Beschlussvorlage (Terminplan Maßnahmen Gebäudemanagement 2023)
15. Mai 2023
Beschlussvorlage
Federführende Stelle: 603
Sachbearbeitung: Kabisch
Drucksache Nr.: 78/2023
Az.: 60/603Ka
An der Vorlagenerstellung beteiligte Stellen
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Abstimmung
Technischer Ausschuss
10.05.2023
vorberatend
öffentlich
13 Ja-Stimmen
0 Nein-Stimmen
1 Enthaltung
Gemeinderat
15.05.2023
beschließend
öffentlich
Betreff:
Terminplan Maßnahmen Gebäudemanagement 2023
Beschlussvorschlag:
1.
Die dargestellten Planungs- und Ausführungszeiten für die im Haushaltsjahr 2023
vorgesehenen Maßnahmen im Bereich Gebäudemanagement werden zur Kenntnis
genommen.
2.
Die gelisteten Maßnahmen ohne Ausführungszeiten werden entsprechend der
Stellenbesetzungen in den Sachgebieten Technisches Gebäudemanagement
Projektmanagement und Objektmanagement angegangen.
Zusammenfassende Begründung:
Die Abteilung Gebäudemanagement ist für die ordnungsgemäße Erfüllung der im
öffentlichen Interesse durchzuführenden kommunalen Bauaufgaben der Stadt Lahr
zuständig. Dabei hat das Gebäudemanagement alle Aufgaben des öffentlichen Bauens
einschließlich der Leitung, Koordinierung, Überwachung und Steuerung wahrzunehmen.
Die einzelnen Baumaßnahmen (einschließlich Gebäudeunterhaltung) für das Haushaltsjahr 2023 sind mit dem jeweils geplanten Ausführungstermin in der anhängenden Tabelle
aufgeführt.
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Sachdarstellung
Aktuelle Situation und Handlungsnotwendigkeit:
Zielsetzung:
Maßnahmen:
Alternativ geprüfte Maßnahmen:
Erwartete finanzielle und personelle Auswirkungen:
☒ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in
der Übersichtstabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung oder als Anlage beigefügt
Begründung:
Die Abteilung Gebäudemanagement ist für die ordnungsgemäße Erfüllung der im
öffentlichen Interesse durchzuführenden kommunalen Bauaufgaben der Stadt Lahr
zuständig. Dabei hat das Gebäudemanagement alle Aufgaben des öffentlichen Bauens einschließlich
der Leitung, Koordinierung, Überwachung und Steuerung wahrzunehmen.
Unterstützend werden Leistungen an freiberufliche Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute vergeben. Die Abteilung Gebäudemanagement bleibt – unabhängig von der Verantwortung der freiberuflich Tätigen für die ihnen übertragenen Leistungen – für die ordnungsgemäße Erledigung der Bauaufgabe verantwortlich.
Die Abteilung Gebäudemanagement übernimmt objektbezogene Aufgaben wie
Bauherrenaufgaben, Planungen, Kostenermittlungen und die Bauausführung. Darüber hinaus ist das
Gebäudemanagement verantwortlich für objektübergreifende Maßnahmen, welche die Sicherstellung
eines einheitlichen und damit nachvollziehbaren sowie transparenten Handelns gewährleisten (Definition von Standards, Mitarbeit bei der Fortschreibung von Regelwerken, Erarbeiten von Konzepten,
Vertretung in den zuständigen Gremien). Zudem erledigt das Gebäudemanagement sonstige bauund liegenschaftsbezogene Aufgaben, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen oder im Eigeninteresse der Kommune ergeben, ohne dass es sich dabei um konkrete Baumaßnahmen handelt. Hierunter fallen Begehungen, Prüfungen, Überwachungen, die Begleitung von Zuwendungsmaßnahmen, die
Bereitstellung und Aufbereitung von Fachinformationen, An- und Vermietungen und das Energiemanagement.
Zu berücksichtigen ist, dass es Aufgaben im kommunalen Gebäudemanagement
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gibt, die nicht extern delegierbar sind. Dabei handelt es sich um den Kern der Bauherrenleistungen
oder die Projektleitung. Hierzu gehören z. B. die Definition der Bedarfe, die Haushalts-, Kassen- und
Rechnungsaufgaben, die Erteilung von
Aufträgen, der Abschluss von Verträgen, rechtsgeschäftliche Abnahmen und die
Leistung von Zahlungen. Für das diesjährige Haushaltsvolumen im Bereich Gebäudemanagement hier insbesondere für die beiden Sachgebiete Technisches Gebäudemanagement Objektmanagement und Technisches Gebäudemanagement Projektmanagement - wurde sowohl die Personal- als
auch die Zeitplanung vorgenommen.
Die einzelnen Baumaßnahmen (einschließlich Gebäudeunterhaltung) für das Haushaltsjahr 2023 sind
mit dem jeweils geplanten Ausführungstermin in der anhängenden Tabelle aufgeführt.
Die Zeiten für zuvor zu erbringenden Planungen, die Erstellung der Leistungsverzeichnisse sowie die
Ausschreibung und Vergabe der einzelnen Gewerke und deren Abrechnungszeiträume sind hierbei
berücksichtigt.
Verwaltungs/ErgebnisHaushalt
Vermögens/FinanzHaushalt
Insgesamt
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
5.336.900,- €
5.263.200,- €
6.421.940,- €
6.687.730,- €
8.447.470,- €
12.451.550,- €
7.162.300,- €
7.416.950,- €
9.079.250,- €
8.984.050,- €
8.200.050,- €
15.417.970,- €
20.557.690,- €
19.030.750,- €
17.676.550,- €
9.416.300,- €
19.900.060,- €
25.223.700,- € 24.030.100,- €
23.135.300,- €
13.536.950,- € 20.681.170,- €
26.979.630,- €
25.718.480,- €
26.124.020,- €
21.867.850,- €
27.062.360,- €
32.640.650,- € 33.109.350,- €
32.119.350,- €
Durch die Aufgabenfülle, deren Komplexität und insbesondere aufgrund der Personalproblematik
konnten verschiedene Maßnahmen in 2022 nicht durchgeführt oder nicht zum Abschluss gebracht
werden.
Daher wurden Maßnahmen, bzw. die damit verbundenen Ermächtigungsübertragungen aus dem Vorjahr in der Maßnahmenplanung 2023 berücksichtigt.
Im Rahmen der Gebäudeunterhaltung unvorhersehbar anfallende Arbeiten können
zu Verschiebungen der dargestellten Maßnahmen führen. Genauso können
Verzögerungen im Falle von z. B. Krankheitsausfällen der Sachbearbeitenden auftreten. Gleiches gilt
für unbesetzte Stellen.
Durch die aktuelle Situation kann es bezogen auf die derzeit nicht abschätzbare Baupreissteigerung
zu Ausschreibungsaufhebungen kommen. Dies und die anhaltenden Lieferschwierigkeiten von Baustoffen können zu Verschiebungen im Bauablauf führen.
Umzusetzendes Finanzvolumen 2023
Das zu bearbeitende Finanzvolumen von Kernhaushalt und Eigenbetrieben ist in den vergangenen
Jahren stetig angestiegen, bzw. bleibt auf dem hohen Niveau.
Wobei zusätzliche Arbeiten und kontinuierlich hinzukommende Aufgaben, welche im Haushaltsplan
nicht abgebildet und daher nicht mit Summen hinterlegt sind, hierbei noch unberücksichtigt sind.
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In den Summen sind die jeweiligen angemeldeten, noch nicht beschlossenen Ermächtigungsübertragungen des Vorjahres 2022 mit einberechnet.
Die im Finanzhaushalt 2023 vorgesehenen Verpflichtungsermächtigungen 2024 mit 5.400.000,- € sind
in den 23.135.300,- € des Finanzhaushaltes noch nicht enthalten.
Stellenschlüssel/Personalbedarf
Die Maßnahmen wurden den Beschäftigten entsprechend der anhängenden Listen zugeordnet.
Bei Bauprojekten in städtischer Bearbeitung wird pro Sachbearbeiter im Technischen Gebäudemanagement von einem Durchschnittswert der Projektsumme mit 1.500.000,- € jährlich, zur Begleitung von
Projekten in Fremdvergabe (Architekten/Fachplaner) mit 4.000.000,- € und für Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen mit 750.000,- € ausgegangen.
Bei der vorliegenden Aufgabenverteilung liegt der Personalschlüssel für die zugewiesenen Maßnahmen und Projekte bei den Sachbearbeitenden über diesen Werten. Es wird dennoch versucht, die
Maßnahmen termingerecht umzusetzen. Ob die Umsetzung realistisch sein wird, wird sich im jeweiligen Projektverlauf zeigen.
Von den in 2021 und 2022 bewilligten Stellen im Technischen Gebäudemanagement sind aktuell 2 Ingenieursstellen noch nicht besetzt. Eine Bauzeichnerstelle wird im August besetzt. Bei einer Technikerstelle liegt eine Langzeiterkrankung vor. Eine Vollzeitstelle im Bereich der Hochbautechnikerinnen
ist nur zu 50 Prozent besetzt. Zudem befinden sich aktuell drei Mitarbeitende in Elternzeit, bzw. haben
aufgrund dieser die Arbeitszeiten reduziert.
Entsprechend der Stellenbesetzung oder Aufstockung von Arbeitszeiten werden die aktuell im Zeitplan nicht berücksichtigten Projekte den neuen Sachbearbeitenden zugeordnet und dafür unterjährig
die Planungs- und Ausführungszeiten nachgeführt.
Im jetzt vorliegenden Zeitplan sind folgende Maßnahmen und Projekte bis zur Besetzung der offenen
Stellen zurückgestellt:
Finanzhaushalt:
Schule/Kita „Breitmattenschule“ Planungsrate (Kita Reichenbach)
Schule Mietersheim
Errichtung einer Containeranlage
Bürgerhaus Mietersheim
Überdachung Eingangsbereich
Kita Dammenmühle+Vereinsbereich
Neubau einschl. Planungsrate
Eigenbetrieb Bäder und Verkehr:
Hallenbad
Planungsrate Konzeptentwicklung
200.000,- € + 800.000,- € VE
250.000,- € + 1.000.000,- € VE
15.000,- €
1.020.000,- € + 1.000.000,- € VE
60.000,- €
Die Planungsleistungen für Hochbauprojekte werden aus Personalkapazitätsgründen überwiegend an
Architekturbüros und Fachplaner vergeben.
Die Auftragshöhe an Architekten- bzw. Ingenieurbüros lag in den letzten Jahren im Durchschnitt bei
1,5 Mio Euro. Die Kosten könnten durch die Leistungserbringung mit städtischem Personal deutlich
gesenkt werden.
Fazit
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Die in den anhängenden Tabellen mit Planungs- und Ausführungszeiten versehen Maßnahmen und
Projekte sollen trotz des überzogenen Personalschlüssels wie dargestellt umgesetzt werden.
Die in der Vorlage aufgeführten Maßnahmen und Projekte müssen bis zu weiteren Stellenbesetzungen zurückgestellt werden.
Abhängig ist der Terminplan von der Auslastung der Handwerksbetriebe, der Ausschreibungsproblematik bezogen auf Baupreissteigerungen sowie der Lieferschwierigkeiten von Baustoffen.
Tilman Petters
Bürgermeister
Silke Kabisch
Abteilungsleitung
Anlage(n):
HH 2023 Ergebnis
HH 2023 Finanz
Anlage0
Hinweis:
Die Mitglieder des Gremiums werden gebeten, die Frage der Befangenheit selbst zu prüfen und dem Vorsitzenden das Ergebnis mitzuteilen. Ein befangenes Mitglied hat sich in der öffentlichen Sitzung in den Zuhörerbereich zu begeben und in der nichtöffentlichen Sitzung den Beratungsraum zu verlassen.
Einzelheiten sind dem § 18 Abs. 1-5 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg zu entnehmen.