Informationsvorlage (Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei der Stadt Lahr.)
24. September 2018
Information
Amt: 203
Kollmer
Datum: 06.08.2018
Az.: 20/203
Drucksache Nummer:
198/2018
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Abstimmung
Haupt- und Personalausschuss
10.09.2018
zur Kenntnis
nichtöffentlich
Gemeinderat
24.09.2018
zur Kenntnis
öffentlich
Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen
Eingangsvermerke
Oberbürgermeister
Erster Bürgermeister
Bürgermeister
Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101
Kämmerei
Rechts- und
Ordnungsamt
Betreff:
Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei der Stadt Lahr.
Mitteilung:
Der Gemeinderat nimmt die Information über die Einführung der elektronischen
Rechnung (E-Rechnung) bei der Stadt Lahr zur Kenntnis.
BERATUNGSERGEBNIS
Sitzungstag:
Bearbeitungsvermerk
Einstimmig lt. Beschlussvorschlag abweichender Beschluss (s. Anlage)
mit Stimmenmehrheit
Ja-Stimmen
Nein-Stimmen
Enthalt.
Datum
Handzeichen
Drucksache 198/2018
Seite - 2 -
Begründung:
Um den Umstieg auf die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen und die elektronische Rechnungsabwicklung in der Europäischen Union zu erleichtern und zu vereinheitlichen, wurde vom Europäischen Parlament und dem Europäischen Rat eine EU-Richtlinie am 16.04.2014 erlassen. Durch
das Inkrafttreten der E-Rechnungsrichtlinie 2014/55/EU am 26.05.2014 wurden der Empfang, die
Entgegennahme und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen geregelt und somit die Grundlage
für eine einheitliche E-Rechnung gelegt.
Der originäre Anwendungsbereich der Richtlinie erstreckt sich auf Auftragsvergaben, die den Erwerb
von Bauleistungen sowie Lieferungen oder Dienstleistungen im oberschwelligen Vergabebereich
(Bauaufträge: 5.548.000 € bzw. Liefer- und Dienstleistungsaufträge: 221.000 €) betreffen.
Die EU-Richtlinie wurde mittlerweile durch Änderung des E-Governmentgesetzes im nationalen
Recht verankert. Insbesondere durch das Einfügen des §4a EGovG, der den elektronischen Rechnungsempfang regelt und durch die E-Rechnungsverordnung des Bundes wurden die notwendigen
gesetzlichen Voraussetzung in Deutschland zur Umsetzung der E-Rechnung geschaffen.
Das E-Rechnungsgesetz des Bundes wiederrum regelt auch die niederschwelligen Auftragswerte
unterhalb der EU-Ausschreibungsgrenze auf Bundesebene.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist es noch nicht absehbar, wie die einzelnen Bundesländer die Regelungen
vornehmen werden. Kommunen in Deutschland müssen aber die Voraussetzungen dafür schaffen,
dass elektronische Rechnungen ("E-Rechnungen") im oberschwelligen Vergabebereich empfangen und weiterverarbeitet werden können.
Die Umsetzungsfrist ist auf den 18. April 2020 gesetzt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht gleichbedeutend mit einer Rechnung in jeglicher digitaler Form oder eingescannter Papierrechnungen. Eine E-Rechnung hat gewisse Anforderungen an den Inhalt bzw. an
die bestimmte Struktur. Eine E-Rechnung ist ein elektronischer Datensatz im XML-Format sowie ggf.
mit einer PDF-Datei versehen. Als Datenformate wird aktuell die X-Rechnung empfohlen.
E-Rechnungen können der Verwaltung per E-Mail, per DE-Mail, über Portallösungen oder auch über
bidirektionale verschlüsselte Transportwege (HTTPS) zugehen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die flächendeckende Umsetzung der E-Rechnung hat ein großes Einsparpotential für die Verwaltung. Der Einspareffekt kommt aber nur dann zum Tragen, wenn ein elektronischer Rechnungseingangsworkflow(Arbeitsablauf) in die täglichen Geschäftsprozesse implementiert werden kann. Dabei
sollen die elektronischen Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch weiterverarbeitet werden
können.
Verschiedene Literaturen berechnen ein Einsparpotential von 15 - 20 Euro pro Rechnung. Schätzungen der Europäischen Kommission verweisen sogar auf ein noch höheres Einsparpotential zwischen
30 und 40 Euro pro elektronischer Rechnung.1
Die monetären Einspareffekte setzen sich insbesondere zusammen aus Prozessbeschleunigung und
geringerem Personalaufwand in den Facheinheiten, Materialeinsparungen und Ausnutzung aller
Skonti-Effekte.
1
Leitfaden elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, S.38,
https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/e-government/erechnung-leitfaden.html
Drucksache 198/2018
Seite - 3 -
Die oftmals langen Liege- und Transportzeiten werden erheblich reduziert. Zusätzlich gewährleistet
der elektronische Rechnungseingangsworkflow eine bessere Sicht auf die in der Verwaltung eingegangenen Rechnungen und führt zu einem verbesserten Cash-Management.
Durch das maschinelle Auslesen der Rechnungsdaten wird zudem die Fehleranfälligkeit reduziert,
die auf eine große Anzahl an manuellen Prozessschritten zurückzuführen ist.
Was ist zur Umsetzung der E-Rechnung notwendig?
Um das Thema E-Rechnung gezielt in den Prozess zu einer modernen Verwaltung einzubringen,
müssen im Bereich des verwaltungsinternen Rechnungsbearbeitungsprozesses diverse technische
und organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden, um E-Rechnungen empfangen und elektronisch verarbeiten zu können. Neben einem zentralen Rechnungseingang per Mail müssen eine
Scaneinrichtung sowie ein Rechnungseingangsworkflow implementiert werden.
Was ist ein elektronischer Workflow?
Als elektronischer Rechnungseingangsworkflow werden die aufeinander folgenden Arbeitsschritte
verstanden, die vom Rechnungsdatenimport über die Verarbeitung, Kontierung, Prüfung und Buchung bis hin zur Auszahlung erfolgen. Die Arbeitsschritte werden nicht mehr papierbasiert und mittels händischer Unterschrift durchgeführt sondern vollständig elektronisch mittels verschiedener Bearbeitungsebenen abgewickelt.
Umsetzung der E-Rechnung und des elektronischen Rechnungseingangsworkflows bei der
Stadt Lahr
Die Bedeutung der immer schneller werdenden Digitalisierung hat mittlerweile auch den öffentlichen
Sektor erreicht. Um das Rechnungswesen der Stadt Lahr zukunftsfähig zu gestalten, wird in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum ITEOS (ITEOS ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts die aus
den ehemaligen Zweckverbänden KDRS, KIRU KIVBF und der Datenzentrale Baden-Württemberg
hervorgegangen ist und sich in der gemeinsamer Trägerschaft des Land Baden-Württemberg und
den Kommunen befindet) die flächendeckende Umsetzung der elektronischen Rechnung und die
damit verbundene Einführung des elektronischen Rechnungseingangsworkflows vorgenommen.
Dies hat die Projektgruppe „Organisation des Rechnungswesens“, die aus Vertretern der Kämmerei,
der Organisationsabteilung, des Rechnungsprüfungsamtes und des Personalrats, besteht in Abstimmung mit dem Stadtkämmerer in seiner Sitzung vom 27.07.2018 einstimmig beschlossen. Hierzu
wird das angebotene Programm der Firma WMD, das eine Vollintegration in das SAP-Programm besitzt, eingeführt.
Neben den Projektkosten in Höhe von ca. 35.000 € und den Kosten für die OCR Scanner-Software in
Höhe von 15.000 €, wird das Programm Folgekosten, die abhängig von der Anzahl der eingegangenen Rechnungen sind, in Höhe von ca. 50.000 € - 70.000 € jährlich verursachen. Dem gegenüber
steht das auf der Vorderseite erwähnte Einsparpotential, welches aber gegenwärtig monetär nicht
näher beziffert werden kann.
Neben den finanziellen Auswirkungen werden in gewissen Bereichen auch organisatorische Anpassungen notwendig sein. Dies betrifft alle Verwaltungsstellen, die mit dem Anweiswesen in Verbindung
stehen.
Dr. Wolfgang G. Müller
Oberbürgermeister
Jürgen Trampert
Stadtkämmerer