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Beschlussvorlage (Wesentliche Prüfungsfeststellungen und Stellungnahmen der Verwaltung)

                                    
                                        Anlage
S T A D T K ÄM M E R E I
Abt. Allgemeine Finanzverwaltung
und Haushalt

Lahr, den 18.12.2014

Allgemeine Finanzprüfung der Stiftung Hospital- und Armenfonds Lahr und
des Eigenbetriebes Alten- und Pflegeheim Spital durch die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg in den Geschäftsjahren 2007 bis 2012
Wesentliche Prüfungsfeststellungen und Stellungnahme der Verwaltung
Zu den wesentlichen Prüfungsfeststellungen (in kursiver Schrift aufgeführt) der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg (GPA) wird in Abstimmung mit dem
Rechnungsprüfungsamt wie folgt Stellung genommen:

Einzelfeststellungen A 10
- Haushaltspläne und Jahresrechnungen - (2.2.1)
Die Jahresrechnungen 2007 bis 2011 sind vom Stiftungsrat jeweils fristgerecht festgestellt worden. Es wird gebeten, die Feststellung der Jahresrechnung 2012 zu gegebener Zeit noch nachzuweisen. Die Fristenregelung des § 95 Abs. 2 GemO ist
künftig wieder zu beachten.

Einzelfeststellungen A 16
- Jahresabschlüsse - (3.2.3)
Der Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses 2012 ist noch nachzuweisen. Auf eine fristgerechte Auf- und Feststellung der Jahresabschlüsse ist künftig
hinzuwirken (§16 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3 EigBG).
Stellungnahme der Stadtkämmerei und der Betriebsleitung des Eigenbetriebs
zu den Einzelfeststellungen A10 und A16:
Die Jahresrechnung des Hospital-und Armenfonds 2012 und der Jahresabschluss
des Eigenbetriebs Spital - Wohnen und Pflege – wurden in der Sitzung des Gemeinderats in seiner Funktion als Stiftungsrat am 29.09.2014 beschlossen. Wie bei
der Besprechung der Prüfungsergebnisse gewünscht, wurden die Unterlagen hierzu bereits mit E-Mail vom 02.10.2014 durch das Rechnungsprüfungsamt an die
GPA übermittelt und sind in der Anlage nochmals beigefügt.
Auf eine fristgerechte Auf- und Feststellung der Jahresabschlüsse wird künftig
geachtet.

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Einzelfeststellungen A 17
- Dienstanweisungen für die Sonderkasse des Eigenbetriebs – (3.2.3)
Eine Dienstanweisung (DA) für die Sonderkasse des Eigenbetriebs ist noch nicht
erlassen worden. Dies ist nachzuholen. Darin sollte u.a. geregelt werden, inwieweit
die Sonderkasse z.B. für die Beitreibung von Forderungen zuständig ist und ob ggf.
Teile des Aufgabenbereiches (Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens) zentral
von der Stadtkasse erledigt werden sollen. Hierbei sollte auf eine Abstimmung der
zu erlassenden DA für die Sonderkasse des Eigenbetriebs mit den Regelungen der
DA für die Stadtkasse geachtet werden (§ 98 GemO, §§ 37 und 40 GemKVO).
Stellungnahme der Stadtkämmerei in Abstimmung mit der Betriebsleitung
des Eigenbetriebs:
Eine Dienstanweisung (DA) für die Sonderkasse des Eigenbetriebs wird möglichst
zeitnah Anfang des Jahres 2015 erlassen. Inwieweit die Sonderkasse für die Betreibung der Forderungen zuständig ist und ob ggf. Teile des Aufgabenbereichs
zentral von der Stadtkasse erledigt werden sollen wird derzeit zwischen der Stadtkämmerei und der Betriebsleitung des Eigenbetriebs abgestimmt. Eine entsprechende Regelung wird dann in der Dienstanweisung aufgenommen. Auf die Abstimmung der zu erlassenden DA für die Sonderkasse des Eigenbetriebs mit den
Regelungen der DA für die Stadtkasse wird geachtet.

Einzelfeststellungen A 20
- Offene Posten – (3.2.6)
Der Eigenbetrieb ist für die Festsetzung, Erhebung sowie Mahnung von Forderungen verantwortlich. Nach der Stichprobenweisen Prüfung der Forderungen anhand
der Offene-Posten-Liste vom 26.02.2014 (bis Buchungsdatum 31.01.2014) und dem
bei der Prüfung gewonnenen Eindruck ist das Mahn- und Beitreibungswesen grundsätzlich geordnet. Dennoch sind folgende offene Posten im Rahmen der Stellungnahme zu klären:

2

Stellungnahme der Betriebsleitung des Eigenbetriebs:
Die Bemerkungen zu den einzelnen Posten sind aus der folgenden Tabelle ersichtlich:
Debitor
40002
40005

Soll
103,41 €
14.419,26 €

Haben
103,41 €
12.669,00 €
892,75 €
857,51 €
2.130,59 €
167,55 €
150,00 €
1.164,18 €
638,93 €

40019

2.298,14 €

40026
40027

150,00 €
1.803,11 €

40073

2.924,85 €

40148

4.339,80 €

40162
40165
51079

742,50 €
447,55 €
324,00 €

51163
51178

242,00 €
914,97 €

51188

2.872,20 €

51204

1.730,35 €

51207

1.917,14 €

1.917,14 €

51210

274,31

51212

2.835,70 €

123,98 €
150,33 €
337,08 €
2498,62

51214

2.700,44 €

51218
51225
51858

73,58 €
1.250,09 €
544,00 €

1.461,85 €
1.463,00 €
4253,00 €
86,80 €
742,50 €
447,55 €
42,00 €
282,00 €
242,00 €
914,97 €
900,00 €
1.972,20 €

73,58 €
1.250,09 €
182,00 €
182,00 €
180,00 €
3

Bemerkung
bez. am 17.04.2014
bez. am 10.03.2014
bez. am 18.06.2014
bez. am 26.06.2014
bez. am 22.04.2014
bez. am 28.08.2014
bez. am 01.03.2014
bez. am 21.02.2014
Unbefristete Niederschlagung wegen
Unbeibringlichkeit (07.07.2014)
bez. am 11.02.2014
bez. am 24.02.2014
bez. am 12.03.2014
bez. am 03.09.2014
bez. am 16.09.2014
Ausgleich am 30.09.14
bez. am 03.02.2014
bez. am 14.02.2014
bez. am 10.02.2014
Unbefristete Niederschlagung wegen
Unbeibringlichkeit (07.07.2014)
Teilzahlung am 05.12.14
Befristete Niederschlagung wegen Unbeibringlichkeit (15.12.2014)
Der Schuldner hat zugesagt, monatlich
ab 01.01.2015 per Dauerauftrag i.H.v.
200,00 € zu tilgen. Eingang wird zeitnah überprüft.
Ausgleich durch Verrechnung mit
Überzahlung auf Deb. 40169 am
01.03.2014
bez. am 11.02.2014
bez. am 28.08.2014
Teilzahlung am 17.02.2014
Befristete Niederschlagung wegen Unbeibringlichkeit (15.12.2014)
Nichte als einzige bekannte Erbin
(Rente ca. 700 €) tilgt per Einzug i.H.v.
30,00 € monatlich ab 01.01.2015.
bez. 03.02.2014
bez. am 06.02. u. 20.08.14
bez. 01.04.2014
bez. 07.05.2014
bez. 10.06.2014

51971

356,85 €

51975
51998

757,50 €
814,84 €

52860

4.728,34 €

Offene Gesamtforderung

49.564,93 €

356,85 € Befristete Niederschlagung
(07.07.2014)
757,50 € bez. 20.08.14 u. 31.08.14
814,84 € Unbefristete Niederschlagung wegen
Unbeibringlichkeit (07.07.2014)
49,71 € bez. 03.02.2014
2.343,85 € bez. 06.02.2014
2.334,78 € bez. 10.03.2014
37.937,73 € bezahlt zum 05.12.2014
7.196,41 € unbefr. und befrist. Niederschlagungen
4.430,79 € noch offene Beträge zum 05.12.14

Einzelfeststellungen A 22
- Vergabe einer Dienstleistung – (3.2.8)
Für die Reinigung von Wäsche (Wäschedienstleistung) erfolgte am 17.09.2008 eine
beschränkte Ausschreibung. Der Vertrag über die Wäschedienstleistung wurde ab
dem 01.01.2009 bis 31.12.2012, mit automatischer Verlängerungsoption jeweils für
ein Jahr und damit auf unbestimmte Zeit, an den günstigsten Anbieter vergeben. Der
Jahresauftragswert hat für das Jahr 2012 rd. 54.845 EUR (netto) betragen. Bei Aufträgen mit einer unbestimmten Laufzeit ist der Auftragswertermittlung der 48-fache
Monatswert zu Grunde zu legen (§ 3 Abs. 4 Nr. 2 VgV). Somit errechnet sich ein
maßgeblicher Auftragswert von rd. 219 EUR (4.570 EUR x 48). Aufgrund des Auftragswertes wäre ein europaweites Vergabeverfahren nach §§ 97 ff. des Gesetzes
gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), VgV sowie 2. Abschnitt VOL/A erforderlich gewesen. Die Reinigungsleistungen sollten alsbald neu ausgeschrieben werden.
Stellungnahme der Betriebsleitung Alten- und Pflegeheim Spital:
Die Reinigung von Wäsche wird neu ausgeschrieben. Die Vorarbeiten hierzu sind im
Dezember 2014 in Arbeit. Die Ausschreibung selbst soll im Januar 2015 erfolgen.

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Jürgen Trampert
Stadtkämmerer

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