Beschlussvorlage (Zeitplan Gebäudemanagement 2015)
23. März 2015
Beschlussvorlage
Amt: 603
Kabisch
Datum: 18.02.2015 Az.: 60/603GMKa
Drucksache Nr.: 64/2015
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Abstimmung
Technischer Ausschuss
04.03.2015
vorberatend
öffentlich
Gemeinderat
23.03.2015
beschließend
öffentlich
Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen
Eingangsvermerke
Oberbürgermeister
Erster Bürgermeister
Bürgermeister
Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101
Kämmerei
Rechts- und
Ordnungsamt
Betreff:
Zeitplan Gebäudemanagement 2015
Beschlussvorschlag:
Der Gemeinderat nimmt den Zeitplan für die im Haushaltsjahr 2015 vorgesehenen
Maßnahmen der Abteilung Gebäudemanagement zustimmend zur Kenntnis.
Anlage(n):
Terminplan 2015 Verwaltungshaushalt/Vermögenshaushalt
BERATUNGSERGEBNIS
Einstimmig
Sitzungstag:
lt. Beschlussvorschlag
mit Stimmenmehrheit
Bearbeitungsvermerk
abweichender Beschluss (s. Anlage)
Ja-Stimmen
Nein-Stimmen
Enthalt.
Datum
Handzeichen
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Begründung:
Zeitplan Gebäudemanagement 2015
Verwaltungshaushalt 2015
Neben den Neubau- und Erweiterungs- und Umbaumaßnahmen gilt es den Gebäudebestand zu betreuen. Die Unterhaltungsaufwendungen werden durch das Alter,
bzw. durch die Sanierungsbedürftigkeit der Gebäude immer aufwändiger. Hinzu
kommen vermehrt erhöhte Auflagen, beispielsweise in puncto vorbeugender Brandschutz, Hygiene (z. B. Trinkwasserverordnung), Unfallverhütung und Einbruchschutz.
Die Betreuung der Gebäude und der technischen Anlagen bindet immer mehr Kapazität. In die Gebäudeleittechnik werden sukzessive immer mehr Liegenschaften eingebunden, welche es zu programmieren und zu überwachen gilt.
Im Verwaltungshaushalt (einschließlich Eigenbetrieb Bäder, Versorgung und Verkehr) für das Haushaltsjahr 2015 sind 356 Einzelpositionen für Sanierung-, Gebäudeunterhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen in städtischen Gebäuden vorgesehen. Darin enthalten sind die Maßnahmen resultierend aus Haushaltsresten aus dem
Jahr 2014.
Neben den konkreten Sanierungsmaßnahmen stellen oft die laufenden Instandhaltungsarbeiten für die Sachbearbeitenden im Technischen Gebäudemanagement einen hohen Zeitaufwand dar.
In Schulen und Kindertagesstätten können die Sanierungsmaßnahmen in der Regel
nur in den Ferienzeiten umgesetzt werden. Bereits in den Osterferien (8 Werktage)
müssen derartige ferienabhängige Maßnahmen ausgeführt werden, weshalb bereits
Anfang des Jahres die Planungen hierfür erstellt werden mussten, um sofort nach
Genehmigung des Haushaltsplanes Aufträge erteilen zu können. Um in den 8 Werktagen der Pfingstferien weitere Arbeiten durchführen, bzw. mit entsprechenden Bauabschnitten beginnen zu können, sind derzeit für verschiedene Einzelgewerke Leistungsverzeichnisse in Vorbereitung. Durch die Vorbereitungen im ersten Quartal des
Jahres können voraussichtlich bereits im April und Mai eine große Anzahl an Aufträgen erteilt werden.
Größere Maßnahmen sind auf die Sommerferien (32 Werktage) und deren Fertigstellung im Einzelfall auf die Herbstferien mit 5 Werktagen terminiert.
Eine Vielzahl von Baumaßnahmen findet außerhalb der Ferienzeiten statt. Auch in
Schulgebäuden und Kindertagesstätten ist dies teilweise erforderlich, weshalb die
Nutzer hier mit Beeinträchtigungen rechnen müssen.
Die zahlreichen laufenden Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen sowie Arbeiten wie
beispielsweise Fensterreparaturen, Malerarbeiten, Bodenbelagsausbesserungen etc.
finden das ganze Jahr über statt. Diese Arbeiten werden in der Regel über Jahresrahmenverträge abgewickelt.
Im Rahmen der Gebäudeunterhaltung unvorhersehbar anfallende Arbeiten können
zu Verschiebungen der aufgeführten Maßnahmen führen. Genauso können Verzögerungen im Falle von derzeit nicht vorgesehenen Planungsaufgaben oder größeren
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Planungen und Berechnungen im Rahmen der Aufstellung des Haushaltsplanes für
2015 entstehen.
Die einzelnen Hochbaumaßnahmen (einschließlich Gebäudeunterhaltung) sind mit
dem jeweils geplanten Ausführungstermin in der anhängenden Tabelle aufgeführt.
Die Zeiten für zuvor zu erbringende Planungen, die Erstellung der Leistungsverzeichnisse sowie die Ausschreibung und Vergabe der einzelnen Gewerke und deren
Abrechnungszeiträume sind hierbei berücksichtigt.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2015 -VerwaltungshaushaltIm Verwaltungshaushalt (einschließlich Eigenbetrieb Bäder, Versorgung und Verkehr) für das Haushaltsjahr 2015 sind für Sanierungs-, Gebäudeunterhaltungs- und
Renovierungsmaßnahmen in städtischen Gebäuden Mittel in Höhe von 5.263.200,00
€ vorgesehen.
Auf Grundlage des in 2013 und 2014 vom Gemeinderat genehmigten Schulsanierungsprogrammes werden in 2015 im Verwaltungshaushalt Maßnahmen mit einem
Volumen von 1.004.400,- € umgesetzt.
Die Sanierung des Storchenturms ist mit 727.500,- € als Maßnahme im Verwaltungshaushalt enthalten.
Im Verwaltungshaushalt stehen zudem Mittel bereit für die VDS-Prüfung (Prüfung
elektrischer Anlagen, Festinstallationen und Blitzschutzeinrichtungen) in den Gebäuden. Diese Prüfung ist auf Grund der Betriebssicherheitsverordnung künftig in regelmäßigen Abständen erforderlich. Nach Vorliegen der Prüfungsergebnisse sind kurzfristig durchzuführende Sofortmaßnahmen nicht auszuschließen.
Vermögenshaushalt 2015
Im Vermögenshaushalt sind der Neubau des Sporthallenkomplexes im Bürgerpark,
die Erweiterung der Otto-Hahn-Realschule, der Neubau der Kindertagesstätte mit
Begegnungsräumen und Räumen zur musealen Betreuung des römischen Streifenhauses sowie der Umbau der ehemaligen Tonofenfabrik zum Museum die größten
Baumaßnahmen.
Zudem sind zusätzliche Zeitanteile im Technischen Gebäudemanagement für die
Landesgartenschau generell, insbesondere neben den Hochbauten im Bürgerpark
für das Haus am See, gebunden.
In der anhängenden Tabelle sind bei umfangreichen Maßnahmen, bei denen verschiedene Gewerke zur Ausführung kommen, gewerkeweise Blöcke und für das Projekt wichtige Meilensteine dargestellt. Zu den jeweiligen Baumaßnahmen werden
über diesen Zeitplan hinaus jeweils detaillierte Bauzeitenpläne mit Darstellung der
Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte erstellt.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2015 -VermögenshaushaltIm Vermögenshaushalt sind in 2015 die wichtigsten Großprojekte, deren Planung erfolgen muss, bzw. mit deren Umsetzung begonnen werden soll, der Umbau der Ton-
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ofenfabrik zum Stadtmuseum mit 2.166.000,- € (Gesamtkosten 4.260.000,- €), der
Neubau des Sporthallenkomplexes im Bürgerpark mit 2.250.000,- € (Gesamtkosten
12,85 Mio. €), die Erweiterung der Otto-Hahn-Realschule mit 4.367.000,- € (Gesamtbaukosten 5,2 Mio. €), der Neubau der Kindertagesstätte mit Begegnungsräumen
und Räumen zur musealen Betreuung des römischen Streifenhauses mit 980.000,- €
(Gesamtkosten 4,38 Mio. €), der Neubau des Haus am See mit 325.000,- € (Gesamtkosten 1.625.000,- €) sowie der Um- und Erweiterungsbau der Kindertagesstätte Max-Planck-Straße mit 401.000,- €.
Darüber hinaus sind im Vermögenshaushalt zahlreiche einzelne Sanierungs- und
Umbaumaßnahmen vorgesehen. So summieren sich beispielsweise alleine im MaxPlanck-Gymnasium die geplanten Maßnahmen auf 275.000,- €. Und weiteren
296.900,- € im Rahmen des Schulsanierungsprogrammes.
In die Sporthallen im Mauerfeld werden 205.000,- € investiert.
Insgesamt stehen im Vermögenshaushalt 2015 einschließlich der noch abzuarbeitenden Haushaltsreste aus 2014, Maßnahmen mit einem Volumen von 13.002.970,€ und weiteren 2.415.000,- € aus Verpflichtungsermächtigungen an.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2015 -Insgesamt Das Gesamtvolumen der Maßnahmen im Gebäudemanagement in 2015 beträgt somit 20.681.170,- €.
In den Haushaltsmitteln nicht erfasst sind die Tätigkeiten im Energiebereich (Bedienung Gebäudeleitzentrale, Erfassung/Überwachung von Energiedaten, etc.), der
Zeitaufwand im Rahmen der Besprechungen und Datenzusammenstellung für die
Bereiche EEA und Klimaschutzkonzept sowie für das Fifty-fifty-Projekt.
Die Unterhaltung und Programmierung der elektronischen Schließanlagen mit derzeit
78 Elektronikzylindern und 800 Transpondern nimmt jährlich immer mehr Zeit in Anspruch. In 2015 werden weitere Gebäude, u. a. das Rathaus, die Ortsverwaltung
Langenwinkel, die Theodor-Heuss-Schule und die Schutterlindenbergschule mit dem
Schließsystem ausgestattet.
Die nachfolgende Tabelle zeigt die in den vergangenen sieben Jahren zu bearbeitenden Volumen für Baumaßnahmen im Hochbaubereich.
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
VerwaltungsHaushalt
VermögensHaushalt
2.910.200,- €
5.339.720,- €
3.668.000,- €
4.313.350,- €
5.818.250,- €
5.336.900,- €
5.263.200,- €
7.489.750,- €
10.770.000,- €
4.606.050,- €
7.497.800,- €
8.302.630,- €
8.200.050,- € 15.417.970,- €
Insgesamt
10.399.950,- €
16.109.720,- €
11.574.050,- €
11.811.150,- €
14.120.880,- €
13.536.950,- € 20.681.170,- €
In den Summen sind die jeweiligen Haushaltsreste des Vorjahres mit einberechnet. In 2010 waren die großen Baumaßnahmen ScheffelGymnasium, Max-Planck-Gymnasium und Bürgerhaus Mietersheim sowie die Maßnahmen im Konjunkturprogramm II des Bundes restabzuwickeln, was im Vergleich die hohe Differenz im Vermögenshaushalt begründet.
Der Vergleich der letzten sieben Haushaltsjahre macht deutlich, dass das Volumen
der Maßnahmen im Hochbaubereich zunehmend hoch ist. Wobei die beschriebenen
zusätzlichen Arbeiten dabei unberücksichtigt sind. Durch die Neu- und Umbaumaßnahmen ist 2015 im Vermögenshaushalt ein enormer Anstieg zu verzeichnen.
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Das permanent hohe Arbeitsaufkommen wird darüber hinaus in den vergangenen
Jahren insbesondere auch an den Resturlaubstagen und der Mehrarbeitszeit der
Mitarbeitenden des Technischen Gebäudemanagement (vormals Hochbauabteilung)
deutlich.
Beschäftigte im Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement
Dem Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement in der Abteilung Gebäudemanagement der Stadt Lahr sind derzeit folgende Beschäftigte zugeordnet:
Qualifikation
Bautechniker/innen Hochbau
Anzahl
3 Stellen
Bautechniker
Architekt/Ingenieur
1 Stelle
2 Stelle
Architektin/Ingenieurin
1 Stelle
Bauzeichnerin
Zuarbeit
(red. 77%)
1 Stelle (50%)
1 Stelle (50%)
Architektin/Ingenieurin
1 Stelle (befristet
Aufgabenfeld
Bauunterhaltung / Entwurfs- und Bauleitungsaufgaben
Haustechnik / Energiebereich
Bauherrenpräsenz/Bauunterhaltung / Entwurfs- und Bauleitungsaufgaben
Bauherrenpräsenz/Bauunterhaltung / Entwurfs- und Bauleitungsaufgaben
Zeichnerische Bearbeitung / Zuarbeiten
Administrative Unterstützung der Sachbearbeitenden im TGM
Betreuung LGS-Projekte
bis 31.12.2018)
Unter Anrechnung der Bautechnikerstelle (Haustechnik/Energiebereich) stehen der
Hochbauabteilung zur Erfüllung der Aufgaben im Verwaltungs- und Vermögenshaushalt somit 7 Ingenieur- und Bautechnikerstellen zur Verfügung.
Hinzu kommt die o. a. Teilzeitstelle einer Bauzeichnerin sowie eine Stelle zur administrativen Unterstützung der Sachbearbeitenden mit 19,5 Stunden/Woche.
Die in 2014 neugeschaffene Stelle eines Projektsteurers im Sachgebiet Kaufmännisches Gebäudemanagement konnte bisher, trotz zweimaliger Ausschreibung, noch
nicht besetzt werden. Gerade bei den größeren Projekten im Vermögenshaushalt
sollte durch die interne Projektsteuerung eine Entlastung der Sachbearbeitenden im
Technischen Gebäudemanagement erreicht werden.
Weitere Projekte und Maßnahmen in der Abteilung Gebäudemanagement 2015
Noch in 2014 wurde die Entscheidung zur Beschaffung einer CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) getroffen. Zur effektiven Nutzung dieser Software
ist in allen Sachgebieten der Abteilung Gebäudemanagement nicht zu unterschätzende Vorarbeit zu leisten. Vorhandene Daten müssen recherchiert, geordnet und für
die Datenbank und die jeweiligen Schnittstellen aufbereitet werden. Zahlreiche Daten
werden zudem neu erhoben werden müssen. Außerdem werden bei allen Mitarbeitenden der Abteilung Gebäudemanagement die erforderlichen Workshops und Schulungen Zeit in Anspruch nehmen.
Im Herbst 2015 ist der Energiebericht für die Jahre 2013 und 2014 zu erstellen.
Das Jahr über müssen sowohl Flucht- und Rettungswegepläne als auch Bestuhlungspläne gezeichnet und überarbeitet, bzw. angepasst werden. Raumbezeichnungen und Wegweisungen müssen permanent aktualisiert werden.
Im Sachgebiet Infrastrukturelles Gebäudemanagement soll in 2015 ein Zwischenbericht über die getroffenen Maßnahmen bezüglich des in 2010 vom Gemeinderat be-
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schlossenen Reinigungsgutachtens erfolgen. Zudem soll ein Hausmeisteraufgabenkatalog aufgestellt, bzw. angepasst werden. Notfallordner für die jeweiligen Objekte
müssen erstellt und gepflegt werden.
Zum Jahresende müssen die Rahmenverträge für die Büromöblierung und die Sitzmöblierung für die Gesamtverwaltung neu ausgeschrieben werden.
In verschiedenen Arbeitsgruppen und Themenfeldern, wie der GIS-Arbeitsgruppe,
beim EEA oder beim Klimaschutzkonzept, bringt das Technische Gebäudemanagement sein Fachwissen ein.
Fazit
Trotz des im Verhältnis zur vorhandenen Personalstärke hohen Investitionsvolumens
mit 20.681.170,- € ist beabsichtigt, die gelisteten Maßnahmen entsprechend der beigefügten Terminpläne umzusetzen. Einzelne Maßnahmen, bzw. deren Fertigstellung,
müssen über das Jahr 2015 hinaus terminiert werden.
Dieser Anspruch kann jedoch nur realisiert werden, wenn keine unvorhergesehenen
Ereignisse eine andere Priorisierung erfordern.
Abhängig ist der Terminplan auch von der Auslastung der Handwerksbetriebe. Die
Fülle an Baumaßnahmen der öffentlichen und privaten Auftraggeber sorgen anhaltend für eine gute Auftragslage bei den Baufirmen. Dies führt derzeit dazu, dass
durch mehrmalige Ausschreibungsverfahren aufgrund fehlender Angebote Verzögerungen eintreten können.
Über die größeren Projekte wird der Gemeinderat entsprechend dem am 27. Januar
2014 beschlossenen Projektmanagement kontinuierlich informiert.
Darüber hinaus wird der Technische Ausschuss, bzw. der Gemeinderat über etwaige
Abweichungen von relevanten Maßnahmen unterrichtet.
Tilman Petters
Silke Kabisch