Informationsvorlage (Antrag der CDU-Fraktion vom 16.02.2018 zum Verfahren des Materialeinkaufs)

                                    
                                        Information
Amt: 14
Zanger

Datum: 26.06.2018

Az.: 124.10/01

Drucksache Nummer:
166/2018

Beratungsfolge

Termin

Beratung

Kennung

Abstimmung

Ältestenrat

09.07.2018

vorberatend

nichtöffentlich

Gemeinderat

23.07.2018

zur Kenntnis

öffentlich

Abt. 622

Abt. 102

Beteiligungsvermerke
Amt
Handzeichen

Musikschule

Amt 50

Amt 41

Eingangsvermerke
Oberbürgermeister

Erster Bürgermeister

Bürgermeister

Haupt- und Personalamt
Abt. 10/101

Kämmerei

Rechts- und
Ordnungsamt

Betreff:

Antrag der CDU-Fraktion vom 16.02.2018 zum Verfahren des Materialeinkaufs

Mitteilung:

Stellungnahme des Oberbürgermeisters Herrn Dr. Müller zum CDU-Antrag vom
16.02.2018 zur Handhabe des Materialeinkaufes bei der Stadtverwaltung Lahr

Anlage(n):
Anlage 1 Grundsätzliche Handhabung und rechtliche Rahmenbedingungen Stellungnahme des
Oberbürgermeisters in der Gemeinderatssitzung am 26.02.2018
Anlage 2 Stellungnahme der Musikschule
Anlage 3 Stellungnahme des Amtes für Soziales, Schulen und Sport
Anlage 4 Antrag CDU-Fraktion vom 16.02.2018

BERATUNGSERGEBNIS

Sitzungstag:

Bearbeitungsvermerk

 Einstimmig  lt. Beschlussvorschlag  abweichender Beschluss (s. Anlage)
 mit Stimmenmehrheit

Ja-Stimmen

Nein-Stimmen

Enthalt.

Datum

Handzeichen

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Begründung:
Stellungnahme des Oberbürgermeisters Herrn Dr. Müller zum CDU Antrag vom 16.02.2018 zur
Handhabe des Materialeinkaufes bei der Stadtverwaltung Lahr:
Aus der Begründung zur Anfrage ist zu erkennen, dass insbesondere dargelegt werden soll, inwiefern der Lahrer Einzelhandel beim Einkauf berücksichtigt wird.
Einzelhändler sind Händler, welche i.d.R. über Ladengeschäfte Waren direkt an den Endkunden verkaufen. Nicht als Einzelhandel wird der Einkauf von Dienstleistungen und Bauleistungen gewertet,
also beispielsweise Leistungen der Reinigungsunternehmen, Werbeagenturen, Gastronomie, Architekten- und Ingenieurbüros, Handwerker usw. Diese wären daher für die Antwort nicht relevant.
Da die Stadt Lahr jedoch auch umfassende Dienstleistungen, Bauleistungen und Planungsund Ingenieurleistungen in Lahr und der Region einkauft, wird auch hierüber Auskunft gegeben – im Jahr 2017 waren dies mit dem Einkauf von Waren insgesamt ca. 14,8 Mio. EUR.
Bei der Beantwortung der Fragestellung 2 werden die prozentualen Anteile des Einkaufes in Lahr,
der Region und bei überregionalen Unternehmen für die jeweilige Leistung dargestellt.
Den Antworten und Darstellungen liegen folgende Prämissen zugrunde:
Die Datenerhebung erfolgte wie angefragt in Bezug auf die Stadtverwaltung Lahr mit ihren Einrichtungen.
Eigenbetriebe der Stadt, Stiftung Hospital- und Armenfonds mit dem Eigenbetrieb Spital Wohnen und
Pflege, Abwasserverband Raumschaft Lahr wie auch Beteiligungsunternehmen (LGS GmbH, Wohnungsbau Stadt Lahr GmbH, IGZ GmbH usw.) wurden nicht mit einbezogen. Sie werden in eigenen
Buchhaltungsverfahren bzw. Buchungskreisen geführt.
Diese stärken ebenfalls neben der Stadtverwaltung mit ihren Einrichtungen die lokalen und
regionalen Unternehmen durch den Einkauf von Waren, Dienstleistungen, Bau- und Planungsleistungen.
Fragestellung 1:
Wie handhaben die einzelnen Verwaltungsabteilungen den Materialeinkauf, insbesondere die
Musikschule und die städtischen Kindertageseinrichtungen?
Die grundsätzliche Handhabung des Materialeinkaufes der einzelnen Verwaltungsabteilungen wurde
in der Gemeinderatssitzung vom 26.02.2018 von Herrn Oberbürgermeister Dr. Müller ausführlich einschließlich der rechtlichen Rahmenbedingungen dargestellt (Anlage 1).
Die Handhabung der Beschaffung der Musikschule und des Amtes für Soziales, Schulen und Sport
wird in jeweiligen Stellungnahmen (Anlage 2 und 3) dargestellt.
Fragestellung 2:
In welcher Größenordnung erfolgt der Einkauf der Stadt Lahr per Internet?
Im Finanzbuchhaltungsverfahren SAP sind keine Daten des Bestellweges hinterlegt. Insofern lässt
sich eine Größenordnung auch nicht auswerten.

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Ob es sich bei den nicht Lahrer Firmen um typische Internetfirmen handelt oder bei diesen überregionalen Firmen einfach ein Angebot eingeholt wurde oder diese an einer Ausschreibung teilgenommen haben, lässt sich nicht elektronisch auswerten. Um die Frage zu beantworten, müsste daher bei
jedem einzelnen Beleg (ca. 27.000 Einzelbelege aus dem Bereich Handel und Dienstleistung) der
Bestellweg vom jeweiligen Fachbereich ermittelt werden. Diese manuelle Auswertung hätte in den
Facheinheiten einen erheblichen, derzeit nicht leistbaren, Arbeitseinsatz verursacht und wurde deshalb nicht in Auftrag gegeben.
In der Fragestellung geht es aber darum, zu erfahren, ob die Stadtverwaltung in Lahr, der Region
oder überregional einkauft.
Um hierüber eine Aussage treffen zu können, wurde vom Rechnungsprüfungsamt folgende Vorgehensweise vorgeschlagen und dann die gewünschten Auswertungen vorgenommen.
Aus dem Finanzverfahren SAP wurden die relevanten Ausgaben (ausgewählte Kostenarten aus den
Bereichen sächlicher Verwaltungs- und Betriebsaufwand und den Ausgaben des Vermögenshaushaltes) des Haushaltsjahres 2017 ausgewertet. Für diese Kostenarten wurden die Jahresumsätze der
jeweiligen Kreditoren (Zahlungsempfänger) ermittelt.
Die jeweiligen Umsätze der relevanten 3.776 Zahlungsempfänger wurden manuell den Bereichen
Handel, Dienstleistungen, Bauleistungen und Planungsleistungen zugeordnet und anschließend anhand der Postleitzahl den Bereichen Lahr, Ortenaukreis oder überregional zugewiesen. Eine gewisse
Unschärfe ergibt sich bei diesem Verfahren unter anderem dadurch, dass sich in den Umsätzen teilweise unterschiedliche Leistungen befinden können.
100% Aussagen können mit diesem Verfahren nicht getroffen werden, die folgenden Grafiken
zeigen jedoch, wie gewünscht, Größenordnungen auf.
Ausgaben für z.B. Zuwendungen, Zuschüsse, Steuern, Umlagen, Personalkosten, Reisekosten, Versicherungen, Zahlungen an Honorarkräfte der VHS oder Musikschule, Aufwandsentschädigungen an
Ehrenamtliche sind damit nicht in der Auswertung und den folgenden Aussagen enthalten.
Auch nicht in die Auswertung einbezogen wurden die Zahlungen an den Eigenbetrieb BGL für die
von dort erbrachten Dienstleistungen.
Die folgenden Darstellungen lassen eine Aussage zu, welche Leistungen im Jahr 2017 zu welchem
Anteil in Lahr, der Region (Ortenaukreis ohne Lahr) oder überregional eingekauft wurden. Die prozentualen Anteile und das Volumen können von Jahr zu Jahr schwankend sein.
In der Gesamtsumme waren dies in 2017 ca. 21,18 Mio. EUR mit einem
44 % Anteil von Ausgaben an Lahrer Unternehmen und einem regionalen Anteil von 70 % (Anteile
Lahr und Ortenaukreis).
Im Jahr 2017 sind damit ca. 9,2 Mio. EUR Ausgaben für Aufträge an Lahrer Firmen durch die Stadtverwaltung Lahr geleistet worden.

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Dabei ist zu beachten,
1. dass viele spezielle Waren und Dienstleistungen nicht in Lahr und teilweise auch nicht
im Ortenaukreis erhältlich sind.
Hierzu zählen beispielsweise Einkäufe bei der Bundesdruckerei, Post, Telefondienstleistungen
und Spezialausstattungen für Feuerwehr, Schulen, Kitas und andere städt. Einrichtungen
2. dass im Falle einer vorgeschriebenen Ausschreibung der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot einen Anspruch auf den Zuschlag hat.

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In den Ausgaben an den Lahrer Handel sind beispielsweise Ausgaben für Bücher, Werkzeuge, Baumaterialien, Treibstoffe, Ersatzteile, Lebensmittel, Getränke, Blumen und Pflanzen, Spiel- und Bastelmaterial, Musikinstrumente enthalten.
Der Anteil Ortenaukreis (ohne Lahr) enthält beispielsweise Ausgaben für Büromaterial, Büromöbel sowie
Reinigungs- und Hygienematerial (öffentliche /europaweite Ausschreibung dieser 3 großen Rahmenverträge).
Der überregionale Anteil enthält in den hohen Umsätzen vor allem spezielle Waren wie:
-

Spezialausstattungen der Feuerwehr
Schulmöblierung- und Ausstattung
Lehr- und Unterrichtsmittel
Turngeräte
Kitamöblierung und spezielles Spiel- und Bastelmaterial

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In den in Lahr bezogenen Dienstleistungen sind beispielsweise Ausgaben für Energiedienstleistungen,
Fahrdienstleistungen, Essenslieferungen an Schulen und Kindertageseinrichtungen, Sicherheitsdienste, Werbung, Druckerzeugnisse und gastronomische Dienstleistungen.
Der Anteil Ortenaukreis (ohne Lahr) enthält beispielsweise Dienstleistungen für die Abfallentsorgung, Schulund KiTa – Essen sowie Abrechnungsservice, Veranstaltungstechnik, Kanalreinigungen und Bestattungen.
Der überregionale Anteil enthält hohe Ausgaben vor allem folgender Dienstleistungen:
-

Gebäudereinigung
Dienstleistungen des Rechenzentrums und der Bundesdruckerei
Post- und Telekommunikations-dienstleistungen
Arbeitsmedizinische u. Sicherheitstechnische Dienstleistungen
Spezielle Dienstleistungen für die Feuerwehr
Geschwindigkeitsmessungen
Drucker-/Kopiererleasing

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Der überregionale Anteil von 19 %
enthält hohe Ausgaben unter anderem
für:
-

Straßenbau
Ausbau Schule / Naturwissenschaftliche Arbeitsräume
Sanitäreinrichtungen
(u.a. Sanierung THR)
Aufzugstechnik (Museum)
Landschaftsbauarbeiten
Brandschutzeinrichtungen
Gebäudeleittechnik

Der überregionale Anteil von
45 % enthält hohe Ausgaben
unter anderem für Planungsaufträge:
-

Sanierung nördliche Altstadt

-

Umbau Bahnhofsvorplatz

-

Stadtmuseum Tonofenfabrik

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Fragestellung 3:
Inwieweit werden bei ausschreibungspflichtigen Vorgängen Lahrer Einzelhändler miteinbezogen bzw.
kommen diese zum Zuge?
Bei den ausschreibungspflichtigen Vorgängen (über 10.000 EUR netto) werden bei einer beschränkten Ausschreibung i.d.R. auch örtliche Firmen angefragt. Dies erfolgt aber immer unter der Prämisse, dass es eine
örtliche Firma für das Warensegment und auch den konkreten Artikel gibt. Dies ist beispielsweise bei Sonderfahrzeugen der Feuerwehr, Laboreinrichtungen der Schulen, aber auch bei Spezialausstattungen für Kindertagesstätten und andere Einrichtungen nicht der Fall.
Bei einer öffentlichen oder europaweiten Ausschreibung ist die Teilnahme am Wettbewerb grundsätzlich für
jeden geöffnet.
Den Zuschlag erhält das Unternehmen mit dem wirtschaftlichsten Angebot.
Eine Statistik bzgl. der Anfrage bei örtlichen Firmen wird bei der zentralen Vergabestelle nicht geführt. Eine
Auswertung aus der eVergabe Plattform ist laut Hersteller derzeit für diese Fragestellung nicht möglich. Es
wurde daher eine manuelle Auswertung durch die zentrale Vergabestelle (Abt. 622) für die öffentlichen und
beschränkten Ausschreibungen im VOL-Bereich (Handel und Dienstleistungen) des Jahres 2017 vorgenommen. Das Rechnungsprüfungsamt hat diese Daten analysiert und wie folgt zusammengefasst:

Da nach den vergaberechtlichen Bestimmungen zwischen dem Auftraggeber und den Bietern ein gewisses Vertrauensverhältnis besteht, können die Bieter erwarten, dass Dritten keine Auskünfte über den Bieterkreis und die Angebotssummen erteilt werden.
Eine Auskunft darf aufgrund des Bieterschutzes im VOL-Bereich nur allgemein erfolgen. Ausführungen zu einzelnen Verfahren, die Rückschlüsse auf Angebotssummen von Bietern oder Auftragswerte zulassen, sind daher an dieser Stelle nicht möglich.

Im Jahr 2017 wurden im VOL-Bereich 26 Aufträge im Wert von 1.506.707,15 EUR ausgeschrieben (davon 2
BGL).
Handel: beschränkte Ausschreibungen 2017 – Auftragswert 217.815,77 EUR
11 Verfahren beschränkte Ausschreibungen im Bereich Handel
52 Bieter wurden aufgefordert
Bei 9 Verfahren handelte es sich z.B. um die Lieferung von Spielplatzgeräten, Kita-, Schulund andere Spezialmöblierungen sowie EDV-Ausstattung.
In den anderen 2 Verfahren wurden 6 Lahrer Firmen aufgefordert:
in 1 dieser 2 Verfahren wurde der Zuschlag an Lahrer Firmen erteilt
in 1 dieser 2 Verfahren wurden 4 Lahrer Firmen aufgefordert, aber von diesen kein
Angebot abgegeben (Lieferung von herzustellender Möblierung)

Dienstleistung: beschränkte Ausschreibungen 2017 - Auftragswert: 134.680,00 EUR
4 Verfahren beschränkte Ausschreibungen im Bereich Handel
19 Bieter aufgefordert
in 2 Verfahren wurden 7 Lahrer Firmen aufgefordert
in diesen 2 Verfahren wurden 3 Angebote Lahrer Firmen abgegeben
in 1 dieser 2 Verfahren wurde der Zuschlag an eine Lahrer Firma erteilt
bei den anderen 2 Verfahren handelte es sich um Kanalbefahrungen und Licht- und Beschallungsdienstleistungen für eine Großveranstaltung.

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Handel: öffentliche / europaweite Ausschreibung 2017 - Auftragswert: 914.813,75 EUR
10 Verfahren öffentliche / europaweite Ausschreibungen im Bereich Handel
101 Unterlagen abgeholt und 46 Angebote abgegeben
in 2 Verfahren wurden Angebote von Lahrer Firma abgegeben
in 1 dieser Verfahren wurde der Zuschlag an eine Lahrer Firma erteilt
Bei den Verfahren ohne Angebote Lahrer Firmen handelte es sich z.B. um Ausschreibungen von Hygienematerial und Reinigungsmittel (Rahmenvertrag), von Ausgehuniformen der
Feuerwehr, von Schulmöblierung und Spezialfahrzeugen.
Dienstleistung: öffentliche/europ. Ausschreibung 2017 – Auftragswert 239.397,63 EUR
1 Verfahren öffentliche/europaweite Ausschreibungen im Bereich Dienstleistungen
von 3 Firmen wurden Unterlagen abgeholt und 3 Angebote abgegeben
2 Angebote wurden von Lahrer Firma abgegeben
Der Zuschlag wurde an eine Lahrer Firmen erteilt.

Fazit:
Die Stadt Lahr berücksichtigt bei der Lieferung von Waren und Dienstleistungen auf vielfältige Weise
den örtlichen Einzelhandel und auch die örtlichen Dienstleistungs- und Bauunternehmen wie auch
Planungs- und Ingenieurbüros im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten.
Dies geschieht regelmäßig durch zulässige Direktvergaben bis 1.000 EUR netto, durch Angebotsabfragen bzw. der Veröffentlichung von Ausschreibungen.
Die Stadtverwaltung Lahr freut sich über jede Angebotsabgabe und Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen durch die Lahrer Unternehmen.
Neben der Stadtverwaltung selbst stärken auch die Eigenbetriebe wie auch die 100% Beteiligungsgesellschaften der Stadt die Lahrer und regionalen Unternehmen.

Dr. Wolfgang G. Müller
Oberbürgermeister