Beschlussvorlage (Einführung der digitalen eAkte und Implementierung Dokumentenmanagementsystem (enaio - KommONE))

                                    
                                        Beschlussvorlage
Amt: 10/103
Beckmann

Datum: 25.06.2021 Az.: 048.7530

Drucksache Nr.: 163/2021

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Abstimmung

Gemeinderat

19.07.2021

beschließend öffentlich

Beteiligungsvermerke
Amt
Mitwirkung

Amt 14

Amt 20

OB Büro

Eingangsvermerke
Oberbürgermeister

Erster Bürgermeister

Bürgermeister

Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101

Kämmerei

Stabsstelle
Recht

Behandlung in der Vorlagenkonferenz am 30.06.2021, Freigabe durch den Oberbürgermeister

Betreff:

Einführung der digitalen eAkte und Implementierung Dokumentenmanagementsystem (enaio - KommONE)

Beschlussvorschlag:

1. Der Gemeinderat befürwortet und unterstützt im Rahmen der Digitalisierung die digitale Weiterentwicklung der Stadtverwaltung Lahr. Er nimmt
die Planung in Hinblick auf die Einführung digitaler Aktenführung zustimmend zur Kenntnis. Der Gemeinderat beschließt die Beschaffung und Implementierung eines modernen, zukunftsfähigen Dokumentenmanagementsystems.
2. Im Haushaltsplan 2021 sind unter der Auftragsnummer I11200100010 für
das Projekt Dokumentenmanagementsystem (DMS/eAkte) anteilige
Haushaltsmittel in Höhe von 60.000€ veranschlagt.
3. Die Verwaltung wird ermächtigt den Auftrag an die Komm.ONE, Anstalt
des öffentlichen Rechts mit dem Produkt „Enaio™“ in der Gesamthöhe
von 273.200 € zu vergeben.
4. Zur Schaffung der für diese Auftragsvergabe notwendigen haushaltsrechtlichen Ermächtigungsgrundlage in Gesamthöhe von ger. 273.200 € sind
in die Haushaltspläne der Jahre 2022 bis 2024 folgende (ger.) Mittelbedarfe mit Bindungswirkung einzustellen:
2022: 59.200 €/ 2023: 68.500 €/ 2024: 77.800 €

BERATUNGSERGEBNIS

Sitzungstag:

 Einstimmig  lt. Beschlussvorschlag
 mit Stimmenmehrheit

Bearbeitungsvermerk

 abweichender Beschluss (s. Anlage)

Ja-Stimmen

Nein-Stimmen

Enthalt.

Datum

Handzeichen

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Seite - 2 -

5. Für das laufende Haushaltsjahr 2021 wird im Zuge der Auftragsabwicklung mit dem ersten Auszahlungsbedarf i.H.v. ger. 67.700 € gerechnet.
Die sich hieraus im Vergleich zum Planansatz 2021 für das DMS
(60.000€) ergebende Differenz i.H.v. rd. 7.700 € kann innerhalb des unter
der Auftragsnummer I1200100010 veranschlagten Gesamtansatzes 2021
i.H.v. 632.000 € ausgeglichen werden

Anlage(n):
Angebot Nr. 419324 - Dokumentenmanagement.Basis - Einführung enaio Lizenzpaket und Projekte 2021
Projektkostenzusammenstellung-Angebot_21-06-2021.xlsx
Anlage0

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Angaben über finanzielle und personelle Auswirkungen
☐ Die Maßnahme hat keine finanziellen und personellen (i.S.v. Personalmehrbedarf) Auswirkungen
☐ Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen weniger als 50 T EUR und die dauerhaft entstehenden
Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich weniger als 20 T EUR
☐ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in der Tabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung enthalten oder als Anlage beigefügt
-In diesen Fällen ist die Tabelle nicht auszufüllenFinanzielle und personelle Auswirkungen (Prognose)
☒ Investition

Nicht investive
☐ Maßnahme oder
Projekt
Aufwand/ Einmalig
verminderter Ertrag
Ertrag / Einmalig verminderter Aufwand
SALDO:
Überschuss (+) /
Fehlbetrag (-)

Investition/
Auszahlung
Zuschüsse/Drittmittel
(ohne Kredite)
SALDO: Finanzierungsbedarf:
Eigenmittel oder Kredite
Folgekosten p.a. /
Aufwendungen und Erträge
Aufwand (inklusive Personalmehrkosten, s.u.) /
Verminderung von Ertrag
Ertrag /
Verminderung von Aufwand

2020

2021

2022

2023

2024 ff.

in EUR
67.696,49

59.172,51

68.526,92

77.791,34

-67.696,49

-59.172,51

-68.526,92

-77.791,34

Jährlich ab Inbetriebnahme /
nach Abschluss der Maßnahme in EUR
40.733,81 (jährliche Wartung)
/

SALDO: Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)
Personalmehrbedarf (dauerhaft)
Entgeltgruppe/ BeStelle / Bezeichnung
soldungsgruppe
1.
2.
3.
SUMME Personalmehrkosten (dauerhaft)
Ist die Maßnahme im Haushaltsplan berücksichtigt?

/

/

-40.733,81 (Wartung)
Arbeitgeberaufwand p.a.
(Lohn- und Nebenkosten) in EUR

☐Ja, mit den angegebenen Kosten ☒Ja, mit abweichenden Kosten (Erläuterung in der Begründung)
Ist die Maßnahme in der mittelfristigen Planung berücksichtigt?

☐Nein

☐Ja, mit den angegebenen Kosten

☒Nein

☐Ja, mit abweichenden Kosten (Erläuterung in der Begründung)

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Sachdarstellung:
Das E-Government-Gesetz und das Online-Zugangs-Gesetz (OZG) (insb. dessen Umsetzungskonzept) verlangen von den Kommunen, dass sie bis Ende 2022 beinahe
sämtliche bürgernahen Verwaltungsleistungen auch via Internet anbieten. Besonders
die Diskussionen um die digitale Leistungsfähigkeit der Verwaltungen im Zusammenhang mit der aktuellen Corona-Krise (Gesundheitsämter, Finanzverwaltungen, HomeOffice etc.) haben gezeigt, dass in dieser Hinsicht auf allen Ebenen des Verwaltungsaufbaus erhebliche Defizite bestehen. Gleichzeitig ist es einhellige Meinung aller Experten und der kommunalen Spitzenverbände, dass die volle Effizienz der digitalen Angebotserbringung nur möglich ist, wenn es innerhalb der Verwaltung keine Medienbrüche
gibt, also die Verwaltung die digitalen Eingänge (Anträge, Auskunftsersuchen etc.) nicht
analog in Papierform weiterbearbeiten muss.
Letztlich ist eine Umsetzung des OZG ohne eine digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung nicht sinnvoll (und kostensparend) denkbar. Ebenso ist schwer vorstellbar,
dass alle staatlichen Ebenen (einschl. der Aufsichtsbehörden und Gerichte) bereits digital arbeiten, während die Kommunen weiterhin Papierakten verwalten.
Diese Zusammenhänge zum einen, aber auch die Notwendigkeit mit den Anforderungen des digitalen Zeitalters Schritt halten zu können, machen es erforderlich, von der
Papierakte weg, den Weg zur digitalen Akte (eAkte) zu beschreiten.
Herzstück der digitalen Verwaltung muss ein digitales Management und Vorgangsbearbeitungssystem sein, das nicht nur in der Lage ist, die herkömmliche Aktenführung in
digitale Formen zu verwandeln, sondern auch die Arbeitsprozesse zu digitalisieren
(Workflows) sowie zahlreiche digitale Fachanwendungen, die bereits existieren, zu verbinden und zu integrieren.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es nicht nur Dokumente schnell
und verwaltungsweit zu finden, es können damit auch Prozesse automatisiert und medienbruchfrei gestaltet werden. Dies führt zu einer deutlichen Zeitersparnis und damit
auch eines schnelleren Ablaufs von Verwaltungsprozessen.
Die Kosten für Archivräume und Büromaterial können durch ein DMS erheblich reduziert werden. Ein DMS-System macht aus Aktenordnern und unzähligen Papierstapeln
übersichtliche elektronische Dokumente auf die von beliebigen Standorten – auch von
unterwegs – zugegriffen werden kann.
Die Dokumente sind in einem DMS sicher verwaltet, da alle Daten unter höchsten
Sicherheitsstandards gespeichert werden. Archivierte Dokumente sind geschützt, weil
sie unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden. Der Zugriff kann durch ein
Rollensystem bis auf die Ebene der einzelnen Dokumente fein gesteuert werden. Durch
die übersichtliche Struktur eines DMS-Systems und die daraus resultierende Optimierung der Geschäftsprozesse wird für Entlastung und mehr Motivation der Mitarbeitenden gesorgt.
Online angebotene Dienstleistungen für den Bürger können transparenter und schneller, da medienbruchfrei, bearbeitet werden. Die Zugriffszeit auf Dokumente und Daten
bei Bürgeranfragen ist deutlich verkürzt, der Bürgerservice insgesamt verbessert..

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Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Kontext aber auch die immer wichtiger werdende
Zusammenarbeit mit anderen Behörden. Diese wird durch den möglichen Austausch
digitaler Dokumente und Akten deutlich einfacher und schneller in ihren Abläufen.
Neben den bereits erwähnten rein praktischen Vorteilen, ist ein weiterer großer Vorteil,
dass aufgrund der moderneren, zeitaktuellen Arbeitsweise die Mitarbeitenden deutlich
zufriedener und motivierter sind. Die Stadt als moderner, zukunftsorientierter Arbeitgeber bietet deutlich mehr Anreiz für neu zu gewinnende Mitarbeitende, die Stadt Lahr als
möglichen Arbeitgeber zu wählen.
Das 3-stufige Einführungsszenario sieht die flächendeckende Einführung bis Ende 2026
vor. In Projektstufe 1 hat die Projektgruppe DMS bereits mit der Vorplanung und einer
Ämterumfrage zur Ermittlung der spezifischen Bedarfe begonnen. Projektphase 2 sieht
bis 12/2021 den Erwerb, die Fein-Konzeption (inhaltlich und technisch), die Schulung
der Administratoren sowie die Parametrisierung des Grundsystems und die Erfassung
der erforderlichen Stammdaten vor.
In Projektphase 3 soll der stufenweise Ausbau über die Verwaltungsstruktur hinweg bis
zum flächendeckenden Einsatz der eAkte umgesetzt werden. Die einzelnen Abschnitte
der Umsetzung werden bereits in Phase 2 definiert und priorisiert. Als Basis hierzu soll
u.a. die Ämterumfrage aus Projektphase 1 dienen. Einstiegsprojekt in 2021 soll die digitale Ausländerakte sein.
An dieser Stelle nur erwähnt, aber nicht weiter ausgeführt werden soll, dass die Einführung der digitalen Akten- und Vorgangsbearbeitung die Einrichtung einer zentralen
Scan-Stelle bei der Stadtverwaltung erfordert. Hier wird die zwar weniger werdende,
aber weiterhin eingehende Papierpost digitalisiert und rechtskonform in die jeweilige EAkte überführt.
Notwendiger Bestandteil digitaler Aktenführung ist die anschließende digitale Langzei tarchivierung. Das hierfür vorgesehene System „DIMAG“ besteht aus von der Landesarchivdirektion entwickelter und lizensierter Software, die in Zusammenarbeit mit dem
Rechenzentrum betrieben wird.
Systemauswahl:
Bei der Auswahl des Systems waren neben wirtschaftlichen Aspekten folgende Vergabekriterien zu berücksichtigen:
-

hohes Maß an Konnexität von Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung
hohe Sicherheitsstandards bei Zugriffen und Berechtigungen
Archivsicherheit von Dokumenten
Benutzerfreundlichkeit

Aufgrund einer von uns vorgenommenen Marktsichtung, konnten wir die Auswahl an für
uns in Frage kommende Systeme, auf die zwei in Baden-Württemberg am weitesten
verbreitete Systeme eingrenzen.

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Enaio von Optimal Systems, vertrieben durch den Rechenzentrumsverbund
Komm.ONE (Implementiert in 33 von 35 Landkreisen sowie aktuell 450 öffentl. Verwaltungen)

ELO E-Akte von Business Solution, vertrieben durch die Firma NKomm in
Karlsruhe (U.a. Stadt Ettlingen, LRA Breisgau-Hochschwarzwald)
Die Verwaltung betrachtet die umfassende Dienstleistung des Rechenzentrums als besonders vorteilhaft, da neben dem Basisprodukt bereits jetzt zahlreiche Schnittstellen zu
kommunalen Standardanwendungen geliefert werden können. Die Schnittstellen werden auf beiden Seiten von der Komm.ONE betrieben und bedient. Anpassungen müssen nur mit Komm.ONE vereinbart und durchgeführt werden. Die Interoperabilität ist
deutlich transparenter als bei Drittlieferanten. Unter anderem gibt es bereits eine
Schnittstelle zum Serviceportal BW, welches die Servicedienstleistungen nach dem
OZG dem Bürger zur Verfügung stellt.
Ein weiteres gewichtiges Argument ist die Tatsache, dass im Ortenaukreis sämtliche
große Kreisstädte, sowie das Landratsamt Enaio bereits einsetzen oder in der Einführung sind. Dies erleichtert zum einen den Dokumentenaustausch und bringt Synergien
im interkommunalen Erfahrungsaustausch durch das große gemeinsame Erfahrungspotential ein.
Die Stadt Lahr ist indirekter Träger des kommunalen Rechenzentrumverbundes
Komm.ONE, welcher sich in der Vergangenheit als zuverlässiger Partner bewährt hat.
Bereits die Kommunale Informationsverarbeitung Baden—Franken (KIVBF) hat 1997
die Leistungen in Bezug auf ein Dokumentenmanagement öffentlich ausgeschrieben.
Der Zuschlag wurde der Firma Optimal Systems erteilt. Seither wurde seitens des Rechenzentrums und der Fachfirma ein vielseitiges Fachwissen bezüglich der besonderen
Anforderung der Kommunalverwaltungen erschlossen. Diese Rahmenverträge und
wertvollen Vorarbeiten wurden bei der Reorganisation der Rechenzentren in die
Rechtsnachfolgerin eingebracht. Aufgrund unserer Beteiligung am Rechenzentrumsverbund handelt es sich bei der Beauftragung um eine sogenannte „Inhouse-Vergabe“
und kann ohne aufwendiges Ausschreibungsverfahren direkt an den Rechenzentrumsverbund Komm.ONE erteilt werden.
Bei der Anmeldung des Planansatzes für das HH-Jahr 2021 war noch keine Entscheidung für das Produkt Enaio getroffen worden. Es standen noch weitere Produkte zur
Auswahl. Grundlage für den HH Ansatz 2021 waren Budgetangebote, aus denen ledi glich hervorging, dass die Einführung und Bepreisung in verschiedenen Teilprojektphasen aufgeteilt sein wird. Für die Einführungsphase waren aus diesem Grund 60.000 €
kalkuliert worden. Nicht berücksichtigt wurde dabei die verbindliche Verpflichtung in B ezug auf das Gesamtprojekt. Aufgrund der Entscheidung für das Produkt Enaio wurde
inzwischen ein verbindliches Projektangebot für das Einführungsprojekt angefordert,
aus dem nun hervorgegangen ist, dass die Lizenzkosten über vier Jahre aufgeteilt im
Gesamtbetrag 273.200 € ausmachen und bereits jetzt die Erteilung des Gesamtauftrages erforderlich ist.

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Aufgrund des zeitlich sehr engen Rahmens hinsichtlich der Sitzungstermine vor der
Sommerpause, dem erst kurzfristig eingegangenen finalen Angebots der Komm.ONE
sowie dem knappen Projektzeitrahmens für 2021, konnte die Entscheidung nicht im
Haupt- und Personalausschuss vorberaten werden.

Markus Ibert
Oberbürgermeister

Peter Kees
Digitalisierungsbeauftragter