Beschlussvorlage (Sicherheitsdienstleistungen für städtische Liegenschaften (Rahmenvertrag))
29. Januar 2024
Beschlussvorlage
Federführende Stelle: 603
Sachbearbeitung: Voigtländer
Drucksache Nr.: 251/2023
Az.: 60/603GM-Ka/Voi
An der Vorlagenerstellung beteiligte Stellen
302
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Abstimmung
Technischer Ausschuss
17.01.2024
vorberatend
nichtöffentlich
10 Ja-Stimmen
0 Nein-Stimmen
1 Enthaltung
Gemeinderat
29.01.2024
beschließend
öffentlich
Betreff:
Sicherheitsdienstleistungen für städtische Liegenschaften (Rahmenvertrag)
Beschlussvorschlag:
Die Fa. Cesar Sicherheit GmbH, Kaiserstr. 25, 77933 Lahr/Schwarzwald, erhält den Zuschlag für die Sicherheitsdienstleistungen städtischer Liegenschaften.
Zusammenfassende Begründung:
Seit April 2020 ist die Fa. Guardian Defenders Sicherheitsdienst für die Stadt tätig. Da der
Rahmenvertrag zum 31.03.2024 endet, wurden die Sicherheitsdienstleistungen erneut europaweit ausgeschrieben. Das wirtschaftlichste Angebot reichte die Fa. Cesar Sicherheit
GmbH ein.
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Sachdarstellung
Aktuelle Situation und Handlungsnotwendigkeit:
Um die benötigten Leistungen eines Sicherheitsdienstunternehmens auch weiterhin gewährleisten zu
können, wurden diese zum 01.04.2024 neu ausgeschrieben. Bei einem geschätzten Auftragswert von
ca. 1.175.000,00 € (netto für 4 Jahre) war eine europaweite Ausschreibung notwendig.
Zielsetzung:
Ziel ist der Abschluss eines neuen Rahmenvertrags mit dem wirtschaftlichsten Bieter, der unserem
Anforderungsprofil entspricht.
Erwartete finanzielle und personelle Auswirkungen:
☒ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in
der Übersichtstabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung oder als Anlage beigefügt.
Begründung:
Um dem zunehmenden Vandalismus und dem damit einhergehenden erhöhten Instandsetzungs- und
Reinigungsaufwand (mit der Folge von steigenden Verwaltungs- und Personalkosten) entgegen zu wirken, hatte sich die Stadtverwaltung bereits im Februar 2007 entschlossen, einen privaten Sicherheitsdienst mit der Überwachung der Rathausanlagen zu beauftragen.
Da die Verwaltung auch an weiteren Liegenschaften der Stadt Lahr eine Zunahme von Schadensfällen
beobachten musste, wurde der Sicherheitsdienst im Laufe der Zeit erweitert.
Mittlerweile nimmt der Sicherheitsdienst eine Vielzahl von Aufgaben wahr und ist an insgesamt 25 städtischen Liegenschaften tätig.
Seit April 2020 ist die Fa. Guardian Defenders Sicherheitsdienst für die Stadt tätig. Da der Vertrag zum
31.03.2024 endet, wurden die Sicherheitsdienstleistungen erneut europaweit ausgeschrieben.
Der neue Vertrag umfasst den Dienstleistungszeitraum vom 01.04.2024 bis 31.03.2026. Sollte weder
die Stadt mit einer Frist von 2 Monaten, noch der Auftragnehmer mit einer Frist von 4 Monaten vor
Ablauf den Vertrag kündigen, so verlängert er sich jeweils um 1 weiteres Jahr (maximal bis zum
31.03.2028).
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Die Leistungen des Sicherheitsdienstes sollen ab dem 01.04.2024 an folgenden Orten erbracht werden:
1.
Rathaus 1, Südflügel, Nordflügel, Bürgerbüro, Rathaus 2, Rathausplatz 4 u. 7, 77933 Lahr
2.
Max-Planck-Gymnasium, Max-Planck-Straße 12, 77933 Lahr
3.
Max-Planck-Kindertagheim, Max-Planck-Straße 8, 77933 Lahr
4.
Eichrodtschule, Kaiserstraße 64/1, 77933 Lahr
5.
Musikschule, Lotzbeckstraße 20, 77933 Lahr
6.
Theodor-Heuss-Schule, Dinglinger Hauptstraße 65, 77933 Lahr
7.
Schutterlindenbergschule, Dinglinger Hauptstraße 65, 77933 Lahr
8.
Scheffel-Gymnasium, Otto-Hahn-Straße 7, 77933 Lahr
9.
Verbundschule Lahr, Otto-Hahn-Straße 5, 77933 Lahr
10.
Hallensportzentrum, Martin-Luther-Straße 22, 77933 Lahr
11.
Terrassenbad, Bergstraße 126, 77933 Lahr
12.
Volkshochschule / Mediathek, Kaiserstraße 41, 77933 Lahr
13.
Gutenbergschule, Ahornweg 21, 77933 Lahr
14.
Haus am See, Seepark 1, 77933 Lahr
15.
Kleinspielfeld an der Friedrichschule, Stefanienstraße 33, 77933 Lahr
16.
Sporthalle+, Bürgerpark 1, 77933 Lahr
17.
Kita Am Schießrain, Am Schießrain 1, 77933 Lahr
18.
Stadtpark, Kaiserstr. 105, 77933 Lahr
19.
Jugendbegegnungsstätte Schlachthof, Dreyspringstraße 16, 77933 Lahr
20.
Stadion SC Lahr, Unterer Dammen 25, 77933 Lahr
21.
Stadion Klostermatte, Klostermühlgasse 12, 77933 Lahr
22.
Obdachlosenunterkunft, Biermannstr. 3, 77933 Lahr
23.
Obdachlosenunterkunft, Amelia-Earhart-Str. 16 (ehem. Flugplatzstr. 101), 77933 Lahr
24.
Obdachlosenunterkunft, Karl-Kammer-Str. 4/2, 77933 Lahr
25.
Unterkunft f. Personen in der Anschlussunterbringung, Rainer-Haungs-Straße 33/35, 77933 Lahr
Der Nachweis des Sicherheitsdienstes wird über ein Wächterkontrollsystem erbracht. Hierfür wird der
Dienstleister an allen betreffenden Liegenschaften Kontrollpunkte einrichten. Die Kosten für die Installation sowie laufende Kosten des Wächterkontrollsystems sind in der Angebotssumme enthalten.
Der Revierwachdienst wird überwiegend an 365 Tagen im Jahr ausgeführt und enthält im Wesentlichen
folgende Aufgaben:
-
Streifendienst
-
Überwachung und Kontrolle vor Ort, insbesondere Verschlusskontrolle aller Zugangstüren
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-
Ausübung des Hausrechts, Erteilung/Kontrolle auf Einhaltung von Hausverboten, Durchsetzung
der Hausordnung
-
Schließdienst (innen und außen)
-
Präventive Gefahrenabwehr (Präsenz zeigen)
-
Verschluss offener Fenster, Türen und Tore
-
Abschalten von Beleuchtungen, abgesehen der Notbeleuchtung
-
Meldung von Schäden oder Einbrüchen an die Rufbereitschaft
-
Wöchentliche Berichterstattung (Zusammenfassung über Vorkommnisse)
-
Nachweis durch Wächterkontrollsystem
-
Teilnahme an Besprechungen, Austausch mit Gebäudemanagement/Polizei/Kommunaler
Ordnungsdienst/Abteilung Öffentliche Sicherheit und Ordnung
In den letzten Jahren stieg der Bedarf an Sicherheitsdienstleistungen in den Obdachlosenunterkünften
sowie der Unterkunft für Personen in der Anschlussunterbringung beträchtlich. Bereits in der jetzigen
Vertragsperiode waren und sind mehrstündige Präsenzzeiten des Sicherheitsdienstes in den Unterkünften notwendig (aus Sicherheitsgründen immer mit zwei Mitarbeitern). Im Zuge dessen wurde der
Revierplan optimiert, umgeschichtet und in zwei Aufgabenteile gesplittet: eine Streife (mit zwei Mitarbeitern) nur für die Unterkünfte und eine weitere Streife (mit einem Mitarbeiter) für die restlichen städtischen Liegenschaften.
Durch das gestiegene Aufgabenspektrum wurde im Ausschreibungsverfahren beim zu benennenden
Einsatzleiter eine höhere Qualifikation als bisher vorausgesetzt. Seit 2019 gibt es ein bundesweites,
behördliches Bewacherregister, in dem alle Betriebe und deren Mitarbeiter hinterlegt sein müssen.
Diese Neuerung wurde berücksichtigt und in den Vertrag übernommen. Die erforderlichen Qualifikationen des Bieters wurden geprüft.
Insgesamt gingen bis zum 15.12.2023 sieben Angebote bei der Vergabestelle ein:
Ein Angebot wurde vom Verfahren ausgeschlossen, da erforderliche Nachweise trotz Aufforderung
nicht eingereicht wurden.
1. Cesar Sicherheit GmbH:
223.666,93 € brutto/jährlich
2. Zweitplatzierter Bieter:
410.860,05 € brutto/jährlich
3. Drittplatzierter Bieter:
451.132,45 € brutto/jährlich
4. Viertplatzierter Bieter:
451.734,70 € brutto/jährlich
5. Fünftplatzierter Bieter:
508.262,92 € brutto/jährlich
6. Sechstplatzierter Bieter:
697.054,40 € brutto/jährlich
Die Firma Cesar Sicherheit GmbH hat die Auskömmlichkeit ihres Angebotes bestätigt.
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Die Stadtverwaltung schlägt nach rechnerischer und fachlicher Prüfung vor, den Auftrag an die Firma
Cesar Sicherheit GmbH zu einem jährlichen Angebotspreis in Höhe von 223.666,93 € brutto zu vergeben.
Tilman Petters
Bürgermeister
Silke Kabisch
Abteilungsleitung
Anlage(n):
2024_01_08 Anlage 0
Hinweis:
Die Mitglieder des Gremiums werden gebeten, die Frage der Befangenheit selbst zu prüfen und dem Vorsitzenden das Ergebnis mitzuteilen. Ein befangenes Mitglied hat sich in der öffentlichen Sitzung in den Zuhörerbereich zu begeben und in der nichtöffentlichen Sitzung den Beratungsraum zu verlassen.
Einzelheiten sind dem § 18 Abs. 1-5 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg zu entnehmen.