Beschlussvorlage (Überlassung von städtischen Veranstaltungsräumen: - Bericht an den Gemeinderat - Änderungen bzgl. der gewidmeten Veranstaltungsräume - Änderung der besonderen Vertragsbedingungen…

                                    
                                        Beschlussvorlage
Amt: 30
Biendl

Datum: 22.11.2016 Az.: 761.40

Drucksache Nr.: 296/2016 1. Ergänzung

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Ausschuss für Soziales, Schulen und
Sport

23.11.2016

vorberatend

nichtöffentlich

Ortschaftsrat Kippenheimweiler

13.12.2016

vorberatend

öffentlich

Ortschaftsrat Langenwinkel

13.12.2016

vorberatend

öffentlich

Ortschaftsrat Sulz

15.12.2016

vorberatend

öffentlich

Ortschaftsrat Mietersheim

15.12.2016

vorberatend

öffentlich

Ortschaftsrat Reichenbach

21.12.2016

vorberatend

öffentlich

Ortschaftsrat Kuhbach

24.01.2017

vorberatend

öffentlich

Gemeinderat

30.01.2017

beschließend öffentlich

Ortschaftsrat Hugsweier

vorberatend

Abstimmung

öffentlich

Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen

20

41

50

60/603

Eingangsvermerke
Oberbürgermeister

Erster Bürgermeister

Bürgermeister

Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101

Kämmerei

Rechts- und
Ordnungsamt

Betreff:

Überlassung von städtischen Veranstaltungsräumen:
- Bericht an den Gemeinderat
- Änderungen bzgl. der gewidmeten Veranstaltungsräume
- Änderung der besonderen Vertragsbedingungen für Turn- und Sporthallen

BERATUNGSERGEBNIS

Sitzungstag:

 Einstimmig  lt. Beschlussvorschlag
 mit Stimmenmehrheit

Bearbeitungsvermerk

 abweichender Beschluss (s. Anlage)

Ja-Stimmen

Nein-Stimmen

Enthalt.

Datum

Handzeichen

Drucksache 296/2016 1. Ergänzung

Seite - 2 -

Beschlussvorschlag:

1. Der Gemeinderat nimmt den Bericht der Verwaltung zu den gemachten Erfahrungen mit der zum 01.01.2014 erfolgten grundlegenden Überarbeitung der Regelungen
zur Überlassung von städtischen Veranstaltungsräumen (Ziff. 1 der Begründung) zur
Kenntnis.
2. Der Gemeinderat beschließt die Änderung der Richtlinie für die Überlassung von
(Veranstaltungs-)Räumen, Bürgerhäusern, Mehrzweckhallen, Turn- und Sporthallen
sowie Gymnastikräumen der Stadt Lahr (städtische Veranstaltungsräume) entsprechend der Anlage 1 zu dieser Vorlage.
3. Der Gemeinderat beschließt die Änderung der Besonderen Vertragsbedingungen
für die Turn- und Sporthallen, die Gymnastikräume und für die sportliche Nutzung
von Mehrzweckhallen der Stadt Lahr/Schwarzwald entsprechend der Anlage 3.

Anlage(n):
Anlage 1:
Anlage 2:
Anlage 3:

Anlage 4:

Änderung der Richtlinie für die Überlassung städtischer Veranstaltungsräume
Richtlinie für die Überlassung städtischer Veranstaltungsräume, derzeitige Fassung
Änderung der Besonderen Vertragsbedingungen für Turn- und Sporthallen, die
Gymnastikräume und für die sportliche Nutzungen von Mehrzweckhallen der
Stadt Lahr/Schwarzwald
Besondere Vertragsbedingungen für Turn- und Sporthallen, die Gymnastikräume
und für die sportliche Nutzungen von Mehrzweckhallen der Stadt
Lahr/Schwarzwald, derzeitige Fassung

Drucksache 296/2016 1. Ergänzung

Seite - 3 -

Begründung:
1. Bericht an den Gemeinderat
a) Einleitung
Die Stadt Lahr betreibt eine Vielzahl von Einrichtungen, in denen verschiedenste Arten von
Veranstaltungen durchgeführt werden können. Die Überlassung dieser Räume erfolgt schon
seit vielen Jahren auf privatrechtlichem Wege über Mietverträge. In seiner Sitzung vom
16. Dezember 2013 hat der Gemeinderat eine grundlegende Überarbeitung der diesbezüglichen Regelungen beschlossen. In Ziffer 6 des Beschlusses wurde die Verwaltung beauftragt,
nach zwei Jahren ab Inkrafttreten über den Stand der Umsetzung und die Auswirkungen der
Änderungen zu berichten. Zur Berichtserstellung wurden alle mit der Vermietung von Veranstaltungsräumen befassten Verwaltungsstellen der Stadt Lahr einschließlich aller Ortsverwaltungen um Erfahrungsberichte gebeten. Auf dieser Grundlage wurde der hier vorliegende B ericht erstellt.

b) Änderungen an der Entgeltordnung
Ein wesentlicher Punkt in den Beratungen im Jahr 2013 war die Frage der Änderungen der
Entgeltordnung und die Erhöhung der Entgelte.
Nach Inkrafttreten der Regelungen kam es vermehrt, in der letzten Zeit aber nur noch hin und
wieder zu Anfragen zur Entgeltabrechnung, in erster Linie aus den Ortsverwaltungen. Vereinzelt werden die Regelungen als zu kompliziert angesehen. Insgesamt hat sich die Anwendung aber eingespielt. Sonderfälle, die nicht eindeutig einer Regelung aus der Entgeltordnung zugeordnet werden konnten, traten auch nur selten auf. Da ohnehin nicht alle Nutzungsmöglichkeiten abschließend geregelt werden können, führt dies aber nicht zu einem
Änderungsbedarf bezüglich der Entgeltordnung. Ggf. können Fälle über die bestehende Auffangregelung, die für nicht in der Entgeltordnung aufgeführte Räume einen Quadratmeterpreis festlegt, gelöst werden.
Bei der Bemessung der Entgelte für öffentliche Räumlichkeiten und Hallen waren im Rahmen
der Neufassung der Entgeltordnung im Jahr 2013 verschiedene Interessenslagen zu berücksichtigen. Einerseits müssen die Entgelte den Nutzern gegenüber angemessen und vertretbar sein, andererseits sind die nicht gedeckten Kosten durch die Bereitstellung der Räumlichkeiten und Hallen durch die Allgemeinheit zu tragen, wodurch die Leistung eines Beitrags
zur Deckung der Kosten durch die Nutzer geboten ist.
Die Kostendeckungsgrade der öffentlichen Räumlichkeiten sind, jeweils in Abhängigkeit der
aus der Beschaffenheit der Gebäude resultierenden Kosten sowie der Nutzungszahlen und
-arten, sehr unterschiedlich. Die Benutzungsentgelte, die nach der Entgeltordnung für die
Benutzung von (Veranstaltungs-)Räumen, Bürgerhäusern, Mehrzweckhallen, Turn- und
Sporthallen sowie Gymnastikräumen der Stadt Lahr (städtische Veranstaltungsräume) abgerechnet werden, nehmen hier nur einen geringen Anteil ein. So beträgt der Kostendeckungsgrad von Veranstaltungsräumen rund 20 % - 40 %, davon entfallen auf die Benutzungsentgelte allerdings lediglich rd. 5 % - 10 %. Sport- und Mehrzweckhallen weisen einen Kostendeckungsgrad zwischen 60 % und 80 % auf. Dies ist allerdings überwiegend auf eine innere
Verrechnung der Stadt Lahr im Rahmen der Schulsportnutzung zurückzuführen. Bereinigt um
diese innere Verrechnung beträgt der Kostendeckungsbeitrag aus Benutzungsentgelten zwischen 2 % und 5 %.

Drucksache 296/2016 1. Ergänzung

Seite - 4 -

Bei der damaligen Bemessung der Entgelte wurde eine durchschnittliche Erhöhung der Entgelte von 10% vorgesehen. Des Weiteren führen die aktuellen Regelungen zu einer konsequenteren Abrechnung bisher nicht berücksichtigter Nutzungsformen sowie zu einer Begrenzung der entgeltfreien und ermäßigten Nutzung auf bestimmte, förderwürdige Bereiche.
Der Vergleich der Zahlen 2012 (vor der Neufassung der Entgeltordnung) und 2015 ergibt eine Steigerung der Einnahmen aus Benutzungsentgelten i.H.v. rd. 20 %. Bezogen auf den
Kostendeckungsgrad aus reinen Benutzungsentgelten bemessen an den Gesamtkosten der
Räumlichkeiten entspricht dies einer Erhöhung von durchschnittlich 5 % auf 8 %.
Die Erhöhungen haben teilweise für Unverständnis, insbesondere bei Vereinen gesorgt. Im
Großen und Ganzen kann aber zwischenzeitlich eine Akzeptanz der Entgelte festgesellt werden.
Seitens der Ortsverwaltung Sulz wurde der Vorschlag gemacht, eine kostenlose Überlassung
von Räumen an alle Jugendgruppen von Lahrer Vereinen und Institutionen zu ermöglichen
und nicht nur wie derzeit für die Jugendgruppen von IG Sport und IG Musik. Zudem wurde
auch die kostenlose Bereitstellung von Räumen für Blutspendeaktionen des DRK angeregt.
Nach den Förderrichtlinien der Stadt Lahr sind derzeit allerdings nur die Jugendgruppen der
IG Sport und der IG Musik besonders förderwürdig. Bei der Neufassung der Entgeltordnung
sollten in diesem Zusammenhang in erster Linie die bis dahin bestehenden Ungleichheiten
zwischen Sport- und Musikvereinen aufgegriffen und ausgeglichen werden, was sich in der
neu gefassten Entgeltordnung in Form von entsprechenden Regelungen niederschlägt. Eine
Anpassung der Entgeltordnung kann nach Auffassung der Verwaltung nicht unabhängig von
den Fördergrundsätzen erfolgen. Daher wären eine Grundsatzbefassung mit dem Thema
„Förderwürdigkeit der Vereine und Institutionen im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit“ und
die entsprechende Anpassung der Fördergrundsätze erforderlich. Von einer Änderung der
Entgeltordnung sollte daher zum jetzigen Zeitpunkt abgesehen werden.
Gleiches gilt für die Überlegung, Räumlichkeiten für Blutspendeaktionen des DRK kostenfrei
zur Verfügung zu stellen. Da die DRK-Ortsvereine bereits über den städtischen Haushalt bezuschusst werden und von einer Refinanzierung bei Blutspendeaktionen auszugehen ist,
sollte gemäß der bestehenden Fördergrundsätze aktuell keine Änderung der Entgeltordnung
erfolgen.
c) Privatveranstaltungen und Lärmproblematik
Ein weiterer bedeutender Aspekt in der Diskussion zur Neuregelung war die Nutzung von
Veranstaltungsräumen für private Feierlichkeiten. Hintergrund war insbesondere eine Konzentration solcher Veranstaltungen im Bürgerhaus Mietersheim und im Aktienhof mit einhergehenden Lärmbelästigungen für die Nachbarschaft. Daher wurde die Anzahl der für private
Veranstaltungen mietbaren Räumlichkeiten deutlich erweitert. Rückmeldungen über konkrete
Probleme, die hieraus entstanden wären, gab es nicht.
Allerdings konnte z.B. im Aktienhof auch kein wesentlicher Rückgang von privaten Veranstaltungen verzeichnet werden, was insbesondere auf die für solche Veranstaltungen guten Bedingungen (z.B. Raumgröße) zurückzuführen sein dürfte. Es werden deutlich mehr Vermi etungen angefragt, als möglich sind. Insofern ist auch die Lärmproblematik nicht vollkommen
verschwunden. Aber auch andere Räumlichkeiten z.B. im Schlachthof, in Hugsweier oder in
Reichenbach werden zwischenzeitlich häufig vermietet, was teilweise auch zu deutlichen
Einnahmesteigerungen geführt hat.

Drucksache 296/2016 1. Ergänzung

Seite - 5 -

d) Sonstiges
Teilweise kam es zu Konflikten, weil Vereine wegen häufigen Einzelveranstaltungen ihre regelmäßigen Termine (Training/Probe) vermehrt verlegen oder absagen mussten. Zwischenzeitlich wurde gegenüber den vermietenden Stellen noch einmal klargestellt, dass es keinen
grundsätzlichen Vorrang von Einzelveranstaltungen vor Dauernutzungen gibt.
Die Vermietung des Pflugsaals (großer Saal) ist derzeit durch die Nutzung des dem großen
Saal vorgelagerten kleinen Saals durch die VHS zu Unterrichtszwecken deutlich eingeschränkt. Hier mussten schon etliche Anmietungswünsche abschlägig beschieden werden,
was auch zu Einnahmeausfällen führt. Schlussendlich ist dies eine Folge der Raumnot der
VHS.
e) Zusammenfassung
Im Großen und Ganzen haben sich damit die beschlossenen Regelungen bewährt und auch
vielfach für mehr Klarheit und eine Gleichbehandlung gesorgt. Mit Ausnahme der mit dieser
Vorlage vorgeschlagenen Änderungen sieht die Verwaltung daher derzeit keinen Handlungsoder Änderungsbedarf.
2. Änderungen bei der Widmung von Räumen
Im Rahmen der Berichtserstellung wurde seitens des Amtes für Soziales, Schulen und Sport
mitgeteilt, dass in der Mensa der Schutterlindenbergschule auch eine „gesellschaftliche Nutzung“ i.S.d. Richtlinie für die Überlassung von städtischen Veranstaltungsräumen möglich ist
und die Widmung entsprechend erweitert werden soll. Außerdem könne die neue Mensa der
Otto-Hahn-Realschule aufgenommen und für gesellschaftliche, kulturelle und politische Nutzungen gewidmet werden.
Darüber hinaus wird voraussichtlich Ende 2017 das Stadtmuseum Tonofenfabrik eröffnet. Im
Museumsgebäude sind auch ein Vortragsraum und ein kleiner Veranstaltungsaal untergebracht. Für diese soll schon jetzt die Widmung festgelegt werden. Vorgesehen ist ein Vorrang
für die museale Nutzung. Im Rahmen der verbleibenden Kapazitäten sollen gesellschaftliche,
kulturelle und politische Nutzungen zugelassen werden.
Die Änderung der Richtlinie für die Überlassung von städtischen Veranstaltungsräumen dient
der Umsetzung dieser Vorschläge. Zudem wird ein redaktioneller Fehler beim Alten Rathaus
berichtigt.Die Widmung der Räume in der Tonofenfabrik soll mit der Eröffnung des neuen
Stadtmuseums in Kraft treten.
Der Ortschaftsrat Sulz hat im Rahmen der Anhörung den Wunsch geäußert, den Schulungsraum in der Ortsverwaltung nicht mehr für politische Zwecke zu nutzen. Dem wird nachgekommen.
Der Vorschlag zur Änderung der Formulierung von § 1 Abs. 4 der Richtlinie in die Formuli erung : „Sämtliche Räume in Schulen sind nur verfügbar, wenn sie durch die Schule nicht genutzt werden“, soll nicht aufgenommen werden. Eine inhaltliche Änderung wäre damit nicht
verbunden, da auch die bisherige Formulierung „ nur außerhalb der Schulzeit“ nicht einen
fest definierte Zeitraum (z.B. 7.00-17.00 Uhr) definiert, sondern von der konkreten Inanspruchnahme durch den Schulbetrieb abhängig ist.

Drucksache 296/2016 1. Ergänzung

Seite - 6 -

3. Änderungen an den Besonderen Vertragsbedingungen für die Turn- und Sporthallen
Die Verwaltung schlägt eine Änderung der Schließregelungen für die Turn- und Sporthallen
während der Ferienzeiten vor. Künftig soll es in der Kernstadt nur noch zwei Alternativen geben: Entweder sind die Hallen grundsätzlich geschlossen oder es erfolgt eine Öffnung auf
Antrag. Bei einer Öffnung der Hallen auf Antrag kann die Verwaltung flexibler entscheiden
und Ferienbelegungen auf eine oder mehrere Hallen optimaler verteilen. Hierdurch können
Personalressourcen wirtschaftlicher verwendet und die allgemeinen Bewirtschaftungskosten
gesenkt werden. In Abstimmung mit dem Gebäudemanagement können die Vereine frühzeitig über Reparaturen oder Sanierungen informiert werden, die nur in den Ferienzeiten durchgeführt werden können. Trainingstage oder Trainingszeiten können den Vereinen weiterhin
zeitnah auch in den Ferien angeboten werden.
Für die Sulzberghalle wünscht der Ortschaftsrat Sulz entsprechend seinem Beschluss in der
Ortschaftsratsitzung vom 17.11.2016 eine Veränderung der bisherigen Regelung. Gewünscht
ist zukünftig eine Öffnung auf Antrag in den Fasnachtsferien (bisher geschlossen) und eine
Schließung der Halle in den Pfingstferien (bisher geöffnet).
Die Ortschaftsräte Langenwinkel und Reichenbach haben im Rahmen der Anhörung zur Vorlage jeweils den Wunsch geäußert die Öffnungszeiten der Hallen in den Ferien in ihrem
Stadtteil ebenfalls zu ändern. Bisher gab es mit Ausnahme des Sportteils der Sulzberghalle
eine einheitliche Regelung für alle Stadtteile (Ziff. 7.2). Dies soll so beibehalten werden. Um
den Wünschen der Ortschaftsräte entgegenzukommen, wird für die gewünschten Öffnungszeiträume (Fasnachtsferien und letzte zwei Wochen der Sommerferien) jeweils eine Öffnung
auf Antrag festgelegt.
Daneben erfolgen einige redaktionelle Änderungen.

Guido Schöneboom

Tobias Biendl