Beschlussvorlage (Neubau SportKita Dammenmühle Vergabe von Planungsleistungen - Objektplanung: Gebäude und Innenräume - Fachplanung: Technische Gebäudeausrüstung)

                                    
                                        Beschlussvorlage
Federführende Stelle: 603
Sachbearbeitung: Müllerleile

Drucksache Nr.: 60/2024
Az.: 60/603GM-Ka/Mü

An der Vorlagenerstellung beteiligte Stellen

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Abstimmung

Technischer Ausschuss

10.04.2024

vorberatend

nichtöffentlich

10 Ja-Stimmen
0 Nein-Stimmen
4 Enthaltungen

Gemeinderat

22.04.2024

beschließend

öffentlich

Betreff:
Neubau SportKita Dammenmühle
Vergabe von Planungsleistungen
- Objektplanung: Gebäude und Innenräume
- Fachplanung: Technische Gebäudeausrüstung

Beschlussvorschlag:
Das Architekturbüro Ruch&Partner aus Bad Krozingen erhält den Auftrag für die Leistungsphasen 1-4 der Objektplanung Gebäude und Innenräume (Architektenleistungen).
Das Ingenieurbüro IST EnergiePlan aus Müllheim erhält den Auftrag für die Leistungsphasen 1-4 der Fachplanung Technische Ausrüstung.

Zusammenfassende Begründung:
In dem zweiphasigen VgV-Verfahren konnte das Architekturbüro Ruch & Partner aus Bad
Krozingen sowie das Ingenieurbüro IST EnergiePlan aus Müllheim, mittels ihres eingereichten Lösungsvorschlages, des schriftlichen Angebots und der persönlichen Büropräsentation in der Verhandlungsphase überzeugen.

Begründung für eine nichtöffentliche Beschlussfassung im Gemeinderat:

Drucksache 60/2024

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Sachdarstellung
Im Zuge der Weiterentwicklung des Sportzentrums Dammenmühle wurde vom Gemeinderat am
05.07.2022 einstimmig beschlossen, den Neubau einer SportKita inkl. eines gemeinsamen Vereinsbereichs in einem Gebäude zu verwirklichen.
Hierzu wurden die Planungsleistungen für die Objektplanung Gebäude und Innenräume und die
Fachplanung Technische Gebäudeausrüstung ausgeschrieben.

VgV-Verfahren:
Die Vergabe von freiberuflichen Leistungen für öffentliche Auftraggeber, wie Architekten- und Ingenieurleistungen, unterliegen ab einem Schwellenwert von 221.000 € netto der VgV (Vergabeverordnung
über die Vergabe öffentlicher Aufträge).
Für den Schwellenwert ist die Addition aller Planungsleistungen einer Maßnahme maßgebend. Das
im Vorfeld ermittelte Honorar für die beiden oben genannten Planungsleistungen liegt mit rund
1.020.000€ eindeutig über dem Schwellenwert. Somit wurde eine Europaweite Ausschreibung notwendig.
Um eine enge Zusammenarbeit der Planungsbüros bereits in der Entwurfsphase zu gewährleisten,
wurde entschieden, diese Planungsleistungen interdisziplinär (Objektplanung und Technische Gebäudeausrüstung) auszuschreiben.
Das VgV-Verfahren wurde in 2 Phasen durchgeführt. (Phase 1: Teilnahmewettbewerb; Phase 2:
Verhandlungsverfahren mit Lösungsvorschlägen).

Phase 1: Teilnahmewettbewerb
Die Veröffentlichung erfolgte am 07. Dezember 2023.
Bis zum Einreichungstermin am 15. Januar 2023 gingen 5 Teilnahmeanträge fristgerecht ein.
Die eingereichten Teilnahmeanträge wurden, nach der Vorprüfung durch die Vergabestelle, bei welcher allgemeine Ausschlusskriterien überprüft wurden, an das Auswahlgremium weitergegeben. Das
Auswahlgremium setzt sich aus fachlich qualifizierten Mitarbeitern der Stadt Lahr aus dem Amt für Soziales, Schulen und Sport sowie dem Stadtbauamt zusammen.
Am 18.01.2024 trat das Auswahlgremium zusammen um die Teilnahmeanträge zu bewerten. Neben
allgemeinen abgefragten Angaben zum Büro wurde die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Umsatz) sowie auch vor allem die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen,
Kosten, Qualität, Termine) bewertet.
Die drei Teilnahmeanträge mit der höchsten Punktzahl wurden für die Bewertungsphase 2 zugelassen.

Drucksache 60/2024

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Phase 2: Verhandlungsverfahren mit Lösungsvorschlägen
In der Phase 2 soll auf Grundlage der Bewertung der anstehenden Lösungsfindung, der Bewertung
des eingereichten Honorars, sowie der Bewertung der Büropräsentation eine Empfehlung zur Vergabe der Planungsleistungen ausgesprochen werden.
Den drei ausgewählten Teilnahmeanträge mit der höchsten Punktzahl aus Phase 1 wurden am
31.01.2024 die Unterlagen für die Phase 2 ausgegeben. In diesen Unterlagen wurde die Aufgabenstellung für die anstehende Entwicklung des Lösungsvorschlages in Hinblick auf das Gebäude der
SportKita mit dem Vereinsbereich, sowie die städtische Eingliederung genauer definiert und dargestellt. Rückfragen hierzu konnten bis zum 15.02.2024 gestellt werden.
Bis zum 11.03.2024 hatten die Teilnehmergemeinschaften Zeit, um die Angebotsunterlagen sowie
ihren Lösungsvorschlag auszuarbeiten und abzugeben. Mit der Abgabe der Modelle am 15.03.2024
wurde die Lösungsfindung abgeschlossen.
Nachdem kein Angebot aus formalen Kriterien ausgeschlossen werden musste, wurden die 3 anonym eingereichten Lösungsvorschlägen durch die Vorprüfung begutachtet und analysiert. Am
20.03.2024 wurden die Lösungsvorschläge dem Auswahlgremium vorgelegt, welches dann in einer
intensiven Diskussion die Rangfolge festlegte. Bei der Festlegung der Rangfolge wurde vor allem
die Einhaltung des vorgegebenen Raumprogramms, sowie die Baukonstruktion mit den zu erwartenden Kosten bewertet.
Zu den abschließenden Büropräsentationen am 22.03.2024 wurden alle 3 Teilnehmergemeinschaften eingeladen und vor dem Auswahlgremium angehört. Jeweils beide Fachrichtungen jeder Teilnehmergemeinschaft konnte hierbei die Projektleiter, deren Stellvertreter und auch den voraussichtlichen Bauleiter persönlich vorstellen. Hierbei wurden auch Themen hinsichtlich der künftigen Projektentwicklung in der Planungs- und Ausführungsphase, der Termin- und Kostenverfolgung, sowie
eigenen ökologischen Ansätzen dargestellt. Nach einigen Rückfragen durch das Auswahlgremium
wurde eine abschließende Bewertung durch dasselbige durchgeführt.
Bis zum 26.03.2024 hatten die Teilnehmergemeinschaften nochmals Zeit ihr vorgeschlagenes Honorar zu bestätigen, bzw. nochmals final zu überarbeiten.
Nach der Zusammenfassung aller maßgebenden Bewertungen ergab sich folgende Punkteauswertung:
Honorar
Bewerber- gemeinschaft

Ruch & Partner
IST EnergiePlan
2. Bewerber
3. Bewerber

Gesamt- punktzahl
Phase 2
(max. 965 Pkt.)

Objektplanung
LPH 1 bis 9
(brutto)

Technische Ausrüstung
LPH 1 bis 9
inkl. Monitoring
(brutto)

Rangfolge
Vorentwurf

876 Pkt.

511.631,54€

465.854,97€

1. Rang

699 Pkt.
610 Pkt.

563.917,35€
563.917,35€

482.577,93€
537.746,80€

3. Rang
2. Rang

Drucksache 60/2024

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Die Verwaltung empfiehlt somit folgende stufenweise Beauftragung:
Das Architekturbüro Ruch & Partner aus Bad Krozingen erhält den Auftrag für die Leistungsphasen
1-4 der Objektplanung Gebäude und Innenräume (Architektenleistungen) gem. HOAI §§34-37 (voraussichtliches Honorar: 140.601,03 €)
Das Ingenieurbüro IST EnergiePlan aus Müllheim erhält den Auftrag für die Leistungsphasen 1-4
der Fachplanung Technische Ausrüstung gem. HOAI §§53-56 (voraussichtliches Honorar:
125.509,76 €)

Guido Schöneboom
Erster Bürgermeister

Silke Kabisch
Abteilungsleitung

Drucksache 60/2024

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Erwartete finanzielle und personelle Auswirkungen:
☐ Die Maßnahme hat keine finanziellen oder personellen (i.S.v. Personalmehrbedarf) Auswirkungen
☐ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in
der Übersichtstabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung oder als Anlage beigefügt
☐ Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen weniger als 50.000 EUR und die dauerhaft entstehenden Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich weniger als 20.000
EUR
☐ Die einmaligen (Investitions-)Kosten betragen mehr als 50.000 Euro und/oder die dauerhaft
entstehenden Folgekosten inklusive der Personalmehrkosten betragen jährlich mehr als
20.000 Euro
2022

Einmalige (Investitions-)Kosten

2023

2024

2025

2026 ff.

in EUR

Aufwand / Einmalig verminderter Ertrag / Investition / Auszahlung
Ertrag / Einmalig verminderter Aufwand / Zuschüsse / Drittmittel (ohne Kredite)
SALDO:
Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)

Jährlich ab Inbetriebnahme /
nach Abschluss der Maßnahme in EUR

Jährliche Folgekosten
Aufwand (inkl. dauerhafter Personalmehrkosten) / Verminderung von Ertrag
Ertrag /
Verminderung von Aufwand

SALDO:
Überschuss (+) / Fehlbetrag (-)
Davon: Dauerhafter Personalmehrbedarf
Stellenbezeichnung, Umfang

Entgelt-/ Besoldungsgruppe

Jährlicher Arbeitgeberaufwand
(Lohn- und Nebenkosten) in EUR

1.
2.

SUMME

Finanzierung:
Ist die Maßnahme im Haushaltsplan berücksichtigt?
☒Ja, mit den angegebenen Kosten

☐Ja, mit abweichenden Kosten

☐Nein

Ist die Maßnahme in der mittelfristigen Planung berücksichtigt?
☐Ja, mit den angegebenen Kosten

☐Ja, mit abweichenden Kosten

☐Nein

Begründung:

Anlage(n):
Anlage_0
Hinweis:
Die Mitglieder des Gremiums werden gebeten, die Frage der Befangenheit selbst zu prüfen und dem Vorsitzenden das Ergebnis mitzuteilen. Ein befangenes Mitglied hat sich in der öffentlichen Sitzung in den Zuhörerbereich zu begeben und in der nichtöffentlichen Sitzung den Beratungsraum zu verlassen.
Einzelheiten sind dem § 18 Abs. 1-5 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg zu entnehmen.