Beschlussvorlage (Zeitplan Gebäudemanagement 2022)

                                    
                                        Beschlussvorlage
Federführende Stelle: 603
Sachbearbeitung: Kabisch

Drucksache Nr.: 107/2022
Az.:

An der Vorlagenerstellung beteiligte Stellen

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Abstimmung

Vorlagenkonferenz

11.05.2022

vorberatend

nichtöffentlich

Freigabe

Vorlagenkonferenz

18.05.2022

vorberatend

nichtöffentlich

Freigabe

Technischer Ausschuss

01.06.2022

vorberatend

öffentlich

Einstimmig zur
Kenntnis genommen

Gemeinderat

20.06.2022

beschließend

öffentlich

Betreff:
Zeitplan Gebäudemanagement 2022

Beschlussvorschlag:
1. Die dargestellten Planungs- und Ausführungszeiten für die im Haushaltsjahr 2022 vorgesehenen Maßnahmen im Bereich Gebäudemanagement werden zur Kenntnis genommen.
2. Die im Anhang zur Vorlage ohne Ausführungszeiten versehenen Maßnahmen und Projekte werden entsprechend der Stellenbesetzungen in den Sachgebieten Technisches
Gebäudemanagement Projektmanagement und Objektmanagement angegangen.

Zusammenfassende Begründung:
Die in den anhängenden Tabellen mit Planungs- und Ausführungszeiten versehen Maßnahmen und
Projekte sollen trotz des überzogenen Personalschlüssels wie dargestellt umgesetzt werden.
Die in der Vorlage aufgeführten Maßnahmen und Projekte müssen bis zu weiteren
Stellenbesetzungen zurückgestellt werden.
Abhängig ist der Terminplan von der Auslastung der Handwerksbetriebe, der
Ausschreibungsproblematik bezogen auf Baupreissteigerungen sowie der Lieferschwierigkeiten von
Baustoffen.

Begründung für eine nichtöffentliche Beschlussfassung im Gemeinderat:

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Sachdarstellung
Aktuelle Situation und Handlungsnotwendigkeit:
Für das diesjährige Haushaltsvolumen im Bereich Gebäudemanagement - hier insbesondere für die
beiden Sachgebiete Technisches Gebäudemanagement Objektmanagement und Technisches Gebäudemanagement Projektmanagement - wurde sowohl die Personal- als auch die Zeitplanung vorgenommen.

Zielsetzung:
Die in den anhängenden Tabellen mit Planungs- und Ausführungszeiten versehen Maßnahmen und
Projekte sollen trotz des überzogenen Personalschlüssels wie dargestellt umgesetzt werden.
Die in der Vorlage aufgeführten Maßnahmen und Projekte müssen bis zu weiteren Stellenbesetzungen zurückgestellt werden.

Maßnahmen:
Die Maßnahmen wurden den Beschäftigten entsprechend der anhängenden Listen zugeordnet.
Entsprechend der anstehenden Stellenbesetzungen werden die aktuell im Zeitplan mit N.N. versehenen Maßnahmen den neuen Sachbearbeitenden zugeordnet und dafür unterjährig die Planungs- und
Ausführungszeiten nachgeführt.

Alternativ geprüfte Maßnahmen:
Die Planungsleistungen für Hochbauprojekte werden aus Personalkapazitätsgründen überwiegend an
Architekturbüros und Fachplaner vergeben.
Die Auftragshöhe an Architekten- bzw. Ingenieurbüros lag in den letzten Jahren im Durchschnitt bei
1,5 Mio Euro. Die Kosten könnten durch die Leistungserbringung mit städtischem Personal deutlich
gesenkt werden.

Erwartete finanzielle und personelle Auswirkungen:
Die Maßnahme hat keine finanziellen oder personellen (i.S.v. Personalmehrbedarf) Auswirkungen
Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in
der Übersichtstabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung oder als Anlage beigefügt
Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen weniger als 50.000 EUR und die dauerhaft entstehenden Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich weniger als 20.000
EUR

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Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen mehr als 50.000 Euro und/oder die dauerhaft
entstehenden Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich mehr als
20.000 Euro
2022

Einmalige (Investitions-)Kosten

2023

2024

2025

2026 ff.

in EUR

Aufwand / Einmalig verminderter Ertrag / Investition / Auszahlung
Ertrag / Einmalig verminderter Aufwand / Zuschüsse / Drittmittel (ohne Kredite)
SALDO:
Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)

Jährlich ab Inbetriebnahme /
nach Abschluss der Maßnahme in EUR

Jährliche Folgekosten
Aufwand (inkl. dauerhafter Personalmehrkosten) / Verminderung von Ertrag
Ertrag /
Verminderung von Aufwand

SALDO:
Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)
Davon: Dauerhafter Personalmehrbedarf
Stellenbezeichnung, Umfang

Entgelt-/ Besoldungsgruppe

Jährlicher Arbeitgeberaufwand
(Lohn- und Nebenkosten) in EUR

1.
2.

SUMME

Finanzierung:
Ist die Maßnahme im Haushaltsplan berücksichtigt?
Ja, mit den angegebenen Kosten

Ja, mit abweichenden Kosten

Nein

Ist die Maßnahme in der mittelfristigen Planung berücksichtigt?
Ja, mit den angegebenen Kosten

Ja, mit abweichenden Kosten

Nein

Begründung:
Die Abteilung Gebäudemanagement ist für die ordnungsgemäße Erfüllung der im öffentlichen Interesse durchzuführenden kommunalen Bauaufgaben der Stadt Lahr zuständig. Dabei hat das Gebäudemanagement alle Aufgaben des öffentlichen Bauens einschließlich der Leitung, Koordinierung,
Überwachung und Steuerung wahrzunehmen.
Unterstützend werden Leistungen an freiberufliche Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute vergeben. Die Abteilung Gebäudemanagement bleibt – unabhängig von der Verantwortung der freiberuflich Tätigen für die ihnen übertragenen Leistungen – für die ordnungsgemäße Erledigung der Bauaufgabe verantwortlich.
Die Abteilung Gebäudemanagement übernimmt objektbezogene Aufgaben wie Bauherrenaufgaben,
Planungen, Kostenermittlungen und die Bauausführung. Darüber hinaus ist das Gebäudemanagement verantwortlich für objektübergreifende Maßnahmen, welche die Sicherstellung eines einheitlichen und damit nachvollziehbaren sowie transparenten Handelns gewährleisten (Definition von Standards, Mitarbeit bei der Fortschreibung von Regelwerken, Erarbeiten von Konzepten, Vertretung in
den zuständigen Gremien). Zudem erledigt das Gebäudemanagement sonstige bau- und liegenschaftsbezogene Aufgaben, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen oder im Eigeninteresse der Kommune ergeben, ohne dass es sich dabei um konkrete Baumaßnahmen handelt. Hierunter fallen Bege-

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hungen, Prüfungen, Überwachungen, die Begleitung von Zuwendungsmaßnahmen, die Bereitstellung
und Aufbereitung von Fachinformationen, An- und Vermietungen und das Energiemanagement.
Zu berücksichtigen ist, dass es Aufgaben im kommunalen Gebäudemanagement gibt, die nicht extern
delegierbar sind. Dabei handelt es sich um den Kern der Bauherrenleistungen oder die Projektleitung.
Hierzu gehören z. B. die Definition der Bedarfe, die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsaufgaben, die
Erteilung von Aufträgen, der Abschluss von Verträgen, rechtsgeschäftliche Abnahmen und die Leistung von Zahlungen.
Für das diesjährige Haushaltsvolumen im Bereich Gebäudemanagement - hier insbesondere für die
beiden Sachgebiete Technisches Gebäudemanagement Objektmanagement und Technisches Gebäudemanagement Projektmanagement - wurde sowohl die Personal- als auch die Zeitplanung vorgenommen.
Die einzelnen Baumaßnahmen (einschließlich Gebäudeunterhaltung) sind mit dem jeweils geplanten
Ausführungstermin in der anhängenden Tabelle aufgeführt. Die Zeiten für zuvor zu erbringende Planungen, die Erstellung der Leistungsverzeichnisse sowie die Ausschreibung und Vergabe der einzelnen Gewerke und deren Abrechnungszeiträume sind hierbei berücksichtigt.
Durch die Aufgabenfülle, deren Komplexität und insbesondere aufgrund der Personalproblematik
konnten verschiedene Maßnahmen in 2021 nicht durchgeführt oder nicht zum Abschluss gebracht
werden. Daher wurden Maßnahmen, bzw. die damit verbundenen Ermächtigungsübertragungen aus
dem Vorjahr in der Maßnahmenplanung 2022 berücksichtigt.
Im Rahmen der Gebäudeunterhaltung unvorhersehbar anfallende Arbeiten können zu Verschiebungen der dargestellten Maßnahmen führen. Genauso können Verzögerungen im Falle von z. B. Krankheitsausfällen der Sachbearbeitenden auftreten.
Durch die aktuelle Situation kann es bezogen auf die derzeit nicht abschätzbare Baupreissteigerung
zu Ausschreibungsaufhebungen kommen. Dies und die momentanen enormen Lieferschwierigkeiten
von Baustoffen können zu Verschiebungen im Bauablauf führen.
Umzusetzendes Finanzvolumen 2022
Das zu bearbeitende Finanzvolumen ist in den vergangenen Jahren stetig angestiegen, steigt weiterhin, bzw. bleibt auf dem hohen Niveau.
Wobei zusätzliche Arbeiten und Aufgaben, welche im Haushaltsplan nicht abgebildet und daher nicht
mit Summen hinterlegt sind, hierbei noch unberücksichtigt sind.

In den Summen sind die jeweiligen Ermächtigungsübertragungen des Vorjahres mit einberechnet.
Die im Finanzhaushalt 2022 vorgesehenen Verpflichtungsermächtigungen 2023 mit 4 Mio Euro sind in
den 24.030.100,- Euro des Finanzhaushaltes nicht enthalten.

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Stellenschlüssel/Personalbedarf
Die Maßnahmen wurden den Beschäftigten entsprechend der anhängenden Listen zugeordnet.
Bei Projekten in städtischer Bearbeitung wird pro Sachbearbeiter im Technischen Gebäudemanagement von einem Durchschnittswert der Projektsumme mit 1.500.000,- € jährlich, zur Begleitung von
Projekten in Fremdvergabe (Architekten/Fachplaner) mit 4.000.000,- € und für Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen mit 750.000,- € ausgegangen.
Bei der vorliegenden Aufgabenverteilung liegt der Personalschlüssel für die zugewiesenen Maßnahmen und Projekte bei den Sachbearbeitenden durchschnittlich um 60 Prozent über diesen Werten. Es
wird dennoch versucht, die Maßnahmen termingerecht umzusetzen. Ob die Umsetzung realistisch
sein wird, wird sich im jeweiligen Projektverlauf zeigen.
Im vergangenen Jahr wurde vom Gemeinderat die Schaffung zusätzlicher Architekten- und Technikerstellen für die Sachgebiete Technisches Gebäudemanagement Objektmanagement und Projektmanagement beschlossen. Im Januar und Mai 2022 wurden zwei dieser Stellen besetzt. Weitere zusätzliche Stellen wurden im Rahmen des Stellenplanes 2022 bewilligt.
Entsprechend der Stellenbesetzung werden die aktuell im Zeitplan ohne Ausführungszeiten versehenen Maßnahmen den neuen Sachbearbeitenden zugeordnet und dafür unterjährig die Planungs- und
Ausführungszeiten nachgeführt.
Im jetzt vorliegenden Zeitplan sind folgende Maßnahmen und Projekte bis zur Besetzung der offenen
Stellen zurückgestellt:
Ergebnishaushalt:

Finanzhaushalt:

Die Planungsleistungen für Hochbauprojekte werden aus Personalkapazitätsgründen überwiegend an
Architekturbüros und Fachplaner vergeben.

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Die Auftragshöhe an Architekten- bzw. Ingenieurbüros lag in den letzten Jahren im Durchschnitt bei
1,5 Mio Euro. Die Kosten könnten durch die Leistungserbringung mit städtischem Personal deutlich
gesenkt werden.
Die in den anhängenden Tabellen mit Planungs- und Ausführungszeiten versehen Maßnahmen und
Projekte sollen trotz des überzogenen Personalschlüssels wie dargestellt umgesetzt werden.
Die in der Vorlage aufgeführten Maßnahmen und Projekte müssen bis zu weiteren Stellenbesetzungen zurückgestellt werden.
Abhängig ist der Terminplan von der Auslastung der Handwerksbetriebe, der Ausschreibungsproblematik bezogen auf Baupreissteigerungen sowie der Lieferschwierigkeiten von Baustoffen.

Tilman Petters

Silke Kabisch

Anlage(n):
HH 2022 Gesamtliste_Finanzhaushalt_Terminplan
HH 2022 Gesamtliste_Ergebnishaushalt_Terminplan
Anlage 0
Hinweis:
Die Mitglieder des Gremiums werden gebeten, die Frage der Befangenheit selbst zu prüfen und dem Vorsitzenden das Ergebnis mitzuteilen. Ein befangenes Mitglied hat sich in der öffentlichen Sitzung in den Zuhörerbereich zu begeben und in der nichtöffentlichen Sitzung den Beratungsraum zu verlassen.
Einzelheiten sind dem § 18 Abs. 1-5 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg zu entnehmen.