Beschlussvorlage (Vergabe von Reinigungsdienstleistungen für die Liegenschaften der Stadt Lahr ab 01.01.2024)
20. November 2023
Beschlussvorlage
Federführende Stelle: 603
Sachbearbeitung: Burger
Drucksache Nr.: 215/2023
Az.:
An der Vorlagenerstellung beteiligte Stellen
Beratungsfolge
Termin
Beratung
Kennung
Gemeinderat
20.11.2023
beschließend
öffentlich
Abstimmung
Betreff:
Vergabe von Reinigungsdienstleistungen für die Liegenschaften der Stadt Lahr ab
01.01.2024
Beschlussvorschlag:
Die Firma Götz aus Regensburg erhält den Auftrag für die Reinigungsdienstleistungen im Flächenlos 1 in Höhe von 567 .125,62 € Euro/Jahr.
Die Firma Götz aus Regensburg erhält den Auftrag für die Reinigungsdienstleistungen im Flächenlos 2 in Höhe von 581.019, 19 € Euro/Jahr.
Zusammenfassende Begründung:
Der bestehende Reinigungsvertrag in der Unterhaltreinigung bestehend aus Flächenlos 1 und Flächenlos 2
läuft zum 31.12.2023 aus und musste neu ausgeschrieben werden.
Die Ausschreibung erfolgte aufgrund der Vergabesumme europaweit in einem offenen Verfahren.
Die Vertragslaufzeit beträgt 20 Monate mit einer 2 x 12-monatigen Verlängerungsoption und endet spätestens
zum 31.08.2027
Sachdarstellung
1. Rückblick und Ausgangslage
Laut Beschluss von 2016 (Beschlussvorlage 164/2016) wird von einer möglichen Rückführung der Aktuell auf
der Grundlage des Gutachtens (2009 FIGR Beschluss 106/2010)) in Fremdreinigung vergebenen Objekte in die
Eigenreinigung abgesehen. Soweit aus organisatorischen und technischen Gründen eine Optimierung der Eigenreinigung in den einzelnen Objekten nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand möglich ist, wird kurzzeitig befristeten Vergaben zugestimmt.
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Nach Beschlussvorlage von 2016 (164/2016) werden weiterhin Schulgebäude, Sporthallen und Veranstaltungshallen an Fremddienstleister vergeben.
Auch unter Berücksichtigung von Maßnahmen zur Optimierung der Eigenreinigung vom Gutachten FIGR von
2009 (Beschlussvorlage 106/2010) und Evaluierungsbericht vom 11.07.2016 (Beschlussvorlage 164/2016) und
zwischenzeitlich eingetretenen tariflichen Änderungen im öffentlichen Dienst mit der Rückführung des Eigenreinigungspersonals von Entgeltgruppe 1 in die Entgeltgruppe 2 ab 2017 und der Erhöhung des Tariflohns im Gebäudereiniger Handwerk ab Januar 2024 von 13,00 € auf 13,50 € für Fremddienstleister ist die tarifliche Wettbewerbsfähigkeit gegenüber der Fremdreinigung nicht gegeben.
Drucksache 215/2023
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Neben den Kostenvorteilen weist die Fremdreinigung für die Kommunen verschiedene Steuerungsvorteile gegenüber der Eigenreinigung auf.
Planungssicherheit bezüglich der anfallenden Kosten und der Qualität der vergebenen Reinigungsleistungen zu
erzielen. Während die Kosten der Fremdreinigung transparent und die zu erbringenden Leistungen inklusive der
Qualität vertraglich klar geregelt sind, sind Kostensteigerungen der Eigenreinigung möglich.
Sowohl hinsichtlich der Kosten als auch der Reinigungsqualität liegt somit das Risiko bei der Eigenreinigung auf
Seiten der Kommunen.
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Laut Beschluss von 2016 (Beschlussvorlage 164/2016) werden Verwaltungsgebäude (OV Mietersheim,
OV Kippenheimweiler) und Kindertagesstätten wieder durch Eigenreinigungspersonal gereinigt.
Die Reorganisation der Gebäude in die Eigenreinigung hat sich bewährt, da ein direkter Zugriff auf das Reinigungspersonal ermöglicht wird. Das Gebäudemanagement hat die Möglichkeit eventuelle Mängel sofort abzustellen.
Einrichtungen wie z.B. Kindertagesstätten können dadurch bedarfsgerechter gereinigt werden.
In diesen Bereichen herrschen besondere Hygienevorschriften.
Jede Reinigungskraft hat ihren zugeteilten Arbeitsplatz und ist auf längere Zeit dafür zuständig. Das Ergebnis
der daraus resultierenden Identifikation zu dem jeweiligen Gebäude ist für alle Beteiligten positiv. Es wird oftmals
verantwortungsbewusster gereinigt als durch das Fremdreinigungspersonal. Mitarbeitende helfen sich bei Engpässen gegenseitig gerne aus, da der Arbeitstakt weniger reglementiert ist, als dies bei Gebäudereinigungsunternehmen vorgegeben ist.
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Die schrittweise Optimierung bzw. ein künftiger Abbau der Eigenreinigung zugunsten der Fremdreinigung
(Beschlussvorlage106/2010 und 164/2016) erfolgte ausschließlich durch normale Fluktuation bei den Mitarbeitenden (Eintritt in das Rentenalter). Betriebsbedingte Kündigungen werden ausgeschlossen.
Im Bereich des Gebäudemanagements wurde somit durch die Kombination Eigenreinigung und die Vergabe an
Fremddienstleister ein erfolgreicher Ansatzpunkt gefunden und auch weiterhin befürwortet.
Es sollten weiterhin Schulen, Sporthallen und Veranstaltungshallen an Fremddienstleister vergeben werden, da
hier die Fremdreinigung rentabel, gut zu organisieren und leicht zu steuern ist.
Die Personalsituation zeigt, dass es sehr schwierig ist, Eigenreinigungspersonal vor allem flexible Reinigungskräfte für Vertretungsreinigungen bei Krankheit und Urlaub zu finden. Auch dies begründet eine weitere Vergabe
an Dienstleister um die Reinigung in den Gebäuden zu gewährleisten und die Vertretungsreinigungen des Eigenpersonales zu steuern.
2. Ausschreibung der Reinigungsdienstleistung
Aus personellen Engpässen konnte die Neuausschreibung der Unterhaltsreinigung nicht wie geplant stattfinden.
Aus diesen Gründen wurde der zum 31.08.2023 auslaufende Vertrag bis zum 31.12.2023 für 4 Monate verlängert
um einen ordnungsgemäßen Ablauf der Unterhaltsreinigung zu gewährleisten
Entsprechender Beschluss wurde im Gemeinderat am 17.07.2023 (Vorlage 147/2023) gefasst.
Der Vertrag für das Flächenlos 1 wurde entsprechend verlängert.
Die ursprünglich mit Flächenlos 2 beauftragte Firma wollte daraufhin eine nicht vertretbare Preiserhöhung für
sich beanspruchen.
Eine kurzfristige Angebotseinholung des Flächenlos 2 und Aufteilung der Leistungen an 3 Firmen bis zum
31.12.2023 stellte sich wirtschaftlicher dar.
Aktuelle Situation und Handlungsnotwendigkeit:
Der bestehende Reinigungsvertrag in der Unterhaltreinigung aufgeteilt in Flächenlos 1 und Flächenlos 2 wurde
zum 01.01.2024 neu ausgeschrieben.
Die Ausschreibung erfolgte aufgrund der Vergabesumme europaweit in einem offenen Verfahren.
Die Vertragslaufzeit beträgt 20 Monate mit einer 2 x 12-monatigen Verlängerungsoption und endet spätestens
zum 31.08.2027.
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Laut Beschluss von 2016 (Beschlussvorlage 164/2016) werden nachfolgende Gebäude aufgeteilt in Flächenlos
1 und Flächenlos 2 zum 01.01.2024 neu ausgeschrieben.
Flächenlos 1 beinhaltet folgende Gebäude:
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Scheffel-Gymnasium
Hallensportzentrum Sporthalle
Grundschule Kippenheimweiler
Sporthalle +
Bürgerhaus Mietersheim
Schule Mietersheim
Turnhalle Mietersheim
Kaiserwaldhalle Kippenheimweiler
Sportstätte TV Dinglingen
Bürgerzentrum Kippenheimweiler
Kanadaring K24
Obdachlosenunterkunft Biermannstraße
Obdachlosenunterkunft Flugplatzstraße
Obdachlosen Container Karl-Kammer-Str 4/2
Container für Geflüchtete Rainer-Haungs-Str. 33 -35
Haus am See
Interkultureller Garten Kleingartenpark
Sozialgebäude Stadtpark BGL
Flächenlos 2 beinhaltet folgende Gebäude:
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Schutterlindenbergschule Mensa
Schutterlindenbergschule
GIGS (Schülerbetreuung)
Theodor-Heuss-Schule Turnhalle
Eichrodtschule
Eichrodtschule Turnhalle
Friedrichschule
Friedrichschule Sporthalle
Parktheater
Gutenbergschule Turnhalle
Halle Kuhbach
Geroldseckerschule Neu- und Altbau
Geroldseckerschule Turnhalle
Stiftsschaffneigebäude
Aktienhof
Jugendbegegnungsstätte Schlachthof
Stadtmühle
Sportstätte Dammenmühle
Sportstätte Klostermatte
Öffentl. WC Rathausplatz
Öffentl. WC Marktplatz
Öffentl. WC Stadtpark
Öffentl. WC Spielpl. Liebensteinstr. für Menschen mit Behinderung
Öffentl. WC-Anlage Bürgerbüro (nur während der Chrysanthema)
Mit der fachlichen Prüfung der Ausschreibung wurde die Fa. Sarikohn, Herr Thorsten Kohn (Sachverständiger
für das Gebäudereinigerhandwerk, Gebäudereinigungsmeister) aus Berlin beauftragt
Die Erstellung eines an die Bedürfnisse der Stadt Lahr angepassten und bedarfsorientierten Leistungsverzeichnisses, Bildkatalogs, Preis- und Kalkulationsblätter erfolgte durch die Fa. Sarikohn in enger Zusammenarbeit
mit dem Gebäudemanagement.
Drucksache 215/2023
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In den Flächenlosen wurde zusätzlich der Stundenverrechnungssatz für Krankheits- und Urlaubsvertretung der
Eigenreinigung, sowie der Stundenverrechnungssatz für Bau- und Sonderreinigungen abgefragt. Diese können
nach Bedarf separat (Einzelauftrag) erteilt werden
Des Weiteren wurden in den Flächenlosen die Preise für die jeweils aufgelisteten Gebäude in einer Kalkulationsübersicht für diverse Grundreinigung inkl. Beschichtung der Bodenflächen abgefragt. Diese können nach
Bedarf separat (Einzelauftrag) erteilt werden.
Zuschlagserteilung:
Zusätzlich zum Kriterium Angebotspreis fliesen Bewertungskriterien „Technisches Umsetzungskonzept“ und
„Auftragsbezogenes Personalkonzept“ in die Wertung ein.
Zum Einreichungstermin am 10.11.2023 gingen insgesamt 5 Angebote für das Flächenlos1 und 4 Angebote für
das Flächenlos 2 ein.
Nach Durchführung der formellen Prüfung (Wertungsstufe) durch die Vergabestelle wurden die Angebote zur
fachlichen Prüfung an Fa. Sarikohn weitergeleitet.
Drei Angebote mussten aufgrund von Verfahrensfehlern ausgeschlossen werden.
Im Los 1 lagen somit noch zwei Angebote vor:
Bieter 1: 567.125,62 € Firma Götz aus Regensburg
Bieter 2: 603.485,21 €
Für das Los 2 lag nur noch ein Angebot in Höhe von 581.019,19 € von Firma Götz aus Regensburg vor.
Flächenlos 1:
Die Firma Götz aus Regensburg erhält den Auftrag für die Reinigungsdienstleistungen im Flächenlos 1
in Höhe von 567.125,62 € Euro/Jahr.
Flächenlos 2:
Die Firma Götz aus Regensburg erhält den Auftrag für die Reinigungsdienstleistungen im Flächenlos 2
in Höhe von 581.019,19 € Euro/Jahr.
Erwartete finanzielle und personelle Auswirkungen:
☒ Die finanziellen/personellen Auswirkungen können aufgrund ihrer Komplexität nicht sinnvoll in
der Übersichtstabelle dargestellt werden und sind daher in der Sachdarstellung oder als Anlage beigefügt
Tilman Petters
Silke Kabisch
Bürgermeister
Abteilungsleitung
Anlage(n):
Anlage 0
Hinweis:
Die Mitglieder des Gremiums werden gebeten, die Frage der Befangenheit selbst zu prüfen und dem Vorsitzenden das Ergebnis mitzuteilen. Ein befangenes Mitglied hat sich in der öffentlichen Sitzung in den Zuhörerbereich zu begeben und in der nichtöffentlichen Sitzung den Beratungsraum zu verlassen.
Einzelheiten sind dem § 18 Abs. 1-5 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg zu entnehmen.