Beschlussvorlage (Anlage 3 BV 114/2006 Begründung von Mehr- und Minderkosten)
Sitzung: Ortschaftsrat Reichenbach (1. Sitzung)
29. Januar 2024
Beschlussvorlage (Änderung der Hauptsatzung)
Beschlussvorlage (Anlage 0)
Beschlussvorlage (Anlage 1 Satzung zur Änderung der Hauptsatzung 1. Ergänzung)
Beschlussvorlage (Anlage 2 Erläuterungen zur Änderungssatzung 1. Ergänzung)
Beschlussvorlage (Anlage 3 BV 114/2006 Begründung von Mehr- und Minderkosten)
29. Januar 2024
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r—| nlussvorlage ^0^r^~]Datum 26.07.2006 ^fjTiich^ffentiich □ Offenlegung Az. Br/Kr d'personal- | Drucksache Nummer BETEJUGUNGSVEiRMERKE Amt ■ ^VORBERATUNG i/Ortschaftsrat Sitzungstag Stadt Lahr I---- 1 Gemeinderat Abstimmung EINGANGSVERMERKE Oberbürgermeister Handzeichen Rechtsamt 114/2006 Erste Bü^ermeisterin 17.07.2006 einstimmig Bürgermeister " ’ Haupt- und Personaiamt / Abt. 101 Cb'Sc/or/ KäRjprferei Rechtsamt--' Betreff iegründung von Mehr- und Minderkosten Beschlussvorschiag Boi der Schlussabrechnung über erteilte Aufträge, bei denen Vergabesummen über- oder unterschritten werden, wird wie in der Begründung aufgeführt verfah ren. 2 Der Gemeinderatsbeschluss vom 02.07.1984 wird aufgehoben. tehrkostenregelung bei vergleichbaren Städten ______ Sitzungstag:_________ abweichender Beschluss (s. Anlage) Nein-Stimmen Enthalt. Bearbeitungsvermerk Datum Handzeichen h dem derzeitigen Gemeinderatsbeschluss aus dem Jahre 1984 ist bei Schlussabrechnungen über erteilte Aufträge hinsichtlich der Überschreitung der Vergabesumme wie folgt zu verfahren: v Vorlage des Vorgangs an den Gemeinderat oder an den zuständigen be° schließenden Ausschuss zur Nachbewilligung der für die Erhöhung der Ver gabesumme erforderlichen Mittel, wenn die Abrechnungssumme die Verga besumme um mehr als 15% oder mehr als 20.000.- DM überschreitet. b) Vorlage des Vorgangs an den Oberbürgermeister zur Genehmigung der Abweichung von den Beschlüssen des Gemeinderates oder eines beschlie ßenden Ausschusses wenn die Abrechnungssumme die Vergabesumme um mehr als 15% oder nicht mehr als 20.000.- DM überschreitet. c) gei Unterschreitung der Vergabesummen um mehr als 15% oder mehr als 20.000.- DM sind die Gründe dem zuständigen Organ bekannt zu geben. Diese Regelung ist sowohl durch die geänderte Hauptsatzung mit neuer Zu ständigkeitsbegrenzung als auch durch die EURO - Umstellung und das neue Verständnis von verantwortungsvoller Verwaltung und Verlagerung von Kom petenzen im Sinne der Neuen Steuerung nicht mehr zeitgemäß. Die Wertgren zen für die Begründung von Mehr- und Minderkosten sollten 1. ) auf die Eurosätze umgestellt werden. 2. generell erhöht werden. Die Delegation von Aufgaben verbunden mit der höheren Verantwortung soll die entsprechende Führungsebene stärken. Es wird zukünftig noch mehr dar auf ankommen, dass die Massenermitt/ungen bei Ausschreibungen so genau als möglich durchgeführt werden. An den Inhalt der Begründungen von Mehr kosten (meist infolge von Nachträgen) wird ein strenger Maßstab angelegt. Die Begründung von Minderkosten soll dagegen auf ein angemessenes Maß zurückgeführt werden. Die Verwaltung vertritt die Auffassung, dass eine Be gründung nur erforderlich ist bei Aufträgen, welche die Entscheidung der Gre mien verlangen unter Beachtung gewisser Freigrenzen. Dies auch unter dem Gesichtspunkt, dass die Rechnungsprüfung einen formellen Abschluss der Maßnahme für erforderlich hält. Wir schlagen folgende Neuregelung vor: Stufe 1: Auftragsvergaben bis 25.000.-€ (Zuständigkeitskreis Amtsleiter/in, Ortsvorsteher/in) Bei Abrechnungssummen bis 20.000,- € ist keine formelle Begründung von Mehrkosten erforderlich. Überschreitet eine über 20.000,- € liegende Abrech nungssumme die Vergabesumme um mehr als 25% so ist eine Vorlage an den jeweiligen Dezernenten zur Begründung der Mehrkosten und Nachbewilligung ‘ür die Erhöhung der Vergabesumme erforderlichen Mittel notwendig. Im Rah men dieser Stufe der Auftragsvergaben ist die Regelung in Form einer internen Dienstanweisung zu treffen. Stufe2: Auftragsvergaben von 25.000,- € bis 100.000.- € (Zuständigkeitskreis OB Dezernenten, Ortschaftsräte) Überschreitet die Abrechnungssumme die Vergabesumme um mehr als 25% so ist eine Vorlage an den OB/Dezernenten bzw. an den Ortschaftsrat zu fertj' gen zur Nachbewilligung der Erhöhung. Sofern Überschreitungen um mehr als 25% vorliegen und die Zuständigkeitsgrenze von 100.000 € überschritten wird so ist die Nachbewilligung im zuständigen Ausschuss einzuholen. In dieser Stufe sind Minderkosten nicht zu begründen. Stufe 3: Auftragsvergaben von 100.000,- € bis 250.000,- € (Zuständigkeitskreis Ausschüsse) Überschreitet die Abrechnungssumme die Vergabesumme um nicht mehr als 25%, so reicht eine Vorlage an den OB/Dezernenten mit Begründung der Mehrkosten und Nachbewilligung. Zur Vereinfachung des Verfahrens ist bei ei ner Überschreitung der Vergabesumme bis 10.000,- € keine weitere Begrün dung bzw. Nachbewilligung erforderlich. Bei Überschreitungen von mehr als 25% ist die Zuständigkeit des Ausschusses gegeben und soweit erforderlich die nächste Zuständigkeitsgrenze (250.000,- €) zu beachten. Minderkosten sind ab einem Abweichungswert von 25% dem Ausschuss zur Kenntnis zu geben. Stufe 4: Auftragsvergaben von über 250.000,-€ (Zuständigkeitsbereich Gemeinderat) Überschreitet die Abrechnungssumme die Vergabesumme nicht mehr als 15% oder 40.000,- € genügt eine Vorlage an den Oberbürgermeister zur Begrün dung der Mehrkosten und Nachbewilligung. Zur Vereinfachung des Verfahrens ist bei einer Überschreitung der Vergabesumme bis 10.000,- € keine weitere Begründung bzw. Nachbewilligung erforderlich. Bei Überschreitung von mehr als 15% oder mehr als 40.000,- € ist der Vorgang dem Gemeinderat vorzule gen. Minderkosten von mehr als 15% sind zu begründen und dem Gemeinderat zur Kenntnis zu geben. Durch die vorgeschlagenen Regelungen kann erheblicher Verwaltungsaufwand eingespart, das Abrechnungsverfahren wesentlich vereinfacht und die gesamte Bearbeitung der Aufträge rationalisiert werden. Sämtliche Regelungen gelten unter dem Vorbehalt, dass Mittel im Haushalts plan zur Verfügung stehen. Ist dies nicht der Fall, so richtet sich die Bewilligung nach dem Verfahren zur Genehmigung überplanmäßiger Ausgaben. Mehrkostenregelung bei vergleichbaren Städten 1 bis 50.000,- € 50.000,- € bis 100.000,- € > 100.000,-€ Fachbereichsleiter Dezernat/OB GR > 25.000,-€ TA bis 25.000.-€ 25.000,-€ bis 50.000,-€ > 50.000,- € Fachbereichsleiter OB TA bis 30.000,-€ 30.000,-€ bis 200.000,-€ > 200.000,-€ OB TA GR < 50% und <70,000,-€ OB/Dezernat > 50% oder > 70.000,-€ Gremium, das die ursprüngliche Entscheidung getroffen hat keine konkrete Regelung üblicherweise bei Mehrkostenregelung, wenn die HH-Mittel veranschlagt sind Auftragssumme bis 25.000,-€ Abrechnungssumme bis 20.000,-€ > 20.000,-€ mehr als 25% ÜS Gremium Amtsleiter Dezernat 25.000,-€ bis 100.000,- € > 25 % OB/Dezernat/OR 100.000,-€ bis 250.000,- < 25 % OB/Dezernat > 25% Ausschuss > 250.000,-€ < > > 15% u. <20.000,- DM (10.000,-€) > 15% u. > 20.000,- DM (10,000,-€) Unterschreitung >15% u. >20.000,- DM (10.000,-* 15% oder 40.000,-€ 15% oder 40,000,-€ OB GR GR oder beschl. Ausschuss Bekanntgabe