Beschlussvorlage (Klinikum Lahr: Projektmanagement; 1.) Organisationsstruktur Projekt ‚Klinikum Lahr‘ 2.) Bewilligung von außerplanmäßigen Aufwendungen (Haushaltsjahr 2023) 3.) Einbringung von…
18. Dezember 2023
Beschlussvorlage
Federführende Stelle: Zentrale Steuerung
Sachbearbeitung: Breitner
Drucksache Nr.: 243/2023
Az.: Klinikum Lahr
An der Vorlagenerstellung beteiligte Stellen
102 / 20
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Gemeinderat
18.12.2023
beschließend
öffentlich
Abstimmung
Betreff:
Klinikum Lahr: Projektmanagement;
1.) Organisationsstruktur Projekt ‚Klinikum Lahr‘
2.) Bewilligung von außerplanmäßigen Aufwendungen (Haushaltsjahr 2023)
3.) Einbringung von Projektstellen in den Stellenplan
Beschlussvorschlag:
1.) Kenntnisnahme über Organisationsstruktur
Der Gemeinderat der Stadt Lahr nimmt die Organisationsstruktur für das Projekt ‚Klinikum
Lahr‘ zur Kenntnis.
2.) Bewilligung von außerplanmäßigen Aufwendungen (Haushaltsjahr 2023)
Der Gemeinderat der Stadt Lahr bewilligt gemäß § 84 der Gemeindeordnung für BadenWürttemberg (GemO) für das Haushaltsjahr 2023 im Ergebnishaushalt auf KST 41105000
(Klinikum Projektmanagement), „Sonstige Sach- und Dienstleistungen“ (KA 42910000)
außerplanmäßige Aufwendungen in Höhe von 60.000,- €.
Die Deckung der Mehrausgaben erfolgt durch Einsparungen und Umschichtungen auf folgenden Kostenstellen:
Kostenstelle 57105001 (Wirtschaftsförderung), Kostenart 44290000 i.H.v. 20.000,- €
Kostenstelle 57105001 (Wirtschaftsförderung), Kostenart 44310000 i.H.v. 10.000,- €
Kostenstelle 11235000 (Justiziariat), Kostenart 4431000 i.H.v. 30.000,- €
3.) Einbringung von Projektstellen (Stellenmehrungen) in den Stellenplan
Der Gemeinderat der Stadt Lahr beschließt die folgenden, für das Projekt ‚Klinikum Lahr‘
erforderlichen Stellenmehrungen in den Stellenplan aufzunehmen:
- Projektstelle mit kw-Vermerk: Beschäftigungsumfang 0,13 / Stellenbewertung EG 15
- Stelle Projektbüro mit kw-Vermerk: Beschäftigungsumfang 0,5 / Stellenbewertung EG 6
Drucksache 243/2023
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Zusammenfassende Begründung:
Nach den Grundsatzbeschlüssen zum Klinik-Neubaustandort „Stadteinfahrt Süd“ im Gemeinderat
vom 23. Oktober 2023 und im Kreistag des Ortenaukreises vom 24. Oktober 2023 ergeben sich zur
Umsetzung der Agenda 2030 des Ortenau Klinikums im Gesamtprojekt ‚Klinikum Lahr‘ veränderte
Anforderungen.
Die Aufgabenstellungen werden in Teilprojekten bearbeitet. Durch ein Projektbüro werden diese koordiniert. Die Gesamtprojektleitung soll mit Dienstleistungsvertrag extern vergeben werden. Zur Aufgabenerfüllung sind temporär zusätzliche Projektstellen erforderlich.
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Sachdarstellung / Begründung
Mit den Grundsatzbeschlüssen zum Klinik-Neubaustandort „Stadteinfahrt Süd“ im Gemeinderat vom
23. Oktober 2023 und im Kreistag des Ortenaukreises vom 24. Oktober 2023 tritt die Umsetzung der
Agenda 2030 des Ortenau Klinikums am Standort Lahr in eine neue Projektphase. Im Zuge der Neubaupläne ergibt sich ein erhöhter Aufwand auch auf Seiten der Stadtverwaltung sowie das Erfordernis
einer angepassten Projektstruktur.
1.) Organisationsstruktur Projekt ‚Klinikum Lahr‘
Bislang lag die Gesamtprojektleitung ‚Klinikum‘ beim Wirtschaftsförderer. Mit dem Ausscheiden des
Wirtschaftsförderers und aufgrund der inhaltlich und quantitativ beträchtlich erweiterten Aufgabenstellung wurde es erforderlich, das Gesamtprojekt neu zu strukturieren. U.a. sind folgende Anpassungen
der Projektstruktur vorgesehen:
- Externe Vergabe der Projektleitung.
- Einrichtung eines Projektbüros, welches intern durch die städtische Projektkoordination geleitet wird
und durch eine zusätzliche Verwaltungsstelle (Beschäftigungsumfang 0,5) unterstützt werden soll.
- Für die juristische Begleitung des Projekts sind bei Bedarf externe Beratungsleistungen erforderlich.
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit wird bei Bedarf eine Fachagentur eingebunden.
- Die Beratung in Fragen der Medizinstruktur erfolgt über ein Fachbüro.
Des Weiteren werden die gegenwärtigen Aufgabenstellungen in folgenden Teilprojekten bearbeitet:
- Standortentwicklung Stadteinfahrt-Süd
- Flächenmanagement
- Städtebauliche Entwicklung des Bestandsstandorts
- Finanzierung
- Politische Agenda 2030 / Medizinstruktur
- Öffentlichkeitsarbeit & Kommunikation
- Städtebaulicher Vertrag zwischen Ortenaukreis und Stadt Lahr
Das in der Anlage 1 beigefügte Organigramm soll die Organisationsstruktur verdeutlichen.
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2.) Externe Projektleitung
Es ist beabsichtigt die Gesamtprojektleitung extern zu vergeben. Für den Beauftragungszeitraum bis
31.12.2024 ist eine Summe i.H.v. Euro 60.000,-- vorgesehen. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich
erforderlichem und geleistetem Aufwand.
Eine Beauftragung der externen Projektleitung mit Dienstleistungsvertrag ist aufgrund der dynamischen
Entwicklungen im Gesamtprojekt unabdingbar vor der Genehmigung des Haushalts 2024 durch das
Regierungspräsidium erforderlich und hat daher noch im Jahr 2023 zu erfolgen. Entsprechende Haushaltsmittel sollen mit Bewilligung einer außerplanmäßigen Aufwendung zur Verfügung gestellt werden.
Deckungsmittel sind vorhanden.
Auf die unten aufgeführten Ausführungen zu den erwarteten finanziellen und personellen Auswirkungen
wird verwiesen.
3.) Projektstellen
Im Rahmen der angepassten Projektstruktur sind Stellenmehrungen im Stellenplan erforderlich. Aufgrund der Kurzfristigkeit konnten diese nicht in die reguläre Vorlage ‚Stellenplan 2024‘ aufgenommen
werden. Folgende Stellenmehrungen sind vorgesehen:
a) Projektstelle ‚Planung‘
Mit der Zurruhesetzung von Frau Stadtbaudirektorin Sabine Fink zum 30.11.2023 hat ab dem
01.12.2023 Herr Stefan Löhr die Leitung des Stadtplanungsamtes übernommen und wurde in die dafür
vorgesehene Planstelle eingewiesen. Der Ältestenrat wurde im Vorfeld darüber informiert, dass Frau
Stadtbaudirektorin a.D. Fink im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses das Gesamtprojekt ‚Klinikum‘ planerisch weiterhin begleiten wird und somit das Stadtplanungsamt entlastet werden soll. Die
Stelle ist organisatorisch als Stabsstelle beim OB zugeordnet. Ein entsprechender Arbeitsvertrag ab
dem 01.12.2023 wurde bereits unterzeichnet. Um die stellenplantechnischen Voraussetzungen hierfür
zu schaffen, ist eine Stellenmehrung mit einem Umfang von 0,13 im Stellenplan erforderlich. Die Projektstelle soll nach Entgeltgruppe 15 TVöD-VKA bewertet sein und einen kw-Vermerk (künftig wegfallend) enthalten. Für das Haushaltsjahr 2024 ergeben sich hierfür Mehrkosten i.H.v. ca. Euro 15.000,--.
b) Verwaltungsstelle Projektbüro
Das Projektbüro unterstützt die Gesamtprojektleitung in allen Fragen des Projektmanagements. Die
Leitung des Projektbüros wird von der Projektkoordinatorin Nadja Löffler (Zentrale Steuerung) wahrgenommen. Zur Unterstützung der Leitung des Projektbüros und auch der Gesamtprojektleitung ist eine
entsprechende Verwaltungsstelle mit einem Beschäftigungsumfang von 0,5 erforderlich. Die Stelle soll
nach Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA bewertet sein und einen kw-Vermerk enthalten. Für das Haushaltsjahr
2024 ergeben sich hierfür Mehrkosten i.H.v. ca. Euro 30.000,--.
Mit Beschluss des Gemeinderats werden die vorgenannten Stellenmehrungen in den Stellenplan aufgenommen.
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Erwartete finanzielle und personelle Auswirkungen:
☐ Die Maßnahme hat keine finanziellen oder personellen (i.S.v. Personalmehrbedarf) Auswirkungen
☐ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in
der Übersichtstabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung oder als Anlage beigefügt
☐ Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen weniger als 50.000 EUR und die dauerhaft entstehenden Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich weniger als 20.000
EUR
☒ Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen mehr als 50.000 Euro und/oder die dauerhaft
entstehenden Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich mehr als
20.000 Euro
2022
Einmalige Kosten
2023
2024
2025
2026 ff.
in EUR
Aufwand / Einmalig verminderter Ertrag / Investition / Auszahlung
Ertrag / Einmalig verminderter Aufwand / Zuschüsse / Drittmittel (ohne Kredite)
SALDO:
Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)
60.000 €
-60.000 €
Jährlich ab Inbetriebnahme /
nach Abschluss der Maßnahme in EUR
Jährliche Folgekosten
Aufwand (inkl. dauerhafter Personalmehrkosten) / Verminderung von Ertrag
- (kein dauerhafter Personalbedarf, da Stellenmehrungen mit kw-Vermerk)
Ertrag /
Verminderung von Aufwand
-
SALDO:
Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)
0
Davon: Dauerhafter Personalmehrbedarf
Stellenbezeichnung, Umfang
Entgelt-/ Besoldungsgruppe
Jährlicher Arbeitgeberaufwand
(Lohn- und Nebenkosten) in EUR
1.
2.
SUMME
Finanzierung:
Ist die Maßnahme im Haushaltsplan berücksichtigt?
☐Ja, mit den angegebenen Kosten
☐Ja, mit abweichenden Kosten
☒Nein
Ist die Maßnahme in der mittelfristigen Planung berücksichtigt?
☐Ja, mit den angegebenen Kosten
☐Ja, mit abweichenden Kosten
☒Nein
Die Deckung der Mehrausgaben soll erfolgen durch Einsparungen auf folgenden Kostenstellen:
Kostenstelle 57105001 (Wirtschaftsförderung), Kostenart 44290000 „Sonstige Aufwendungen für die
Inanspruchnahme von Rechten und Diensten i.H.v. 20.000,- €
Kostenstelle 57105001 (Wirtschaftsförderung), Kostenart 44310000 „Geschäftsaufwendungen“
i.H.v. 10.000,- €
Kostenstelle 11235000 (Justiziariat), Kostenart 4431000 „Geschäftsaufwendungen“
i.H.v. 30.000,- €
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Der Gemeinderat der Stadt Lahr wird gebeten, dem Beschlussvorschlag der Verwaltung zuzustimmen.
Markus Ibert
Oberbürgermeister
Arnfried Sickinger
Leiter der Zentralen Steuerung
Anlage(n):
Anlage 1: Organisationsstruktur Projekt Klinikum
Anlage 0: Beschlussvorlage 243/2023
Hinweis:
Die Mitglieder des Gremiums werden gebeten, die Frage der Befangenheit selbst zu prüfen und dem Vorsitzenden das Ergebnis mitzuteilen. Ein befangenes Mitglied hat sich in der öffentlichen Sitzung in den Zuhörerbereich zu begeben und in der nichtöffentlichen Sitzung den Beratungsraum zu verlassen.
Einzelheiten sind dem § 18 Abs. 1-5 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg zu entnehmen.