Beschlussvorlage (Vereinheitlichung der Verträge, Entgelte und Produkte der Komm.ONE)

                                    
                                        Beschlussvorlage
Amt: 15
Beckmann

Datum: 30.04.2021 Az.: 048.4/08

Drucksache Nr.: 100/2021

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Abstimmung

Haupt- und Personalausschuss

14.06.2021

vorberatend

öffentlich

Einstimmig

Gemeinderat

28.06.2021

beschließend öffentlich

Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen

Abt. 10/102
erfolgt

Amt 20
erfolgt

Amt 30
erfolgt

Erster Bürgermeister

Bürgermeister

621
erfolgt

Eingangsvermerke
Oberbürgermeister

Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101

Kämmerei

Stabsstelle
Recht

Behandlung in der Vorlagenkonferenz am 02.06.2021, Freigabe durch den Oberbürgermeister

Betreff:

Vereinheitlichung der Verträge, Entgelte und Produkte der Komm.ONE
Beschlussvorschlag:

1. Der Gemeinderat nimmt den Sachverhalt zur Änderung der neuen Benutzungsordnung und die damit verbundene Umstellung der bestehenden rechtlichen Regelwerke für die Begründung und Ausgestaltung der Benutzungsverhältnisse mit
der Komm.ONE zu einem einheitlichen Standard zur Kenntnis. Er stimmt der Anpassung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie der mit der Komm.ONE bestehenden vertraglichen und sonstigen rechtlichen Beziehungen zu.
2. Der Gemeinderat ermächtigt und beauftragt den Oberbürgermeister, alle für die
Vertragsanpassung mit Komm.ONE erforderlichen Erklärungen abzugeben und
entgegenzunehmen und alle Maßnahmen und Handlungen durchzuführen, die zur
Umsetzung der Ziff. 1. zweckmäßig sind. Hiervon ist insbesondere der Abschluss
des öffentlich- rechtlichen Vertrages auf Basis der neuen Benutzungsordnung von
Komm.ONE erfasst.

Anlage(n):
Anlage 0
Satzung der Komm.ONE Anstalt des öffentlichen Rechts zur Regelung der Benutzungsverhältnisse, Stand 23.06.2020/18.09.2020
Vertragsübersicht_1127
Rahmenvertrag Nr. 416905
Entgeltübersicht_1127
BERATUNGSERGEBNIS

Sitzungstag:

 Einstimmig  lt. Beschlussvorschlag
 mit Stimmenmehrheit

Bearbeitungsvermerk

 abweichender Beschluss (s. Anlage)

Ja-Stimmen

Nein-Stimmen

Enthalt.

Datum

Handzeichen

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Angaben über finanzielle und personelle Auswirkungen
☐ Die Maßnahme hat keine finanziellen und personellen (i.S.v. Personalmehrbedarf) Auswirkungen
☐ Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen weniger als 50 T EUR und die dauerhaft entstehenden
Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich weniger als 20 T EUR
☐ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in der Tabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung enthalten oder als Anlage beigefügt
-In diesen Fällen ist die Tabelle nicht auszufüllenFinanzielle und personelle Auswirkungen (Prognose)
☐ Investition

Nicht investive
☐ Maßnahme oder
Projekt
Aufwand/ Einmalig
verminderter Ertrag
Ertrag / Einmalig verminderter Aufwand
SALDO:
Überschuss (+) /
Fehlbetrag (-)

Investition/
Auszahlung
Zuschüsse/Drittmittel
(ohne Kredite)
SALDO: Finanzierungsbedarf:
Eigenmittel oder Kredite
Folgekosten p.a. /
Aufwendungen und Erträge
Aufwand (inklusive Personalmehrkosten, s.u.) /
Verminderung von Ertrag
Ertrag /
Verminderung von Aufwand

2020

2021

2022

2023

2024 ff.

in EUR

Jährlich ab Inbetriebnahme /
nach Abschluss der Maßnahme in EUR
Summe 2019 754.389,00 € ab Juli 2021 794.297,62 €

SALDO: Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)
Personalmehrbedarf (dauerhaft)
Entgeltgruppe/ BeStelle / Bezeichnung
soldungsgruppe
1.
2.
3.
SUMME Personalmehrkosten (dauerhaft)
Ist die Maßnahme im Haushaltsplan berücksichtigt?

Arbeitgeberaufwand p.a.
(Lohn- und Nebenkosten) in EUR

☐Ja, mit den angegebenen Kosten ☒Ja, mit abweichenden Kosten (Erläuterung in der Begründung)
Ist die Maßnahme in der mittelfristigen Planung berücksichtigt?

☐Nein

☐Ja, mit den angegebenen Kosten

☐Nein

☐Ja, mit abweichenden Kosten (Erläuterung in der Begründung)

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Sachdarstellung:
Sachdarstellung:
Die Stadtverwaltung Lahr ist seit vielen Jahren Mitglied im Rechenzentrumszweckverband KIVBF,
vormals Rechenzentrum Freiburg und bezieht umfassende und wesentliche Verfahrens- und Unterstützungsleistungen von dort. Im Jahr 2018 haben sich die drei Rechenzentrumszweckverbände in
Baden-Württemberg zusammengeschlossen und sind mit der Datenzentrale Baden-Württemberg
zum Zweckverband Komm.ONE fusioniert.
Mit der Fusion der drei Rechenzentrumszweckverbände KIVBF, KDRS und KIRU mit der Datenzentrale Baden- Württemberg sind die unterschiedlichen ausgestalteten vertrags- und sonstigen rechtlichen Beziehungen zwischen den einzelnen Zweckverbandsmitgliedern und den alten Zweckverbänden im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf Komm.ONE übergegangen. Hieraus resultierte in der
Übergangsphase die parallele Geltung von mindestens drei unterschiedlichen Regelwerken und
Rechtsbeziehungen zwischen Komm.ONE und den Kunden in Baden- Württemberg.
Ziel der Fusion ist der Erhalt einer wettbewerbs- und zukunftsfähigen kommunalen IT in BadenWürttemberg. Dabei liegt der Fokus auf der dauerhaften Verbesserung von Leistungen (Qualität,
Service und Kosten) für Bestands- und Neukunden, in dem die lokalisierten Synergien in den Leistungsprozessen sukzessive realisiert werden sollen. In einer fast zweijährigen Übergangszeit wurden
die bestehenden Regelwerke und Rechtsverhältnisse zwischen der Komm.ONE und den ehemaligen
getrennten Zweckverbandsmitgliedern fortgeführt sowie die Entgelte für die von den Kunden bezogenen Leistungen nach den damaligen Verbandsgebieten gesplittet, damit kein Verbandsmitglied durch
die Fusion schlechter gestellt wurde. Nunmehr sollen die bestehenden rechtlichen Beziehungen vereinheitlicht, zusammengeführt und auf einen einheitlichen Standard umgestellt werden, um die mit
der Fusion erzielbaren positiven Effekte weiter voranzutreiben.
Zu diesem Zweck hat der Verwaltungsrat der Komm.ONE aufgrund seiner Ermächtigung im ADVZG
in seiner Sitzung am 23.12.2020 (Umlaufverfahren) eine neue Benutzungsordnung als Satzung beschlossen, die das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE unter Einbeziehung
von weiteren Regelwerken regelt, begründet und ausgestaltet.
Damit die weiteren, standardisierten Regelungen in das Benutzungsverhältnis einbezogen werden
können, sieht die Benutzungsordnung für die Begründung des Benutzungsverhältnisses den A bschluss eines öffentlich- rechtlichen Rahmenvertrages vor. Dieser öffentlich- rechtliche Vertrag ist
aufgrund der rechtlichen Vorgaben aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz einmalig schriftlich abzuschließen. Im Anschluss können die weiteren „Einzelaufträge“ nach den Regeln dieses öffentlichrechtlichen Rahmenvertrages und der Benutzungsordnung – wie gewohnt - erteilt werden.
Ausführungen zur Ausgangslage und den Inhalten der weiteren Dokumente:
Angesichts der Vielfalt vertraglicher, teilweise veralteter Regelwerke war ein Auftrag an die
Komm.ONE, auf Basis einheitlicher und standardisierter Regelwerke für Verträge und Produktbeschreibungen größtmögliche Transparenz bei der hoheitlichen Leistungserbringung für ihre Träger
herzustellen. Die bisherigen Regelwerke wurden konsolidiert und entsprechend den rechtlichen Vorgaben aus dem der Komm.ONE zugrundliegenden Gesetzes über die Zusammenarbeit bei der au-

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tomatisierten Datenverarbeitung (ADVZG) angepasst. Daraus ist das nachfolgend aufgeführte Vertragswerk entstanden:

a. die Benutzungsordnung in der Form der Satzung
b. der öffentlich- rechtliche Vertrag in der Form eines Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung der auf die weiteren Dokumente verweist:
c. der Standard- Service Level- Katalog,
d. der Produktkatalog,
e. die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) mit den drei Bestandteilen:
- Allgemeine Auftragsbedingungen,
- Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag,
- Regelungen zur Datensicherheit.
Die Benutzungsordnung enthält Öffnungsklauseln, so dass von der Benutzungsordnung abgewichen
werden kann, wenn und soweit dies in den Bestimmungen für zulässig erklärt wird
Überblick Zeitschiene:
-

01.01.2021 Fortgelten der aktuellen Vertragssituation für Bestandsgeschäft, Umstellung auf
verbindliches Regelwerk und des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei Neugeschäft.
01.07.2021 Migration der aktuellen Bestandsverträge und Einführung des neuen Produkt und
Entgeltkataloges bei allen Kunden auch für das Bestandsgeschäft.
01.01.2023 Integration der EVB- IT Regelungen in das Standard Vertragswerk entsprechend
den Empfehlungen der neuen Arbeitsgruppe aus dem Kreis der Mitgliederbeiräte 4IT.

Portfolio- und Entgeltharmonisierung
Aus der Fusion heraus wurde der Auftrag an die Komm.ONE erteilt, die Produkt- und Entgeltharmonisierung so durchzuführen, dass im Endergebnis folgende Aspekte sichergestellt sind:
-

Im Verbandsgebiet der Komm.ONE AöR zahlen alle Mitglieder für gleiche Produkte und Leistungen gleiche Entgelte.
- Die Entgeltmodelle sollen einer Positionierung der Komm.ONE als IT- Dienstleisterin am Markt
nicht entgegenstehen.
- Die Entgeltmodelle und Entgelte der jeweiligen Produkte sollen mittel- bis langfristig eine eigenständige Refinanzierung ermöglichen.
Das Gesamtergebnis mit Niederschlag im Komm.ONE Produktkatalog stellt insgesamt einen vertretbaren politischen und wirtschaftlichen Kompromiss dar, enthält keine Entgeltsteigerung im Vergleich
zum Status quo 2019 und liefert zwar Umverteilungseffekte, die aber unter Verwendung des virtuellen Eigenkapitals der Regionen angemessen kompensiert werden können.
Über die konkreten Auswirkungen für die Stadt Lahr wurde durch die Komm.ONE bereits im Vorfeld
ausführlich informiert.
In der Anlage haben wir den Kostenvergleich der auf Basis der 2019 von der Stadt Lahr beauftragten
Produkte und Leistungen zur neuen Produkt- und Preisstruktur angefügt. In der Gesamtsumme werden sich die Kosten ab 01.06.2021 gegenüber dem alten Produktkatalog von 754.389 € auf 794.297
€ erhöhen. Dies entspricht ca 5% des bisherigen Betrages.

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Benutzungsordnung
Die Benutzungsordnung on Komm.ONE wurde als Satzung beschlossen und regelt Grundsätze für
das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE. Unter Einbeziehung von den weiteren Regelwerken, die dieses näher ausgestaltet.

Allgemeine Vertragsbedingungen
Diese sind modular aufgebaut und decken integriert die Regelungen für alle relevanten Leistungsbereiche von Komm.ONE ab. Die Regelungen der Vorgängerinstitutionen wurden fortgeschrieben und
konsolidiert. Integriert wurden als weitere Mehrwerte die Regelungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Damit entfällt auch der zusätzliche Abschluss einer ADV- Vereinbarungen.
Standard Servicelevel Katalog
Für eine transparente und verständliche Darstellung der grundlegenden Servicezusagen, die unte rschiedslos für alle Kunden der Komm.ONE und alle deren Produkte gelten, wurde der Standard Servicelevel Katalog erstellt. Dieser wird durch produktbezogene Service Levels ergänzt.
Produktkatalog
Dieser enthält die konsolidierten IT- Leistungen und zughörigen Entgelte von Komm.ONE mit weiteren ergänzenden Informationen
Für die Umstellung der bestehenden Regelwerke auf den neuen einheitlichen Standard ist der einmalige schriftliche Abschluss des öffentlich- rechtlichen Vertrages durch den Oberbürgermeister erforderlich, dessen Ermächtigung und Beauftragung dieser Beschluss insbesondere vorsieht und ermöglichen soll.

Markus Ibert
Oberbürgermeister

Peter Kees
Abteilungsleiter