Beschlussvorlage (Zeitplan Gebäudemanagement 2016)
21. März 2016
Beschlussvorlage
Amt: 603
Kabisch
Datum: 16.02.2016 Az.: 60/603GMKa
Drucksache Nr.: 57/2016
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Abstimmung
Technischer Ausschuss
02.03.2016
vorberatend
öffentlich
Gemeinderat
21.03.2016
beschließend
öffentlich
Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen
Eingangsvermerke
Oberbürgermeister
Erster Bürgermeister
Bürgermeister
Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101
Kämmerei
Rechts- und
Ordnungsamt
Betreff:
Zeitplan Gebäudemanagement 2016
Beschlussvorschlag:
Der Gemeinderat nimmt den Zeitplan für die im Haushaltsjahr 2016 vorgesehenen
Maßnahmen der Abteilung Gebäudemanagement zustimmend zur Kenntnis.
Anlage(n):
Zeitplan 2016
BERATUNGSERGEBNIS
Einstimmig
Sitzungstag:
lt. Beschlussvorschlag
mit Stimmenmehrheit
Bearbeitungsvermerk
abweichender Beschluss (s. Anlage)
Ja-Stimmen
Nein-Stimmen
Enthalt.
Datum
Handzeichen
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Begründung:
Zeitplan Gebäudemanagement 2016
Verwaltungshaushalt 2016
Neben den Neubau- und Erweiterungs- und Umbaumaßnahmen gilt es den Gebäudebestand der städtischen Liegenschaften zu betreuen. Die Unterhaltungsaufwendungen werden durch das Alter, bzw. durch die Sanierungsbedürftigkeit der Gebäude immer aufwändiger. Hinzu kommen vermehrt erhöhte Auflagen, beispielsweise in
puncto vorbeugender Brandschutz, Elektroinstallation, Hygiene (z. B. Trinkwasserverordnung), Unfallverhütung und Einbruchschutz. Die Betreuung der Gebäude und
der darin enthaltenen technischen Anlagen bindet zunehmend Personalkapazität. In
die Gebäudeleittechnik werden sukzessive immer mehr Liegenschaften eingebunden, welche es zu programmieren und zu überwachen gilt.
Im Verwaltungshaushalt (einschließlich Eigenbetrieb Bäder, Versorgung und Verkehr) für das Haushaltsjahr 2016 sind 406 Einzelpositionen für Sanierung-, Gebäudeunterhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen in städtischen Gebäuden vorgesehen. Darin enthalten sind die Maßnahmen resultierend aus Haushaltsresten aus dem
Jahr 2015.
Neben den konkret vorgesehenen Sanierungsmaßnahmen stellen oft die laufenden
Instandhaltungsarbeiten für die Sachbearbeitenden im Technischen Gebäudemanagement einen hohen Zeitaufwand dar.
In Schulen und Kindertagesstätten können insbesondere lärm- und schmutzintensive
Sanierungsmaßnahmen in der Regel nur in den Ferienzeiten umgesetzt werden. Bereits in den Osterferien (5 Werktage) müssen derartige ferienabhängige Maßnahmen
ausgeführt werden, weshalb bereits Anfang des Jahres die Planungen hierfür erstellt
werden mussten, um sofort nach Genehmigung des Haushaltsplanes Aufträge erteilen zu können. Um in den 8 Werktagen der Pfingstferien weitere Arbeiten durchführen, bzw. mit entsprechenden Bauabschnitten beginnen zu können, sind derzeit für
verschiedene Einzelgewerke Leistungsverzeichnisse in Vorbereitung. Durch die Vorbereitungen im ersten Quartal des Jahres können voraussichtlich bereits im April und
Mai Aufträge erteilt werden.
Größere Maßnahmen sind auf die Sommerferien (32 Werktage) und deren Fertigstellung im Einzelfall auf die Herbstferien mit 4 Werktagen terminiert.
Eine Vielzahl von Baumaßnahmen muss jedoch außerhalb der Ferienzeiten stattfinden. Auch in Schulgebäuden und Kindertagesstätten ist dies teilweise aufgrund der
langen Bauzeit und der ineinandergreifenden Abläufe erforderlich, weshalb die Nutzer hier mit Beeinträchtigungen rechnen müssen.
Die zahlreichen Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen sowie Arbeiten wie beispielsweise Fensterreparaturen, Malerarbeiten, Bodenbelagsausbesserungen etc. finden das
ganze Jahr über statt. Diese Arbeiten werden in der Regel über Jahresrahmenverträge abgewickelt.
Im Rahmen der Gebäudeunterhaltung unvorhersehbar anfallende Arbeiten können
zu Verschiebungen der aufgeführten Maßnahmen führen. Genauso können Verzöge-
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rungen im Falle von derzeit nicht vorgesehenen Planungsaufgaben oder größeren
Planungen und Berechnungen im Rahmen der Aufstellung des Haushaltsplanes für
2017 entstehen.
Die einzelnen Baumaßnahmen (einschließlich Gebäudeunterhaltung) sind mit dem
jeweils geplanten Ausführungstermin in der anhängenden Tabelle aufgeführt. Die
Zeiten für zuvor zu erbringende Planungen, die Erstellung der Leistungsverzeichnisse sowie die Ausschreibung und Vergabe der einzelnen Gewerke und deren Abrechnungszeiträume sind hierbei berücksichtigt.
Für einige Maßnahmen aus dem Schulsanierungsprogramm ist in Abstimmung mit
dem Rechnungsprüfungsamt und der Stadtkämmerei angedacht, die Gewerke, die
sich in 2017 wiederholen (z. B. Klassenraumsanierungen) bereits in die diesjährigen
Ausschreibungen aufzunehmen und in den jeweiligen Planungsphasen zu berücksichtigen.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2016 -VerwaltungshaushaltIm Verwaltungshaushalt (einschließlich Eigenbetrieb Bäder, Versorgung und Verkehr) für das Haushaltsjahr 2016 sind einschließlich der Haushaltsreste aus 215 für
Sanierungs-, Gebäudeunterhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen in städtischen
Gebäuden Mittel in Höhe von 6.421.940,- € vorgesehen.
Auf Grundlage des in 2013 und 2014 vom Gemeinderat genehmigten Schulsanierungsprogrammes werden in 2016 im Verwaltungshaushalt Maßnahmen mit einem
Volumen von 1.521.700,- € umgesetzt. Sanierungsmaßnahmen werden daher im laufenden Jahr in fast allen Schulgebäuden stattfinden. Die umfangreichsten Arbeiten
finden in der Luisenschule (Sanierung von Klassenräumen), in der Friedrichschule
(Sanierung von Klassenräumen), in der Theodor-Heuss-Schule (Sanierung Sanitärbereich in der Turnhalle), der Gutenbergschule (Sanierung Sanitäranlagen) und dem
Max-Planck-Gymnasium (Sanierung von Fach- und Klassenräumen) statt.
Vermögenshaushalt 2016
Im Vermögenshaushalt sind die Erweiterung der Otto-Hahn-Realschule und der Umbau der ehemaligen Tonofenfabrik zum Museum die größten Baumaßnahmen.
Zudem sind die Hochbauprojekte im Rahmen der Landesgartenschau, der Neubau
des Sporthallenkomplexes im Bürgerpark, der Neubau der Kindertagesstätte mit Begegnungsräumen und Räumen zur musealen Betreuung des römischen Streifenhauses sowie das Haus am See berücksichtigt.
Im Zuge der Neugestaltung des Bahnhofsvorplatzes soll der Zentrale Omnibusbahnhof (ZOB) in 2016 errichtet werden.
Im Stadtpark werden ein Tiergehege sowie die Futterküche neu gebaut.
Zur Schaffung von Kita- und Krippenplätzen finden im Gebäude Lotzbeckstraße 20
Umbaumaßnahmen statt. In der Geroldsecker Vorstadt soll ein Neubau (Kita mit
Hort) errichtet werden. Auf dem Areal „Altes Kino“ entsteht eine neue Kita, die durch
die Stadt angemietet werden soll. Auch diese Baumaßnahme muss seitens des Gebäudemanagements begleitet werden.
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In der anhängenden Tabelle sind bei umfangreichen Maßnahmen, bei denen verschiedene Gewerke zur Ausführung kommen, gewerkeweise Blöcke und für das Projekt wichtige Meilensteine dargestellt. Zu den jeweiligen Baumaßnahmen werden
über diesen Zeitplan hinaus jeweils detaillierte Bauzeitenpläne mit Darstellung der
Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte erstellt.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2016 -VermögenshaushaltIm Vermögenshaushalt sind in 2016 die wichtigsten Großprojekte der Umbau der
Tonofenfabrik zum Stadtmuseum mit 3.512.900,- € (Gesamtkosten 4.260.000,- €),
die Erweiterung der Otto-Hahn-Realschule mit 3.707.200,- € (Gesamtbaukosten 5,3
Mio. €).
Die Projekte im Rahmen der Landesgartenschau lassen sich derzeit mit folgenden
Kosten beziffern: Der Neubau des Sporthallenkomplexes im Bürgerpark mit
5.500.000,- (Gesamtkosten 15,55 Mio. €), der Neubau der Kindertagesstätte mit Begegnungsräumen und Räumen zur musealen Betreuung des römischen Streifenhauses mit 2.700.000,- € (Gesamtkosten 4,61 Mio. €), der Neubau des Haus am See mit
600.000,- € (Gesamtkosten 1.900.000,- €).
Für den Zentralen Omnibusbahnhof sind Mittel in Höhe von 875.000,- € veranschlagt.
Die Einrichtung der Kita in der Lotzbeckstraße 20 schlägt mit 945.000,- € zu Buche.
Der Neubau des Tiergeheges und der Futterküche belaufen sich auf 540.000,- €.
In 2016 soll die Entwurfsplanung zur Erweiterung der Friedrichschule erfolgen. Zuvor
muss in Vorbereitung der Beauftragung der Planer ein VOF-Verfahren durchgeführt
werden.
Insgesamt stehen im Vermögenshaushalt 2016 einschließlich der noch abzuarbeitenden Haushaltsreste aus 2015, Maßnahmen mit einem Volumen von 20.557.690,€ und weiteren 2.220.000,- € aus Verpflichtungsermächtigungen an.
Haushaltsvolumen Technisches Gebäudemanagement 2016 -Insgesamt Das Gesamtvolumen der Maßnahmen im Gebäudemanagement in 2016 beträgt somit 26.979.630,- €.
In den Haushaltsmitteln nicht erfasst sind die Tätigkeiten im Energiebereich (Bedienung Gebäudeleitzentrale, Erfassung/Überwachung von Energiedaten, etc.), der
Zeitaufwand im Rahmen der Besprechungen und Datenzusammenstellung für die
Bereiche EEA und Klimaschutzkonzept sowie für das Fifty-Fifty-Projekt.
Die Unterhaltung und Programmierung der elektronischen Schließanlagen mit mittlerweile 81 Elektronikzylindern und 865 Transpondern nimmt jährlich immer mehr
Zeit in Anspruch. In 2016 sollen weitere Gebäude ausgestattet werden.
Das Technische Gebäudemanagement ist darüber hinaus zuständig für die Planung
und Beauftragung der Möblierung der städtischen Gebäude.
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Die nachfolgende Tabelle zeigt die in den vergangenen sieben Jahren zu bearbeitenden Volumen für Baumaßnahmen im Hochbaubereich.
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
VerwaltungsHaushalt
VermögensHaushalt
2.910.200,- €
5.339.720,- €
3.668.000,- €
4.313.350,- €
5.818.250,- €
5.336.900,- €
5.263.200,- €
6.421.940,- €
7.489.750,- €
10.770.000,- €
4.606.050,- €
7.497.800,- €
8.302.630,- €
8.200.050,- € 15.417.970,- € 20.557.690,- €
Insgesamt
10.399.950,- €
16.109.720,- €
11.574.050,- €
11.811.150,- €
14.120.880,- €
13.536.950,- € 20.681.170,- €
26.979.630,- €
In den Summen sind die jeweiligen Haushaltsreste des Vorjahres mit einberechnet. In 2010 waren die großen Baumaßnahmen ScheffelGymnasium, Max-Planck-Gymnasium und Bürgerhaus Mietersheim sowie die Maßnahmen im Konjunkturprogramm II des Bundes restabzuwickeln, was im Vergleich die hohe Differenz im Vermögenshaushalt begründet.
Der Vergleich mit den letzten sieben Haushaltsjahren macht deutlich, dass das Volumen der Maßnahmen im Hochbaubereich zunehmend hoch ist. Wobei die beschriebenen zusätzlichen Arbeiten dabei noch unberücksichtigt sind. Durch die vor
beschriebenen Neu- und Umbaumaßnahmen ist in 2016 im Vermögenshaushalt ein
enormer Anstieg zu verzeichnen.
Das permanent hohe Arbeitsaufkommen wird darüber hinaus in den vergangenen
Jahren insbesondere auch an den Resturlaubstagen und der Mehrarbeitszeit der
Mitarbeitenden des Technischen Gebäudemanagement (vormals Hochbauabteilung)
deutlich.
Beschäftigte im Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement
Dem Sachgebiet Technisches Gebäudemanagement in der Abteilung Gebäudemanagement der Stadt Lahr sind derzeit folgende Beschäftigte zugeordnet:
Qualifikation
Bautechniker/innen Hochbau
Bautechniker
Architekt/Ingenieur
Anzahl
3 Stellen
1 Stelle
2 Stelle
Architektin/Ingenieurin
1 Stelle
(red. 77%)
Bauzeichnerin
1 Stelle
Administrative Zuarbeit
(red. 77%)
1 Stelle (red. 50%)
derzeit nicht besetzt
Architektin/Ingenieurin
1 Stelle (befristet bis
Aufgabenfeld
Bauunterhaltung / Entwurfs- und Bauleitungsaufgaben
Haustechnik / Energiebereich
Bauherrenpräsenz/Bauunterhaltung / Entwurfs- und
Bauleitungsaufgaben
Bauherrenpräsenz/Bauunterhaltung / Entwurfs- und
Bauleitungsaufgaben
Zeichnerische Bearbeitung / Zuarbeiten
Administrative Unterstützung der Sachbearbeitenden
im TGM
Betreuung LGS-Projekte
31.12.2018)
Techniker/Ingenieur
1 Stelle
Betreuung LGS-Projekte im Haustechnikbereich
derzeit nicht besetzt
Unter Anrechnung der Bautechnikerstelle (Haustechnik/Energiebereich) stehen der
Hochbauabteilung zur Erfüllung der Aufgaben im Verwaltungs- und Vermögenshaushalt somit 9 Ingenieur- und Bautechnikerstellen zur Verfügung, wobei eine Stelle zur
Betreuung der Haustechnikgewerke der LGS-Projekte noch nicht besetzt werden
konnte. Hinzu kommt die o. a. Teilzeitstelle einer Bauzeichnerin sowie eine Teilzeitstelle zur administrativen Unterstützung der Sachbearbeitenden, die jedoch derzeit
nicht besetzt ist.
Mit dem Stellenplan 2016 sind sowohl eine zusätzliche Ingenieursstelle als auch eine
zusätzliche Hochbautechnikerstelle genehmigt worden. Sobald diese beiden Stellen
besetzt sind, ist eine Entlastung der Sachbearbeitenden zu erwarten und ein strukturelleres Abarbeiten der Maßnahmen möglich.
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In 2015 konnte im Sachgebiet Kaufmännisches Gebäudemanagement die Stelle zur
Projektsteuerung der größeren Bauvorhaben besetzt werden. Sowohl die Projektsteuerung als auch das dazugehörige Berichtswesen einschließlich der Information
des Gemeinderates wird seither bei den Projekten Otto-Hahn-Realschule, Tonofenfabrik und Storchenturm umgesetzt. In 2016 werden weitere Projekte in die Projektsteuerung aufgenommen.
Weitere Projekte und Maßnahmen in der Abteilung Gebäudemanagement 2016
In 2015 wurde eine CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) für die
Abteilung Gebäudemanagement beschafft. Zur effektiven Nutzung dieser Software
war und ist noch in allen Sachgebieten der Abteilung nicht zu unterschätzende Vorarbeit zu leisten. Zahlreiche Daten wurden zwischenzeitlich eingepflegt und sind
noch zu erheben. Die Module Objektmanagement, Flächenmanagement, Energiemanagement, Instandhaltungsmanagement, Mietmanagement, Bauauftragswesen
und Budgetmanagement sind seit Jahresbeginn 2016 (teilweise noch in der Testphase) im Einsatz. Im Laufe des Jahres sollen das Reinigungsmanagement und das
Modul Maßnahmenplanung implementiert werden.
Das Jahr über müssen sowohl Flucht- und Rettungswegepläne als auch Bestuhlungspläne gezeichnet und überarbeitet, bzw. angepasst werden. Raumbezeichnungen und Wegweisungen müssen permanent aktualisiert werden.
Zum Jahresende 2016 müssen die Rahmenverträge für die Jahre 2017 und 2018
(insgesamt 18 Baugewerke, in 42 Ausschreibungen) neu ausgeschrieben werden.
In verschiedenen Arbeitsgruppen und Themenfeldern, wie der GIS-Arbeitsgruppe,
beim EEA oder beim Klimaschutzkonzept, bringt das Technische Gebäudemanagement sein Fachwissen ein.
Derzeit wird ein Klimaschutzteilkonzept für 49 der stadteigenen Liegenschaften erstellt. Für sieben der 49 Einzelgebäude wird eine Feinanalyse erarbeitet. Entsprechend der jeweiligen Situation der einzelnen Gebäude werden im Anschluss an die
gewonnenen Erkenntnisse individuelle Sanierungsoptionen herausgearbeitet, anhand derer das Energieeinsparungspotential ausgeschöpft und der Einsatz erneuerbarer Energie geprüft werden soll. Die Ergebnisse werden Mitte 2016 vorliegen.
Im Sachgebiet Infrastrukturelles Gebäudemanagement wird in 2016 ein Zwischenbericht über die getroffenen Maßnahmen bezüglich des in 2010 vom Gemeinderat beschlossenen Reinigungsgutachtens erfolgen.
Zudem wird ein Hausmeisteraufgabenkatalog aufgestellt, bzw. angepasst werden.
Fazit
Trotz des im Verhältnis zur vorhandenen Personalstärke hohen Investitionsvolumens
mit 26.979.630,- € ist beabsichtigt, die gelisteten Maßnahmen entsprechend der beigefügten Terminpläne umzusetzen. Voraussetzung ist allerdings eine zeitnahe Besetzung der vor genannten, im Stellenplan 2016 vorgesehenen Stellen.
Dieser Anspruch kann auch dann nur realisiert werden, wenn keine unvorhergesehenen Ereignisse eine andere Priorisierung erfordern.
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Abhängig ist der Terminplan auch von der Auslastung der Handwerksbetriebe. Die
Fülle an Baumaßnahmen der öffentlichen und privaten Auftraggeber sorgen anhaltend für eine gute Auftragslage bei den Baufirmen. Dies führt derzeit dazu, dass
durch mehrmalige Ausschreibungsverfahren aufgrund fehlender Angebote Verzögerungen eintreten können.
Über die größeren Projekte wird der Gemeinderat entsprechend dem am 27. Januar
2014 beschlossenen Projektmanagement kontinuierlich informiert.
Darüber hinaus wird der Technische Ausschuss, bzw. der Gemeinderat über etwaige
Abweichungen von relevanten Maßnahmen unterrichtet.
Tilman Petters
Silke Kabisch