Beschlussvorlage (Präsentation Mitteilungsblatt)

                                    
                                        101 / ZS 01

Haupt- und Personalausschuss

Ratsarbeit, Marketing und Internationales
ZS 01 – Presse / Kommunikation

Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Lahr, 12. Oktober 2023
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Ziele der Beschlussfassung
• Entscheidung, ob die Stadtverwaltung ein Konzept für ein
Mitteilungsblatt für die Kernstadt erarbeiten soll
• bei Zustimmung sind zugleich Richtungsentscheidungen erforderlich,
damit ein konkretes Konzept entwickelt werden kann:
– Inhalte
– Verhältnis zu den bestehenden Mitteilungsblättern der Ortsteile

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr

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Gliederung Vortrag
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Mitteilungsblatt: pro und contra
Finanzierungsmodelle
Inhalte
Varianten
Zeitschiene
Empfehlung

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr

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Argumente für ein Mitteilungsblatt
• Stärken von Print
– übersichtliche, kompakte Information
– regelmäßige, aktive Ansprache direkt ins Haus
– Ergänzung zum digitalen Angebot, bei dem die Stadt in hoher
Konkurrenz zu anderen Informationsanbietern steht
• Schwächen anderer Kanäle
– Website wird nur bei konkreten Anliegen besucht
– Social Media erreicht nur Teilöffentlichkeiten, Datenschutz
– Reichweite der Tageszeitungen sinkt

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr

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Argumente gegen ein Mitteilungsblatt
• nicht für alle Zielgruppen geeignet
• ökologische Aspekte: Papierverbrauch, Druck, Vertrieb
• finanzielle und personelle Ressourcen
– zusätzliche Stellen in der ZS 01 erforderlich
– Anschubfinanzierung zur Markteinführung
– je nach Finanzierungsmodell dauerhafte Produktions- und
Vertriebskosten

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Zusammenfassung pro / contra
• ein – redaktionell zum Teil sehr hochwertig gestaltetes –
Mitteilungsblatt ist in vielen Städten ein wichtiger Baustein der
Öffentlichkeitsarbeit
• ein attraktives Angebot, das Bürgerinnen und Bürger in hoher Zahl
erreicht, erfordert aber finanzielle und personelle Ressourcen

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Finanzierungsmodelle
• Stadt trägt Gesamtkosten: aktive Belieferung aller Haushalte (oder
aller Haushalte mit kostenfreiem Abonnement), aber teuerstes Modell
• kostenpflichtige Abonnements: keine Produktions- und
Vertriebskosten für die Stadt, aber möglicherweise geringe Resonanz
• Kombination: kostenpflichtige Abonnements und städtischer Zuschuss

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Finanzierungsmodelle
• in allen Fällen:
– Anzeigenanteil an der Finanzierung möglich
– Einsparungen an anderer Stelle, z.B. bei öffentlichen
Bekanntmachungen
• bei kostenpflichtigen Abonnements: Anschubfinanzierung zur
Markteinführung sinnvoll – kostenlose Lieferung in alle Haushalte für
einen Probezeitraum
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr

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Inhalte
• gesetzt:
– Themen und Termine der Stadt
• Beschlüsse des Gemeinderats
• Städtische Veranstaltungen und Einrichtungen (Kultur, Bäder,
Museen, VHS etc.)
• Ausschreibungen, Stellen, Bekanntmachungen etc.
• Bürgerservice, Öffnungszeiten
– Mitteilungen anderer Behörden und öffentlicher Einrichtungen
– Inhalte aus den Gemeinderatsfraktionen

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Inhalte
• noch zu klären: Themen und Termine von Vereinen, Kirchen,
Verbänden und sonstigen Organisationen
• nicht möglich: Werbung, Unternehmensberichterstattung

Hinweis: die Berücksichtigung nicht-städtischer Themen und Termine
erhöht den redaktionellen/personellen Aufwand sowie den Umfang der
Publikation – und damit die Kosten
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Varianten
• Mitteilungsblatt für die Kernstadt neben den Mitteilungsblättern der
Ortsteile

• gemeinsames Mitteilungsblatt für Kernstadt und Ortsteile, die jeweils
eigene Seiten erhalten
• gemeinsames Mitteilungsblatt für Gesamtstadt zusätzlich zu den
Mitteilungsblättern der Ortsteile
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Variante 1: Mitteilungsblatt für die Kernstadt
• Vorteile:
– passgenaue Information
– etablierte Mitteilungsblätter in Ortsteilen bleiben erhalten
• Nachteile:
– keine Synergien
– begrenzte Reichweite der Einzelpublikationen
– Frage des Umgangs mit nicht-städtischen Themen im
Mitteilungsblatt für die Kernstadt
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Variante 2: Gemeinsames Mitteilungsblatt für Kernstadt
und Ortsteile
• Vorteile:
– einheitliche Publikation
– Synergien
– hohe Reichweite

• Nachteile:
– hohe Informationsdichte
– Frage des Umgangs mit nicht-städtischen Themen
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Variante 3: Mitteilungsblatt für Gesamtstadt
zusätzlich zu Mitteilungsblättern der Ortsteile
• Vorteile:
– gesamtstädtische Informationen für alle
– hohe Reichweite
– etablierte Mitteilungsblätter bleiben erhalten

• Nachteile:
– zwei Publikationen für Bürgerinnen und Bürger der Ortsteile
– ressourcenintensivstes Modell
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Aktueller Stand in den Ortsteilen
• Vertragsverhältnis über bestehende Mitteilungsblätter läuft bis Ende
2024

• Überlegungen der Ortsteile für ein gemeinsames Mitteilungsblatt,
Entscheidung wird in Abhängigkeit vom Gemeinderatsbeschluss für
die Kernstadt getroffen

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Zeitschiene
• Entscheidung im Gemeinderat am 23. Oktober 2023
• Konzeption für eine Publikation gemäß der getroffenen
Richtungsentscheidungen (Inhalte, Variante)
• Entscheidung des Gemeinderats über das konkrete Konzept samt
Finanzierung und Personal und die damit verbundene öffentliche
Ausschreibung (Frühjahr 2024)
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Zeitschiene
• möglichst zeitnah:
– öffentliche Ausschreibung des Auftrags
– Ausschreibung und Besetzung der zusätzlichen Stellen
• Gemeinderatsbeschluss über Vergabeentscheidung

• gegebenenfalls Kündigung des bestehenden Vertrags über die
Mitteilungsblätter der Ortsteile bis 30. Juni 2024
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Zeitschiene
• Umsetzung der Konzeption mit dem Verlag, der den Zuschlag erhält
• gegebenenfalls Einführung eines neuen Redaktionssystems, bei
gemeinsamer Publikation unter Einbeziehung der Ortsverwaltungen
• Start der neuen Publikation: frühestens Januar 2025

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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr
Empfehlung der Verwaltung
• Begrenzung auf Themen der Stadt, der Gemeinderatsfraktionen sowie
weiterer Behörden und öffentlicher Einrichtungen

• neue Publikation für die Gesamtstadt zusätzlich zu den bestehenden
Mitteilungsblättern in den Ortsteilen
• Entscheidung über das Finanzierungsmodell kann zu einem späteren
Zeitpunkt erfolgen
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Mitteilungsblatt für die Stadt Lahr

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