Beschlussvorlage (Präsentation Mitteilungsblatt)
23. Oktober 2023
101 / ZS 01 Haupt- und Personalausschuss Ratsarbeit, Marketing und Internationales ZS 01 – Presse / Kommunikation Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Lahr, 12. Oktober 2023 1 1 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Ziele der Beschlussfassung • Entscheidung, ob die Stadtverwaltung ein Konzept für ein Mitteilungsblatt für die Kernstadt erarbeiten soll • bei Zustimmung sind zugleich Richtungsentscheidungen erforderlich, damit ein konkretes Konzept entwickelt werden kann: – Inhalte – Verhältnis zu den bestehenden Mitteilungsblättern der Ortsteile 2 2 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr 3 3 Gliederung Vortrag • • • • • • Mitteilungsblatt: pro und contra Finanzierungsmodelle Inhalte Varianten Zeitschiene Empfehlung 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr 4 4 Argumente für ein Mitteilungsblatt • Stärken von Print – übersichtliche, kompakte Information – regelmäßige, aktive Ansprache direkt ins Haus – Ergänzung zum digitalen Angebot, bei dem die Stadt in hoher Konkurrenz zu anderen Informationsanbietern steht • Schwächen anderer Kanäle – Website wird nur bei konkreten Anliegen besucht – Social Media erreicht nur Teilöffentlichkeiten, Datenschutz – Reichweite der Tageszeitungen sinkt 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr 5 5 Argumente gegen ein Mitteilungsblatt • nicht für alle Zielgruppen geeignet • ökologische Aspekte: Papierverbrauch, Druck, Vertrieb • finanzielle und personelle Ressourcen – zusätzliche Stellen in der ZS 01 erforderlich – Anschubfinanzierung zur Markteinführung – je nach Finanzierungsmodell dauerhafte Produktions- und Vertriebskosten 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Zusammenfassung pro / contra • ein – redaktionell zum Teil sehr hochwertig gestaltetes – Mitteilungsblatt ist in vielen Städten ein wichtiger Baustein der Öffentlichkeitsarbeit • ein attraktives Angebot, das Bürgerinnen und Bürger in hoher Zahl erreicht, erfordert aber finanzielle und personelle Ressourcen 6 6 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Finanzierungsmodelle • Stadt trägt Gesamtkosten: aktive Belieferung aller Haushalte (oder aller Haushalte mit kostenfreiem Abonnement), aber teuerstes Modell • kostenpflichtige Abonnements: keine Produktions- und Vertriebskosten für die Stadt, aber möglicherweise geringe Resonanz • Kombination: kostenpflichtige Abonnements und städtischer Zuschuss 7 7 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Finanzierungsmodelle • in allen Fällen: – Anzeigenanteil an der Finanzierung möglich – Einsparungen an anderer Stelle, z.B. bei öffentlichen Bekanntmachungen • bei kostenpflichtigen Abonnements: Anschubfinanzierung zur Markteinführung sinnvoll – kostenlose Lieferung in alle Haushalte für einen Probezeitraum 8 8 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr 9 9 Inhalte • gesetzt: – Themen und Termine der Stadt • Beschlüsse des Gemeinderats • Städtische Veranstaltungen und Einrichtungen (Kultur, Bäder, Museen, VHS etc.) • Ausschreibungen, Stellen, Bekanntmachungen etc. • Bürgerservice, Öffnungszeiten – Mitteilungen anderer Behörden und öffentlicher Einrichtungen – Inhalte aus den Gemeinderatsfraktionen 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Inhalte • noch zu klären: Themen und Termine von Vereinen, Kirchen, Verbänden und sonstigen Organisationen • nicht möglich: Werbung, Unternehmensberichterstattung Hinweis: die Berücksichtigung nicht-städtischer Themen und Termine erhöht den redaktionellen/personellen Aufwand sowie den Umfang der Publikation – und damit die Kosten 10 10 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Varianten • Mitteilungsblatt für die Kernstadt neben den Mitteilungsblättern der Ortsteile • gemeinsames Mitteilungsblatt für Kernstadt und Ortsteile, die jeweils eigene Seiten erhalten • gemeinsames Mitteilungsblatt für Gesamtstadt zusätzlich zu den Mitteilungsblättern der Ortsteile 11 11 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Variante 1: Mitteilungsblatt für die Kernstadt • Vorteile: – passgenaue Information – etablierte Mitteilungsblätter in Ortsteilen bleiben erhalten • Nachteile: – keine Synergien – begrenzte Reichweite der Einzelpublikationen – Frage des Umgangs mit nicht-städtischen Themen im Mitteilungsblatt für die Kernstadt 12 12 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Variante 2: Gemeinsames Mitteilungsblatt für Kernstadt und Ortsteile • Vorteile: – einheitliche Publikation – Synergien – hohe Reichweite • Nachteile: – hohe Informationsdichte – Frage des Umgangs mit nicht-städtischen Themen 13 13 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Variante 3: Mitteilungsblatt für Gesamtstadt zusätzlich zu Mitteilungsblättern der Ortsteile • Vorteile: – gesamtstädtische Informationen für alle – hohe Reichweite – etablierte Mitteilungsblätter bleiben erhalten • Nachteile: – zwei Publikationen für Bürgerinnen und Bürger der Ortsteile – ressourcenintensivstes Modell 14 14 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Aktueller Stand in den Ortsteilen • Vertragsverhältnis über bestehende Mitteilungsblätter läuft bis Ende 2024 • Überlegungen der Ortsteile für ein gemeinsames Mitteilungsblatt, Entscheidung wird in Abhängigkeit vom Gemeinderatsbeschluss für die Kernstadt getroffen 15 15 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Zeitschiene • Entscheidung im Gemeinderat am 23. Oktober 2023 • Konzeption für eine Publikation gemäß der getroffenen Richtungsentscheidungen (Inhalte, Variante) • Entscheidung des Gemeinderats über das konkrete Konzept samt Finanzierung und Personal und die damit verbundene öffentliche Ausschreibung (Frühjahr 2024) 16 16 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Zeitschiene • möglichst zeitnah: – öffentliche Ausschreibung des Auftrags – Ausschreibung und Besetzung der zusätzlichen Stellen • Gemeinderatsbeschluss über Vergabeentscheidung • gegebenenfalls Kündigung des bestehenden Vertrags über die Mitteilungsblätter der Ortsteile bis 30. Juni 2024 17 17 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Zeitschiene • Umsetzung der Konzeption mit dem Verlag, der den Zuschlag erhält • gegebenenfalls Einführung eines neuen Redaktionssystems, bei gemeinsamer Publikation unter Einbeziehung der Ortsverwaltungen • Start der neuen Publikation: frühestens Januar 2025 18 18 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Empfehlung der Verwaltung • Begrenzung auf Themen der Stadt, der Gemeinderatsfraktionen sowie weiterer Behörden und öffentlicher Einrichtungen • neue Publikation für die Gesamtstadt zusätzlich zu den bestehenden Mitteilungsblättern in den Ortsteilen • Entscheidung über das Finanzierungsmodell kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen 19 19 101 / ZS 01 Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gibt es Fragen? 20 20