Nutzer hier Beeinträchtigungen nicht zu vermeiden
sind.
Die zahlreichen Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen sowie Arbeiten wie beispielsweise Fensterreparaturen, Malerarbeiten, Bodenbelagsausbesserungen etc. finden das
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ganze Jahr über statt. Diese Arbeiten werden in der Regel über Jahresrahmenverträge abgewickelt.
Im Verwaltungshaushalt (einschließlich Eigenbetrieb Bäder, Versorgung und Verkehr) für das Haushaltsjahr 2019 sind einschließlich der Haushaltsreste aus 2018 für
Sanierungs-, Gebäudeunterhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen in städtischen
Gebäuden Mittel in Höhe von 12.451.550,- € vorgesehen.
Vermögenshaushalt 2019
Im Vermögenshaushalt sind die Erweiterung der Friedrichschule und die Umbaumaßnahmen in der Otto-Hahn-Realschule zwei der größten Baumaßnahmen.
Eine weitere größere Maßnahme ist der Endausbau der Sporthalle+ im LGSGelände.
Die Erweiterung der Kindertagesstätte Farbklecks in Hugsweier wird in diesem Jahr
umgesetzt.
Die Planungen und Ausschreibungen für den Neubau der Feuerwache West sind in
2019 vorgesehen.
Technisch betreut bzw. seitens des Gebäudemanagements begleitet werden die Projekte „Neubau von Kita, Hort und Schulräume in der Geroldsecker Vorstadt“, „Kita Altenberg“ und der Neubau der Kita St. Raphael.
Insgesamt stehen im Vermögenshaushalt 2019, einschließlich der noch abzuarbeitenden Haushaltsreste aus 2018, Maßnahmen mit einem Volumen von 9.416.300,- €
an. Bei den Neubauprojekten sind jeweils nur die Budgets des aktuellen Jahres, bzw.
die Haushaltsreste berücksichtigt, nicht das Gesamtvolumen der Maßnahme.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2019 -Insgesamt Das Gesamtvolumen der Maßnahmen im Gebäudemanagement in 2019 beträgt somit 21.867.850,- €.
In den Haushaltsmitteln nicht erfasst sind die Tätigkeiten im Energiebereich (Energiemanagement, Bedienung Gebäudeleitzentrale, Erfassung und Überwachung von
Energiedaten, etc.).
Das Technische Gebäudemanagement ist darüber hinaus zuständig für die Planung
und Beauftragung der Möblierung der städtischen Gebäude. Diese Beschaffungen
sind in Summe nicht berücksichtigt.
Die nachfolgende Tabelle zeigt das in den vergangenen sechs Jahren zu bearbeitenden Volumen für Baumaßnahmen im Hochbaubereich im Vergleich zum Ansatz
2019.
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
VerwaltungsHaushalt
VermögensHaushalt
5.818.250,- €
5.336.900,- €
5.263.200,- €
6.421.940,- €
6.687.730,- €
8.447.470,- €
12.451.550,- €
8.302.630,- €
8.200.050,- € 15.417.970,- € 20.557.690,- € 19.030.750,- €
17.676.55,- €
9.416.300,- €
Insgesamt
14.120.880,- €
13.536.950,- € 20.681.170,- €
26.979.630,- € 25.718.480,- € 26.124.020,- € 21.867.850,- €
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In den Summen sind die jeweiligen Haushaltsreste des Vorjahres mit einberechnet.
Der Vergleich macht deutlich, dass das Volumen der Maßnahmen im Hochbaubereich anhaltend hoch ist. Wobei die beschriebenen zusätzlichen Arbeiten dabei noch
unberücksichtigt sind.
Unternehmensberatungen und vergleichbare Städte gehen von 0,5 Mio. € pro Jahr
aus, die von einem Techniker/Ingenieur im Bereich der Unterhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen abgearbeitet werden können. Alternativ kann lt. KGST von
660.000,- € pro Jahr (über Baupreisindex erhöht) ausgegangen werden.
Die Projekte im Vermögenshaushalt werden zu einem gewissen Prozentsatz fremd
vergeben (Architekten/Fachplaner). Wenn für die Berechnung die Annahme getroffen
wird, dass alle Projekte und Maßnahmen extern vergeben werden und lediglich die
Projektleitung, bzw. Bauherrenvertretung im Technischen Gebäudemanagement erbracht wird, kann von 4,0 Mio. € pro Jahr und Technischem Mitarbeitenden ausgegangen werden. Aus wirtschaftlichen und projektablaufbezogenen Gründen sollte jedoch das Ziel sein, dass in gewissem Umfang auch Planungs- und Bauleitungsaufgaben durch die Technischen Mitarbeitenden des Sachgebiets Technisches Gebäudemanagement erbracht werden.
Beschäftigte im Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement
Dem Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement in der Abteilung Gebäudemanagement der Stadt Lahr sind derzeit folgende Beschäftigte zugeordnet:
Qualifikation
Bautechniker/innen Hochbau
Anzahl
4 Stellen
Bautechniker/in Haustechnik
Architekten/Ingenieure
1 Stelle
5 Stellen
Ingenieur Gebäude-/Energietech.
Bauzeichnerin
1 Stelle
1 Stelle
Aufgabenfeld
Bauunterhaltung / Bauleitungs- und Projektleitungsaufgaben, Entwurfsaufgaben und Bauherrenpräsenz je nach
Aufgabengröße
Haustechnik / Energiebereich
Bauherrenpräsenz/Bauunterhaltung / Entwurfs- und Bauleitungs- und Projektleitungsaufgaben
Projektaufgaben im Bereich Gebäude- und Energietechnik
Zeichnerische Bearbeitung / Zuarbeiten
(red. 77%)
Bauzeichner
1 Stelle
Zeichnerische Bearbeitung / Zuarbeiten
Unter der Voraussetzung, alle Stellen sind besetzt, stünden dem Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement zur Erfüllung der Aufgaben im Verwaltungs- und Vermögenshaushalt 11 Vollzeitstellen im Ingenieur- und Bautechnikerbereich zur Verfügung. Die Stelle Bautechniker/in Hautechnik ist neu zu besetzen.
Weitere Projekte und Maßnahmen in der Abteilung Gebäudemanagement 2019
Zur Implementierung und effektiven Nutzung der erforderlichen Module der CAFMSoftware (Computer-Aided Facility Management) sind noch zahlreiche Daten zu erheben sowie Pläne und Räume zu hinterlegen, welche zunächst zeichnerisch entsprechend aufbereitet werden müssen dar.
Das Jahr über müssen sowohl Flucht- und Rettungswegepläne als auch Bestuhlungspläne gezeichnet und überarbeitet, bzw. angepasst werden. Insbesondere
gilt dies für die neuen Gebäude mit Veranstaltungsräumen auf dem LGS-Gelände.
Raumbezeichnungen und Wegeweisungen müssen permanent aktualisiert werden.
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In 2019 sind die Rahmenverträge der Baugewerke für die Jahre 2020 und 2021 neu
auszuschreiben.
Die Arbeitsvorgänge sind entsprechend dem Neuen Kommunalen Haushaltsrechtes
anzupassen, wozu Einarbeitungszeiten zu berücksichtigen sind.
Weitere konzeptionelle Themen im Energiebereich sollen angegangen werden, sind
jedoch erst möglich, sobald die Stellen entsprechend besetzt sind.
Im Sachgebiet Infrastrukturelles Gebäudemanagement werden die Hausmeisteraufgabenkataloge aktualisiert und für die neu hinzugekommenen Gebäude formuliert,
bzw. optimiert. Hierzu müssen zunächst Erfahrungswerte für die neuen Gebäude im
LGS-Gelände vorliegen. Zudem wird das Reinigungsmanagement weiter auf- und
ausgebaut.
Seit 2018 ist die neue Dienstanweisung Schlüsselordnung in Kraft. Die Bestandsaufnahme der Schlüssel Schließzylinder findet statt und wird in die entsprechende Software eingepflegt. Derzeit wird von einem Bestand von 9.000 Schließzylindern und
80.000 Schlüsseln ausgegangen. Zudem werden derzeit 130 Elektronikzylinder mit
1.675 Transpondern verwaltet. Das Elektronische Schließsystem soll sukzessive
ausgebaut werden.
Im Sachgebiet Kaufmännisches Gebäudemanagement steht in diesem Jahr die Ausschreibung des Gasbezugs für die städtischen Liegenschaften an. Des Weiteren wird
die Bestreifung der festgelegten städtischen Liegenschaften angepasst und ausgeschrieben. Zudem soll das Thema Vereinsmieten vorangetrieben werden.
Fazit
Trotz des im Verhältnis zur vorhandenen Personalstärke hohen Investitionsvolumens
mit 21.867.850,- € ist beabsichtigt, die gelisteten Maßnahmen entsprechend des beigefügten Terminplanes umzusetzen.
Dieser Anspruch kann nur realisiert werden, wenn keine unvorhergesehenen Ereignisse eine andere Priorisierung erfordern.
Abhängig ist der Terminplan auch von der Auslastung der Handwerksbetriebe. Die
Fülle an Baumaßnahmen der öffentlichen und privaten Auftraggeber sorgt seit Jahren für eine gute Auftragslage bei den Baufirmen. Dies führt seit einiger Zeit dazu,
dass durch mehrmalig notwendige Ausschreibungsverfahren aufgrund fehlender Angebote Verzögerungen eintreten. Auch führen Kostensteigerungen und unverhältnismäßig hohe Angebote zu Aufhebungen und dadurch Zeitverzögerungen.
Über die Projekte, die im Rahmen der Projektsteuerung begleitet werden, erhält der
Technische Ausschuss und der Gemeinderat entsprechend dem Beschluss von 2014
Informationsvorlagen.
Der Technische Ausschuss, bzw. der Gemeinderat wird über etwaige größere Abweichungen von relevanten Maßnahmen unterrichtet.
Tilman Petters
Silke Kabisch