Datei: Beschlussvorlage (Anlage 3 BV 114 2006 Begründung von Mehr- und Minderkosten)

18. März 2024

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Übergeordnete Vorlage

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nlussvorlage

^0^r^~]Datum 26.07.2006
^fjTiich^ffentiich □ Offenlegung

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| Drucksache Nummer

BETEJUGUNGSVEiRMERKE
Amt

■ ^VORBERATUNG
i/Ortschaftsrat Sitzungstag

Stadt Lahr I---- 1

Gemeinderat

Abstimmung

EINGANGSVERMERKE
Oberbürgermeister

Handzeichen

Rechtsamt

114/2006

Erste Bü^ermeisterin

17.07.2006 einstimmig
Bürgermeister

" ’
Haupt- und Personaiamt
/
Abt. 101

Cb'Sc/or/
KäRjprferei

Rechtsamt--'

Betreff
iegründung von Mehr- und Minderkosten

Beschlussvorschiag
Boi der Schlussabrechnung über erteilte Aufträge, bei denen Vergabesummen
über- oder unterschritten werden, wird wie in der Begründung aufgeführt verfah
ren.
2 Der Gemeinderatsbeschluss vom 02.07.1984 wird aufgehoben.

tehrkostenregelung bei vergleichbaren Städten

______ Sitzungstag:_________
abweichender Beschluss (s. Anlage)
Nein-Stimmen

Enthalt.

Bearbeitungsvermerk
Datum

Handzeichen

h dem derzeitigen Gemeinderatsbeschluss aus dem Jahre 1984 ist bei
Schlussabrechnungen über erteilte Aufträge hinsichtlich der Überschreitung der
Vergabesumme wie folgt zu verfahren:
v Vorlage des Vorgangs an den Gemeinderat oder an den zuständigen be° schließenden Ausschuss zur Nachbewilligung der für die Erhöhung der Ver
gabesumme erforderlichen Mittel, wenn die Abrechnungssumme die Verga
besumme um mehr als 15% oder mehr als 20.000.- DM überschreitet.
b) Vorlage des Vorgangs an den Oberbürgermeister zur Genehmigung der
Abweichung von den Beschlüssen des Gemeinderates oder eines beschlie
ßenden Ausschusses wenn die Abrechnungssumme die Vergabesumme
um mehr als 15% oder nicht mehr als 20.000.- DM überschreitet.
c) gei Unterschreitung der Vergabesummen um mehr als 15% oder mehr als
20.000.- DM sind die Gründe dem zuständigen Organ bekannt zu geben.
Diese Regelung ist sowohl durch die geänderte Hauptsatzung mit neuer Zu
ständigkeitsbegrenzung als auch durch die EURO - Umstellung und das neue
Verständnis von verantwortungsvoller Verwaltung und Verlagerung von Kom
petenzen im Sinne der Neuen Steuerung nicht mehr zeitgemäß. Die Wertgren
zen für die Begründung von Mehr- und Minderkosten sollten
1. ) auf die Eurosätze umgestellt werden.
2. generell erhöht werden.
Die Delegation von Aufgaben verbunden mit der höheren Verantwortung soll
die entsprechende Führungsebene stärken. Es wird zukünftig noch mehr dar
auf ankommen, dass die Massenermitt/ungen bei Ausschreibungen so genau
als möglich durchgeführt werden. An den Inhalt der Begründungen von Mehr
kosten (meist infolge von Nachträgen) wird ein strenger Maßstab angelegt.
Die Begründung von Minderkosten soll dagegen auf ein angemessenes Maß
zurückgeführt werden. Die Verwaltung vertritt die Auffassung, dass eine Be
gründung nur erforderlich ist bei Aufträgen, welche die Entscheidung der Gre
mien verlangen unter Beachtung gewisser Freigrenzen. Dies auch unter dem
Gesichtspunkt, dass die Rechnungsprüfung einen formellen Abschluss der
Maßnahme für erforderlich hält. Wir schlagen folgende Neuregelung vor:
Stufe 1:
Auftragsvergaben bis 25.000.-€ (Zuständigkeitskreis Amtsleiter/in,
Ortsvorsteher/in)
Bei Abrechnungssummen bis 20.000,- € ist keine formelle Begründung von
Mehrkosten erforderlich. Überschreitet eine über 20.000,- € liegende Abrech
nungssumme die Vergabesumme um mehr als 25% so ist eine Vorlage an den
jeweiligen Dezernenten zur Begründung der Mehrkosten und Nachbewilligung
‘ür die Erhöhung der Vergabesumme erforderlichen Mittel notwendig. Im Rah
men dieser Stufe der Auftragsvergaben ist die Regelung in Form einer internen
Dienstanweisung zu treffen.

Stufe2:
Auftragsvergaben von 25.000,- € bis 100.000.- € (Zuständigkeitskreis OB
Dezernenten, Ortschaftsräte)
Überschreitet die Abrechnungssumme die Vergabesumme um mehr als 25%
so ist eine Vorlage an den OB/Dezernenten bzw. an den Ortschaftsrat zu fertj'
gen zur Nachbewilligung der Erhöhung. Sofern Überschreitungen um mehr als
25% vorliegen und die Zuständigkeitsgrenze von 100.000 € überschritten wird
so ist die Nachbewilligung im zuständigen Ausschuss einzuholen.
In dieser Stufe sind Minderkosten nicht zu begründen.
Stufe 3:
Auftragsvergaben von 100.000,- € bis 250.000,- € (Zuständigkeitskreis
Ausschüsse)
Überschreitet die Abrechnungssumme die Vergabesumme um nicht mehr als
25%, so reicht eine Vorlage an den OB/Dezernenten mit Begründung der
Mehrkosten und Nachbewilligung. Zur Vereinfachung des Verfahrens ist bei ei
ner Überschreitung der Vergabesumme bis 10.000,- € keine weitere Begrün
dung bzw. Nachbewilligung erforderlich. Bei Überschreitungen von mehr als
25% ist die Zuständigkeit des Ausschusses gegeben und soweit erforderlich
die nächste Zuständigkeitsgrenze (250.000,- €) zu beachten.
Minderkosten sind ab einem Abweichungswert von 25% dem Ausschuss zur
Kenntnis zu geben.
Stufe 4:
Auftragsvergaben von über 250.000,-€ (Zuständigkeitsbereich
Gemeinderat)
Überschreitet die Abrechnungssumme die Vergabesumme nicht mehr als 15%
oder 40.000,- € genügt eine Vorlage an den Oberbürgermeister zur Begrün
dung der Mehrkosten und Nachbewilligung. Zur Vereinfachung des Verfahrens
ist bei einer Überschreitung der Vergabesumme bis 10.000,- € keine weitere
Begründung bzw. Nachbewilligung erforderlich. Bei Überschreitung von mehr
als 15% oder mehr als 40.000,- € ist der Vorgang dem Gemeinderat vorzule
gen.
Minderkosten von mehr als 15% sind zu begründen und dem Gemeinderat zur
Kenntnis zu geben.
Durch die vorgeschlagenen Regelungen kann erheblicher Verwaltungsaufwand
eingespart, das Abrechnungsverfahren wesentlich vereinfacht und die gesamte
Bearbeitung der Aufträge rationalisiert werden.
Sämtliche Regelungen gelten unter dem Vorbehalt, dass Mittel im Haushalts
plan zur Verfügung stehen. Ist dies nicht der Fall, so richtet sich die Bewilligung
nach dem Verfahren zur Genehmigung überplanmäßiger Ausgaben.

Mehrkostenregelung bei vergleichbaren Städten

1
bis 50.000,- €
50.000,- € bis 100.000,- €
> 100.000,-€

Fachbereichsleiter
Dezernat/OB
GR

> 25.000,-€

bis 25.000.-€
25.000,-€ bis 50.000,-€
> 50.000,- €

Fachbereichsleiter
OB
TA

bis 30.000,-€
30.000,-€ bis 200.000,-€
> 200.000,-€

OB
TA
GR

< 50% und
<70,000,-€

OB/Dezernat

> 50% oder
> 70.000,-€

Gremium, das die ursprüngliche
Entscheidung getroffen hat

keine konkrete Regelung
üblicherweise bei Mehrkostenregelung,
wenn die HH-Mittel veranschlagt sind
Auftragssumme
bis 25.000,-€

Abrechnungssumme
bis 20.000,-€
> 20.000,-€
mehr als 25% ÜS

Gremium
Amtsleiter
Dezernat

25.000,-€ bis 100.000,- €

> 25 %

OB/Dezernat/OR

100.000,-€ bis 250.000,-

< 25 %

OB/Dezernat

> 25%

Ausschuss

> 250.000,-€

<
>

> 15% u. <20.000,- DM
(10.000,-€)
> 15% u. > 20.000,- DM
(10,000,-€)
Unterschreitung >15% u.
>20.000,- DM (10.000,-*

15% oder 40.000,-€
15% oder 40,000,-€

OB
GR

GR oder
beschl. Ausschuss
Bekanntgabe