Beschlussvorlage (Einführung eines Zentralen Vormerksystems für Lahrer Kindertageseinrichtungen)

                                    
                                        Beschlussvorlage
Amt: 502
Isenmann

Datum: 14.08.2018 Az.:

Drucksache Nr.: 208/2018

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Abstimmung

Ausschuss für Soziales, Schulen und
Sport

19.09.2018

vorberatend

nichtöffentlich

Haupt- und Personalausschuss

08.10.2018

vorberatend

nichtöffentlich

Gemeinderat

15.10.2018

beschließend

öffentlich

Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen

Eingangsvermerke
Oberbürgermeister

Erster Bürgermeister

Bürgermeister

Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101

Kämmerei

Rechts- und
Ordnungsamt

Betreff:

Einführung eines Zentralen Vormerksystems für Lahrer Kindertageseinrichtungen
Beschlussvorschlag:

1. Zur Vereinfachung der Bedarfsermittlung und Herstellung von Transparenz bei der
Platzvergabe wird das Online-Verfahren „Zentrale Vormerkung“ des Kommunalverbandes für Jugend und Soziales Baden-Württemberg im Jahr 2019 in allen Lahrer
Kindertageseinrichtungen eingeführt.
2. Zeitgleich wird eine Anlaufstelle beim Amt für Soziales, Schulen und Sport eingerichtet, die das Online-Verfahren begleitet sowie ergänzend Eltern und Kita-Leitungen
umfassend über das Platzangebot und das Verfahren zur Vergabe von Plätzen informiert.
3. Zur Erleichterung der Platzvergaben werden einheitliche Vergabekriterien mit allen
Trägern abgestimmt. Die Aufnahme auswärtiger Kinder bleibt im Rahmen freier Kapazitäten nachrangig möglich.
4. Die Platzvergabe erfolgt unverändert durch die Kindertageseinrichtungen.
Anlage:

Darstellung Verfahrensablauf Zentrale Vormerkung

BERATUNGSERGEBNIS

Sitzungstag:

Bearbeitungsvermerk

 Einstimmig  lt. Beschlussvorschlag  abweichender Beschluss (s. Anlage)
 mit Stimmenmehrheit

Ja-Stimmen

Nein-Stimmen

Enthalt.

Datum

Handzeichen

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Begründung:
§ 3 des Kindertagesbetreuungsgesetzes (KiTaG) bestimmt, dass Gemeinden darauf hinzuwirken
haben, dass für alle Kinder ab drei Jahren bis zum Schuleintritt ein Angebot in Kindertageseinrichtungen sowie für Kinder unter drei Jahren alternativ auch in der Kindertagespflege zur Verfügung
steht. Der Rechtsanspruch auf einen Kinderbetreuungsplatz ergibt sich aus § 24 SGB VIII. Für die
jüngste Altersgruppe gilt eine Anmeldepflicht bei der Gemeinde mindestens 6 Monate vor der gewünschten Inanspruchnahme, jedoch auch eine Berücksichtigung kurzfristiger dringlicher Bedarfslagen.
Die Rechtslage umfasst nicht nur die im Gemeindegebiet wohnhaften Kinder sondern prinzipiell
auch weitere Interessenten. Das können z.B. Familien sein, bei denen ein Elternteil in Lahr arbeitet, deren Großeltern hier leben und die Kinder einrichtungsergänzend betreuen oder besondere
pädagogische Angebote der Einrichtung sowie besonders lange Öffnungszeiten. Nach der aktuellen Bedarfsplanung wird für alle Lahrer Kinder im Vorschulalter ein notwendiger Versorgungsbedarf von 95% angenommen.
Eine vollständige Deckung des auf dieser Grundlage rechnerisch ermittelten Bedarfs ist derzeit
nicht möglich. Es fehlt auch an Kapazitäten für kurzfristige Wechselbedarfe. Aktuell wird ein Anstieg des zeitlichen Umfangs der individuellen Betreuungsbedarfe festgestellt. Da ein Regelangebot (31 Wochenstunden, vor- und nachmittags mit Mittagspause) bis zu 28 Kinder umfassen darf,
die durchgehenden Angebote ab der Verlängerten Öffnungszeit (6 Stunden täglich durchgehend)
maximal 25 Kinder und Gruppen mit Ganztagsöffnung (ab 7,5 Stunden täglich) ab einer Belegung
mit 11 Kindern maximal 20 Kinder aufnehmen können, ist die Gesamtzahl der verfügbaren Plätze
unterjährig schwankend und insgesamt nicht ohne Weiteres zu ermitteln. Gerechnet wird in der
Regel mit den maximal zulässigen Plätzen.
Eltern finden es oft schwierig und umständlich, sich einen Überblick über das vorhandene Angebot
an Plätzen in Kindertageseinrichtungen zu verschaffen und ihr Kind passgenau in einer oder mehreren Einrichtungen dezentral persönlich für einen Platz anzumelden. Erfahrungsgemäß haben die
meisten Kindertageseinrichtungen in der Kernstadt eine Warteliste. Um Mehrfachzusagen zu vermeiden, wurde in den vergangenen drei Jahren versucht, über einen persönlichen Meldeabgleich
zwischen den Kindertageseinrichtungen die Platzvergabe systematisch zu steuern und gleichzeitig
durch den Aufbau einer Gesamt-Warteliste unversorgte Kinder zu erfassen. Dies erwies sich als
zeitaufwändig und nur mäßig effizient. Der Gesamtelternbeirat der Lahrer Kindertageseinrichtungen wünscht seit Jahren ein zentralisiertes Anmeldeverfahren für alle Kitas. Diese Absicht wurde
durch die Verwaltung bereits mit der Einführung der Verwaltungssoftware NH-Kita im Jahr 2014
verfolgt, für die ein entsprechendes Online-Modul zur Anmeldung verfügbar gewesen wäre. Das
Vorhaben scheiterte letztlich aber an der Entscheidung der kirchlichen Aufsichtsbehörden, die den
örtlichen Verwaltungs- bzw. Verrechnungsstellen andere Software-Lösungen vorgaben.
Es wird vor dem Hintergrund kontinuierlich ansteigender Kinderzahlen die dringende Notwendigkeit
gesehen, den Echtbedarf an Plätzen genauer zu ermitteln und Eltern gleichzeitig den Zugang zur
Vormerkung zu erleichtern. Dabei soll für die Kindertageseinrichtungen der Verwaltungsaufwand
so gering wie möglich gehalten und vereinheitlicht sowie Angebot und Nachfrage rasch zusammengeführt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden unterschiedliche Möglichkeiten geprüft.
Derzeit besteht im Ortenaukreis noch keine Erfahrung mit einem Online-Verfahren, aber auch
andere Große Kreisstädte, z.B. Offenburg, planen die Einführung.
Bei der Stadt Baden-Baden, die im Vergleich mit Lahr etwas geringere Kinderjahrgänge verzeichnet, derzeit aber sehr dynamisch wächst, wird das Verfahren der Zentralen Vormerkung des KVJS
seit Jahren genutzt und es gibt eine große Zufriedenheit von Seiten der Eltern und der Verwaltung.
Ausgehend von den dortigen Erfahrungen, die der Verwaltung sehr informativ und fachlich fundiert

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vermittelt wurden, wird die Einführung der Zentralen Vormerkung des KVJS für zweckmäßig angesehen. Eine Testversion wird derzeit mit den wichtigsten Funktionen und Einstellungen bezogen
auf die Lahrer Verhältnisse intern erprobt. Alle Trägervertreter wurden am 25.07.2018 über die beabsichtigte Einführung informiert. Insbesondere die kirchlichen Einrichtungen sehen die Notwendigkeit der Einführung als vordringlich an.
Bereits jetzt fragen Eltern häufig beim Sachgebiet Verwaltung der Kindertageseinrichtungen nach,
wenn sich Fragen rund um die Inanspruchnahme eines Kindergarten- oder Krippenplatzes ergeben. Ebenso melden Kindertageseinrichtungen kurzfristig freie Plätze und es wird eine zentrale
Warteliste geführt, die kontinuierlich manuell mit den unterschiedlichen Listen der einzelnen Einrichtungen abgeglichen und aktualisiert werden muss und damit auch sehr fehleranfällig ist. Künftig
soll eine offizielle Anlaufstelle eingerichtet werden, die regelmäßige Sprechzeiten anbietet, um Eltern bei der Vormerkung z.B. bei fehlenden technischen Möglichkeiten oder Sprachbarrieren zu unterstützen. Der zusätzliche Arbeitsaufwand wird derzeit aus dem Personalbestand des Amtes gestemmt. Nach einer Erprobungsphase wird absehbar sein, wie sehr die Servicestelle beansprucht
wird und ob mittelfristig die Einrichtung eines zusätzlichen Arbeitsplatzes notwendig erscheint.
Um hinsichtlich der später durch die Einrichtungen vorzunehmenden Platzzusagen mehr Transparenz zu erzielen, soll die Vormerkung um eine Priorisierungsmöglichkeit durch Kriterien wie z.B.
der Wunsch nach gemeinsamer Betreuung von Geschwistern möglichst in derselben Einrichtung,
nahtloser Übergang von der Krippe in den Kindergarten, fußläufige Erreichbarkeit, Alter eines Kindes bei der Aufnahme o.ä. ergänzt werden (siehe Anlage 1). Die zu berücksichtigten Kriterien und
deren Gewichtung wird mit den Trägern, auch vor dem Hintergrund trägerspezifischer Besonderheiten, abgestimmt. Eine zentrale Platzvergabe würde die Trägerautonomie tangieren und wäre
nicht zielführend, da bei der Verwaltung nicht alle relevanten Informationen z.B. zu älteren oder
jüngeren Geschwisterkindern sowie dem Entwicklungsstand der Kinder vorliegen. Die Einrichtungen sollen bewusst erst im unmittelbaren Austausch mit den Familien prüfen, ob das Platzangebot
im Einzelfall zum Bedarf und den Erwartungen der Familie passt und erst dann die Platzzusage
vermerken.
Die Verwendung des Programms ist voraussichtlich auf Dauer kostenfrei, da sich der KVJS als
Aufsichtsbehörde der Kindertageseinrichtungen im Hinblick auf den gesetzlichen Auftrag der Bedarfsplanung hier als nichtkommerzieller Dienstleister im engeren Sinn versteht. Die Zentrale Vormerkung entspricht den geltenden Datenschutzbestimmungen. Die erhobenen Daten sind von der
Verwaltung insgesamt und von den Eltern hinsichtlich ihrer Anmeldung sowie von den Kitas für die
zu ihrer Einrichtung vorliegenden Vormerkungen einsehbar. Eltern müssen zunächst der Registrierung über das System und einer Datenschutzerklärung zustimmen. Der vorgesehene Anmeldeablauf ist in Anlage 2 zusammengefasst abgebildet. Eine Anleitung dazu wird auf der Homepage
mehrsprachig zur Verfügung stehen. Grundsätzlich ist die Einführung des Systems als Prozess zu
verstehen, der bei Bedarf jederzeit modifiziert und weiterentwickelt werden kann. Über die Erfahrungen mit dem ersten Anwendungsjahr kann im Ausschuss für Soziales, Schulen und Sport berichtet werden.

Guido Schöneboom
Erster Bürgermeister

Senja Töpfer
Amtsleiterin